Le processus d’onboarding : la recette pour l’intégration réussie d’un nouveau collaborateur

« On n’a pas deux fois l’occasion de donner
une bonne impression ! »

Vous connaissez sans doute ce proverbe, qui vaut aussi dans le monde de l’entreprise et particulièrement lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. 

Le processus d’onboarding est l’étape d’accueil d’une nouvelle recrue dans une société. Le salarié est alors pris en charge par son manager. Dans cet article, découvrons l’importance de l’onboarding dans le recrutement, nous définissons ce que l’on appelle le programme d’intégration, comment se déroule l’onboarding dans les entreprises et ensuite nous trouverons toutes les clés pour assurer la mise en place de la procédure d’onboarding des nouveaux collaborateurs.

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Onboarding d’un nouvel arrivant : définition

Suite au processus de recrutement du candidat validé, l’arrivée d’un nouveau collaborateur ne s’improvise pas, mais se prépare !

Qu’est ce que l’onboarding ? La définition la plus courante du onboarding est la suivante :

Onboarding est un processus RH qui consiste à favoriser l’intégration d’un nouveau salarié au sein
d’une entreprise. 

On parle aussi de processus ou parcours d’intégration au poste de travail. Ce processus intervient dans le prolongement du processus de recrutement et impacte grandement la réussite, à terme, de celui-ci.

Il s’agit ainsi de l’ensemble des actions mises en place par l’équipe pour accueillir la nouvelle recrue. Généralement, cela repose entre les mains de l’Office Manager, du responsable des ressources humaines ou encore du responsable de l’équipe concernée. 

Souvent, l’onboarding correspond à la période d’essai de l’employé. Il s’agit d’une période d’absorption pour ce dernier.

Ce parcours d’onboarding doit donc s’articuler autour d’une véritable stratégie. En effet, il implique une réflexion sur la durée, qui va au-delà du jour J de l’entrée en poste. Il faudra donc structurer les différentes étapes de l’intégration depuis l’annonce de l’embauche jusqu’à la prise totale du poste. 

Selon l’étude de la Harvard Business Review, quasiment 20% des compagnies n’ont pas considéré l’importance de mettre en place l’onboarding au poste de travail.

Dans un marché du travail très concurrentiel et des collaborateurs de plus en plus volatiles, au jour d’aujourd’hui les recruteurs rencontrent des difficultés à trouver le bon candidat et aussi à le fidéliser !

L’établissement d’un programme de formation onboarding de qualité est un gage de « séduction » et surtout d’intégration des nouveaux collaborateurs dans un esprit de team building proactif.

De plus, pour vous assurer une facilité de mise en place du parcours d’intégration vous pourrez compter sur la plateforme LMS pour créer, organiser et diffuser vos formations.

L’onboarding en entreprise, pourquoi
est-ce si important ?

Examinons les débuts de l’onboarding… Le concept d’onboarding est relativement récent dans le vocabulaire professionnel, c’est en 1979 qu’il a été utilisé par deux chercheurs Van Maanen et Schein.

Outre donner un look moderne et digital à l’entreprise, le processus onboarding s’inscrit dans un véritable souci d’efficacité et de qualité de vie au travail.

Dans nos sociétés parfois en souffrance ou en crise, l’entreprise a une réelle volonté de soigner ses collaborateurs. Nous pourrions citer Yohann Filipe (DRH de proximité) : 

« L’humain a besoin de se sentir attendu quand
il arrive quelque part. »

Prendre soin de l’intégration des nouveaux collaborateurs est un processus tout aussi bénéfique pour l’entreprise. Suite à la présentation de la définition et les origines d’onboarding, il est pertinent de vous présenter les avantages d’une intégration réussie. Cette étape est essentielle autant pour l’entreprise qui investit dans une nouvelle recrue mais aussi pour le nouvel employé qui lui aussi s’engage dans une nouvelle voie et vie professionnelle. 

Les avantages de l’onboarding intégré
au recrutement

Maintenant, identifions les avantages de cette étape pour chaque des « parties » entreprise et collaborateur : 

L’onboarding pour le nouveau collaborateur : 

• Se sentir à l’aise dans son nouvel environnement de travail. Durant ce temps d’onboarding, c’est en quelque sorte la première vraie immersion du collaborateur dans son entreprise, contact avec ses collègues, locaux, outils. Ces premières expériences sont fondatrices et structurantes pour la suite de la carrière.
• Prendre et comprendre sa place. Il est nécessaire pour le nouveau collaborateur de pouvoir trouver sa place dans une nouvelle organisation et aussi de comprendre ce que l’on entend de lui. Ainsi il se sentira plus légitime dans ses fonctions. Un onboarding bien pensé et structuré permet aux nouvelles recrues de se situer et de prendre leurs marques sans précipitation.
• Sentiment d’appartenance à une équipe. Cette phase d’intégration est aussi et surtout le meilleur moyen de fédérer les collaborateurs autour d’une unité : l’équipe de travail ! Pour cela identifier dès le départ des projets valorisant à mener, cela aura pour effet vertueux d’améliorer la dynamique du groupe et l’esprit d’équipe.

L’onboarding pour l’entreprise :

• Identifier des valeurs de l’entreprise à mettre en exergue « Ces core values » permettent de fédérer les équipes autour de concept clés et donnant une image positive de l’entreprise.
• Amélioration de la productivité au travers d’un suivi d’un parcours d’onboarding d’un nouveau salarié devient opérationnel plus rapidement. En effet, il est intéressant de remarquer que le temps de formation d’un employé est considérablement rallongé lors de l’absence d’un processus onboarding structuré. 62 % des collaborateurs qui ont suivi une étape d’intégration sont parvenus à atteindre leurs objectifs dans l’année, tandis qu’ils ne sont que 17 % chez ceux qui n’ont pas eu d’onboarding RH.
• Rayonner une marque employeur positive auprès de l’ensemble des collaborateurs (nouveau et en poste).
• Insuffler une ambiance de collaboration vertueuse en prenant le temps de laisser l’espace adéquat pour que le collaborateur se sente à sa place l’ambiance de travail se ressentira d’autant meilleure.
• Brise-glace entre le nouveau collaborateur et le reste des équipes. Ce processus d’intégration favorise une meilleure connaissance au travers d’échanges ou d’activités proposées.
• Apprécier un temps d’évaluation de chaque partie Employeur / employé durant cette période d’absorption ou de prise de marque l’employeur peut rapidement identifier les points forts ou à progresser du nouveau collaborateur, et vice et versa !
• Réduire le risque de départ à la fin de la période d’essai : engendrant une perte d’argent et de temps, car le processus de recrutement serait à reprendre.De même, le temps investi pour le dit collaborateur nouvellement intégré serait non mis à profit.
• Réduire le turnover & améliorer l’engagement dans ses missions. En se sentant intégrer dans son entreprise et investi dans ses missions, le nouvel employé sera moins tenté de regarder à la concurrence.

Commencez dès maintenant un onboarding efficace de vos nouveaux employés avec une plateforme LMS performante qui sera l’image de la culture de votre entreprise.

Par exemple, iSpring Learn est une plateforme LMS complète, présentant des fonctionnalités de gestion de contenus de formation adaptés pour le programme d’onboarding d’un nouveau collaborateur.

De plus, elle est aussi dotée d’un outil de création de ressources pédagogique sur l’intégration. Elle s’inscrit totalement en tant que partenaire outil à votre service RH dans la mise en place du onboarding. En complément de ses fonctionnalités de type création de contenus e-learning initiales, avec iSpring Learn vous avez en main un module « Évaluation des performances à 360° » essentiel pour assurer un suivi de vos collaborateurs dès leur intégration.

Ce module 360° vous permet d’avoir une « photographie réaliste des compétences de vos collaborateurs ». Pour cela vous pouvez réaliser des évaluations en paramétrant facilement plusieurs critères puis vous aurez accès immédiatement à des résultats à analyser.

Cette fonctionnalité évaluation 360° est utile pour :

• Créer des pôles de compétences ou d’expertise repérés
• S’assurer que vos collaborateurs sont à la bonne place 
• Un outil d’aide au développement du plan de compétence
• Collecter les feedbacks statistiques invisible pour certains managers 
• Révéler des possibles conflits internes (personne ou équipe) enfuis.

Par exemple, vous pouvez créer une enquête sur le sentiment d’appartenance à l’entreprise grâce au créateur de compétences intégré et de l’attribuer aux employés.

Le système recueille toutes les données et prépare des rapports LMS détaillés. La version gratuite de iSpring Learn est disponible pendant 30 jours. Commencez à bénéficier de toutes les fonctionnalités dès aujourd’hui.

Onboarding des nouveaux salariés 

Réfléchir à la mise en place d’un déroulé structuré de cette phase d’intégration concourt au succès du onboarding. 

La bonne connaissance du contexte, des employés et des objectifs stratégiques de l’entreprise est capitale. Ainsi pour organiser ce plan par étape il est pertinent de s’appuyer sur l’expertise des spécialistes des Ressources Humaines qui de par leur position sauront développer une session d’onboarding pertinente et adaptée pour le nouveau collaborateur.

Pour vous projeter et vous inspirer dans ce programme nous vous proposons une sélection des 7 étapes clés pour un onboarding réussi !

Étape n° 1 : préparer le poste de travail en amont

Soyez organisé et structuré afin de ne pas donner une image brouillonne qui risquerait de décevoir le nouveau collaborateur, sans doute sous stress pour son premier jour.

Étape n° 2 : investir les managers dans leur rôle

Il est de bon ton que cela soit au manager direct du collaborateur de s’occuper du onboarding.

Étape n° 3 : identifier un mentor

Personne de référence qui pourra être sollicitée en cas de questions. Le mentor aura comme tâche essentielle d’accompagner le nouveau collaborateur lors de son premier jour en lui expliquant toutes les bases à savoir, en introduisant les personnes du service, les outils de travail et en l’aidant à s’adapter à son nouvel environnement de travail.

A retenir : le mentor est un guide qui doit avoir des qualités de communication, d’écoute et une certaine patience notamment pour répondre aux problématiques que rencontre le nouveau salarié.

Étape n° 4 : visite de l’entreprise et des différents services

Il est naturel pour l’individu de vouloir se situer et prendre ses marques dans les différents lieux, adhérer aux valeurs et règlements mais aussi se repérer dans son environnement de travail.

L’identification de pièces essentielles dans son quotidien de salarié comme son bureau, les différents services, ses supérieurs, la salle de pause, le lieu de restauration, le service informatique… faciliteront son sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Étape n° 5 : organiser un déjeuner avec les équipes

Après la visite, rien de mieux qu’un déjeuner, temps d’échange et de rencontre.

Étape n° 6 : donner accès aux formations

L’intégration dans une entreprise passe par une série de nouveautés : trouver sa place dans une équipe, comprendre son poste et ses missions.

Étape n° 7 : faire des bilans régulièrement

N’hésitez pas à faire des points réguliers pour vous assurer que votre nouveau collaborateur se sente bien et répondre à toutes ces questions.

Pour aller plus loin sur l’organisation de formations en entreprise, lisez cet article qui vous aide à développer un programme adapté pour l’apprentissage des employés.

Procédure d’onboarding : mesures et checklist

Au cours de cette partie nous verrons les mesures que nous vous conseillons de mettre en place pour organiser l’onboarding.

Avant l’arrivée du nouveau collaborateur : 

D’un point de vue administratif envoyez tous les documents préalables à l’embauche. Vous pouvez aussi préparer l’espace de travail, les outils et autres ressources essentielles pour le nouveau collaborateur, par exemple des kits pour le nouvel arrivant (clé usb, goodies, badge, pc masterisé..). Les idées créatives sont les bienvenues !

Conseil : préparez un petit planning des temps forts de la semaine d’intégration.

Prévenez les autres membres de l’équipe de l’arrivée de leur nouveau collègue en le nommant et partageant quelques infos qui méritent d’être connus pour mieux l’appréhender (ancien job, lieu de résidence pour organiser des covoiturages, missions, création de postes etc..). Ainsi si lors de la semaine d’onboarding des visites et des rencontres sont prévues les membres de l’équipe pourront se rendre plus facilement disponibles et accueillants.

Dans la même intention, planifier des RDV de présentation avec des contacts importants (direction..). Comme vous le comprendrez plus vous anticipez mieux l’intégration se fera !

Lors de la première journée du nouveau collaborateur :

• Rappeler à l’ensemble des équipes susceptible de rencontrer de l’arrivée de cette nouvelle personne dans votre structure,
• Penser à réaliser une visite guidée sans oublier des parties plus
  « lieu de vie » comme salle de pause, sanitaire…
• Compléter et communiquer un planning clair, ce qui deviendra une feuille de route d’un nouveau salarié pour les journées à venir,
• En parallèle à cette feuille de route, il est aussi de bon augure d’identifier un mentor pour le nouveau collaborateur,
• Faire un rapide débriefing soit en fin de journée avec le collaborateur pour recueillir ses impressions.

Lors de la première semaine : 

• Une fois l’environnement de travail, le planning et le mentor identifiés, place à la partie règlementaire en transmettant les procédures, les règles, processus et les méthodes importantes dans l’onboarding.

N.B. Pour automatiser ces processus, utilisez la plateforme LMS pour préparer et accompagner le nouveau collaborateur dans cette partie formation onboarding.

Par exemple, un LMS iSpring Learn inscrit les nouveaux employés aux cours d’introduction,

leur rappelle la formation par email et SMS et vérifie tous les résultats des tests.

• Il sera aussi fondamental d’accompagner le collaborateur dans son intégration numérique au sein de votre compagnie : en installant le client mail, les logiciels de messageries d’entreprises, accès aux espaces de partage, plateforme lms.. (outlook, Office 365, Teams…).
• Votre collaborateur sera ainsi dans des dispositions propices pour réaliser les premières tâches ou missions que l’on attend de lui, pour le guider, n’hésitez pas à construire un corpus de dossier de travail à réaliser d’ici la fin de la première semaine, puis de la seconde semaine puis fin du mois.

Ainsi il pourra bien se sentir concerné par la charge de travail et le rythme à fournir. Parfois les visions entre l’entreprise et le nouveau collaborateur ne sont pas en adéquation.

• Dès le second jour le nouveau collaborateur peut donc suivre sa formation personnalisée et se sentir « embarqué » dans sa nouvelle aventure professionnelle.
• Enfin et pour vous inscrire dans une dynamique de management et d’encouragement deux points fondamentaux à ne pas négliger :

– Prévoir des temps de bilan hebdo 
– Encourager les actions mise en place par la nouvelle recrue 

Suivi à mois +1 et + 3 : 

Penser à faire un point après les 6 premières semaines, période contingente avec la fin de la période d’essai donc important de bien fidéliser et intégrer votre collaborateur.

Durant cette période d’installation en moyen terme, nous vous invitons aussi à encourager l’autonomie, la prise d’initiative et autre comportement proactif du collaborateur.

Pour maintenir aussi un entraînement et engagement du collaborateur ainsi que des retours pragmatique fixer des objectifs (SMART) au nouvel employé.

Intégration des nouveaux employés

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Conclusion 

L’onboarding s’inscrit dans le cycle de vie du collaborateur et de l’entreprise. Vous l’aurez compris, l’arrivée d’un nouveau collaborateur demande préparation et structure et cela ne s’arrête pas à la première journée.

Durant cette phase, les compétences du collaborateur seront révélées. Le feedback 360° est un moyen complet d’évaluer les compétences professionnelles de vos employés sous différents angles. Vous pouvez désormais l’effectuer dans votre compte iSpring Learn ; planifiez l’enquête, et la solution Evaluation de feedback 360° d’iSpring s’occupera du reste. Demandez un essai gratuit de 30 jours dès maintenant !