Tout le monde est certain que sans formation, personne n’obtiendra les performances et la productivité qu’il recherche ! Cependant, dans certains cas, nous n’obtenons pas ce que nous voulons de la formation.
Il est donc important de faire la distinction entre la formation en tant qu’action de formation et l’organisation de la formation, qui comprend différentes mesures parmi lesquelles nous trouvons, par exemple, l’action de formation.
L’objectif de cet article est de mettre en évidence l’organisation de la formation et les étapes à suivre pour assurer une action de formation de qualité. Pour ce faire, nous allons répondre aux questions suivantes dans les sections suivantes : pourquoi une formation en entreprise ? Quelles sont les étapes à suivre pour bien organiser une formation en entreprise ? Que choisir ? Une organisation de formation en présentiel ou une organisation de formation à distance ? Et enfin, une organisation de formation interne en entreprise ou une organisation de formation externe en entreprise ?
Pour quoi la formation en entreprise ?
L’entreprise ne pourra pas évoluer si elle ne développe pas ses ressources humaines, elle doit donc valoriser et accroitre les connaissances de ses équipes par la formation, et pour être efficace dans cette mission, l’entreprise doit s’appuyer sur les bonnes pratiques de l’organisation de la formation qui consiste à gérer et à suivre toutes les actions menées par les différents collaborateurs de la formation.
De ce fait, la gestion de la formation est essentielle pour la réussite des plans de développement des compétences, de l’évolution des carrières et aussi de l’adaptation du capital humain de l’entreprise aux besoins du marché.
Comment organiser la formation en entreprise ?
Pour mettre en place une formation dans une entreprise, différents acteurs doivent collaborer et communiquer, et cela commence par le comité stratégique qui orientera les responsables des ressources humaines pour qu’ils dirigent leur équipe dans la réalisation du plan de formation souhaité.
Comment se déroule la formation
en entreprise ?
Afin de bien organiser le déroulement de la formation, le comité stratégique de développement des compétences en entreprise avec tous les collaborateurs concernés, doivent suivre les étapes suivantes :
Analyse des besoins
La première chose à faire avant de procéder à la formation est de bien comprendre la vision derrière, et aussi de comprendre sa cible, ses besoins et ses prérequis et motivations par rapport à la formation.
Voici les questions qu’il faut poser dans cette étape :
- Quel est l’objectif de la formation ?
- À quelle cible s’adresse cette formation ?
- Quelles sont les compétences qui seront acquises par les apprentis de cette formation ?
- Quel est le délai de la formation ?
Conception & développement
Cette étape vise à définir le contenu de l’apprentissage, les moyens qui seront mis en œuvre ou utilisés pour la formation et la sélection des formateurs qui ont l’expertise dans le domaine de formation souhaité.
Déroulement & Exécution
Au niveau de cette étape, il faut organiser les interventions pour suivre le déroulement et l’exécution de la formation (gestion des salles, emploi du temps, etc.)
Évaluation et clôture de la formation
La phase d’évaluation consiste à définir les outils pour mesurer la qualité de la formation, savoir si l’objectif de la formation a été atteint : fiches de présence, fiches d’évaluation, rapports, comptes-rendus, mise en situation, entretien.
Découvrez plus de détails sur l’évaluation de la formation dans cet article :
Évaluation de la formation en ligne : Apprendre la meilleure approche d’évaluation→
Organiser une formation présentielle ou
à distance ?
La formation présentielle signifie que le responsable des ressources humaines organisera la formation dans un lieu où la participation des collaborateurs de la formation (formateurs, apprentis et les différents acteurs de l’organisation de la formation) sera en personne.
Pour bien gérer une formation présentielle, il est nécessaire de préparer le temps et l’espace de la formation afin de ne pas impacter négativement la participation des apprentis du fait de leur disponibilité et de leurs empêchements !
La gestion de la formation à distance est profondément ancrée dans la maitrise des technologies éducatives et la gestion des différents acteurs et participants à la formation en ligne
En termes de processus, il n’y a pas beaucoup de différence entre la formation à distance et la formation en présentiel. Les deux doivent respecter les étapes de la gestion de la formation, cependant, la gestion d’une formation en ligne est plus ou moins orientée vers la gestion du contenu en ligne, et aussi la gestion de la communication entre les apprenants.
C’est pourquoi les responsables des ressources humaines doivent maitriser les outils de gestion de la formation en ligne, ainsi que savoir quand choisir la formation à distance et quand s’orienter vers la formation en présentiel.
Notons que parfois on peut penser à utiliser les deux en même temps plutôt que de préférer l’un ou l’autre, et pour cela, la formation hybride ou blended learning présente la solution pour combiner les deux types de formation dans une perspective orientée à la fois vers la qualité de la communication, les pratiques andragogiques et la flexibilité de la digitalisation de la formation.
Organiser la formation en interne ou en externe de l’entreprise ?
Afin d’organiser la formation interne en entreprise, le département des ressources humaines prépare le plan de formation dans toutes
ses dimensions :
- Ingénierie pédagogique : le département de développement des ressources humaines se charge d’évaluer la situation, d’analyser les besoins, de concevoir et de développer la formation pour la cible visée.
- Gestion administrative : les différents départements de l’entreprise sont en communication pour réaliser le plan de formation.
- Organisation logistique : l’entreprise est chargée de gérer l’aspect ergonomique de la formation, elle doit donc tout préparer en termes de logistique et de matériel.
Toutefois, l’entreprise peut opter pour l’externalisation de la formation, ce qui signifie qu’elle fait appel à un prestataire de formation externe pour assurer la conception, la mise en œuvre et l’organisation de l’action de formation.
Organiser une formation en entreprise :
quels enjeux ?
Dans l’organisation de la formation, chaque collaborateur impliqué a des défis à relever, mais les responsables des ressources humaines sont les plus susceptibles de réfléchir de façon stratégique à la manière d’intervenir face aux défis suivants :
La gestion de la qualité
La qualité de la formation est l’un des principaux défis auxquels est confrontée la gestion d’un programme de formation. Il est donc nécessaire de réfléchir à ce qu’il faut faire pour suivre et mesurer la qualité des différentes actions liées à la réussite de la formation.
La qualité de la formation est dans la qualité du formateur, la motivation des apprentis, et aussi, elle dépend de la bonne conception de la formation par les responsables des ressources humaines.
L’engagement et la communication
Sur le plan administratif et organisationnel, la communication est très importante dans toutes les phases de l’organisation de la formation, il est nécessaire de préparer son plan de communication et de diffusion de l’information. De même, la communication pédagogique au cours de l’action de formation est déterminante, c’est pourquoi il est nécessaire de sélectionner les bons profils de formateurs ainsi qu’une conception bien alignée avec les objectifs stratégiques.
La clôture de la formation
La clôture de la formation est également un défi, si le département des ressources humaines n’a pas bien géré la phase post-formation, il risque de ne pas avoir les bons résultats qu’il recherche en termes de compétences, il est donc nécessaire de réfléchir aux activités à réaliser pour assurer le transfert des compétences.
Reflexions finales
Que devons-nous apprendre de tout ce que nous avons présenté auparavant ? la première chose est que l’organisation de la formation n’est pas une action spontanée, mais un processus où les différents acteurs communiquent et collaborent pour assurer la qualité de la formation. Ensuite, l’organisation d’une formation doit se baser sur la stratégie de développement des compétences, et voir entre les différentes options quelle est la meilleure façon d’organiser la formation pour que tout soit aligné et réponde bien aux besoins et aux attentes de l’entreprise en termes de compétences et de performance.
Lorsqu’il s’agit d’organiser des formations d’entreprise, en interne ou à distance, iSpring Learn relève les défis de l’organisation de la formation grâce à ses fonctionnalités qui facilitent la création de contenu, sa diffusion et le suivi des participants pendant leur apprentissage.
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