Plan de formation nouvel employé – Des recrues performantes dès le 1er jour

Les travailleurs d’aujourd’hui recherchent souvent bien plus qu’un simple emploi et sont de plus en plus nombreux à passer d’une entreprise à une autre, à travailler en freelance, à accepter des contrats à court terme et même des mini-carrières jusqu’à ce qu’ils trouvent chaussure à leur pied. Il n’est donc pas surprenant que Gallup ait constaté que seuls 12 % des employés pensent que leur entreprise a fait un bon travail en matière d’intégration. 43 % des responsables des ressources humaines sont d’ailleurs d’accord pour dire que « du temps et de l’argent sont gaspillés par des processus d’intégration inefficaces ».

Il ne s’agit donc pas d’un simple problème ésotérique, mais d’argent concret gâché par les entreprises utilisant de mauvais processus d’intégration.

Qu’est-ce que l’intégration d’un nouvel employé ?

Nous la définirons comme suit :

Que faut-il inclure dans un nouveau plan de formation d’un nouvel employé ? Il n’y a pas de consensus unique et clair, et les points varient selon les organisations et leurs objectifs finaux, mais le Dr Talya Bauer de SHRM a identifié les quatre « C » qu’un plan d’intégration d’un nouvel employé doit inclure. Les quatre « C » sont l’abréviation de :

• La conformité implique d’enseigner aux nouveaux employés les politiques de base de l’entreprise.
• La clarification consiste à s’assurer que les employés sont conscients de leurs responsabilités et de comment remplir correctement leur rôle.
• La culture implique de fournir les normes formelles et informelles de l’organisation.
• La connexion concerne les relations avec les collègues et le sentiment de faire partie de l’équipe.

Un plan de formation du nouvel employé peut s’étendre sur plusieurs semaines ou plus. Toutefois, de nombreux spécialistes de l’intégration conviennent que la période d’adaptation doit durer au moins trois mois (la periode du parcours d intégration). Quatre-vingt-dix jours est le strict minimum pour que les nouveaux employés s’habituent à leur rôle, se préparent mentalement à leurs responsabilités, se sentent valorisés et soutenus, et acquièrent les connaissances et les compétences nécessaires pour réussir. Une période d’intégration prolongée peut également réduire le temps nécessaire pour devenir productif et augmenter le retour sur investissement d’une organisation en ce qui concerne l’employé.

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Que doit comprendre un plan d’intégration des nouveaux salariés en entreprise ?

Examinons plus en détail les différentes étapes du processus d’intégration et le contenu à inclure dans chacune d’elles.

Avant de commencer

Il est important de présenter l’expérience de vos nouveaux employés sous un jour positif dès le départ – et cela implique de définir leurs attentes et leur niveau de confort avant qu’ils ne mettent un pied dans le bureau.

Envisagez de prendre ces mesures avant la date de démarrage :

• Envoyer : Envoyez tous les documents de pré-embauche par voie électronique afin que les nouveaux employés puissent les remplir à l’avance – si vous pouvez utiliser des signatures électroniques c’est encore mieux. Il peut s’agir, par exemple, de documents juridiques et contractuels, de manuels de l’employé, de cartes de stationnement pour le premier jour et de toute information supplémentaire que l’employé devrait consulter.
• Planifier : Planifiez ce qui aura lieu au cours de la première semaine et au-delà – cela peut inclure une feuille de route de trois mois des nouvelles recrues.
• Préparer : Préparez à l’avance l’espace de travail, les outils et autres ressources essentielles au nouveau collaborateur. Le fait d’arriver le premier jour et d’avoir son ordinateur portable, téléphone portable et un bureau prêts à l’emploi créera une première impression positive. Même si une nouvelle recrue est un sous-traitant ou s’il utilise un bureau partagé, cela contribuera grandement à lui donner le sentiment d’être bienvenu et productif. Préparez également l’équipe existante. Informez l’équipe du nom, du rôle et d’autres détails importants de l’employé nouvellement embauché. S’ils savent que vous ferez le tour des bureaux pour leur présenter les nouvelles recrues, ils seront plus enclins à prendre le temps d’être amicaux et accueillants.
• Rencontrer : Prévoyez des rencontres avec des contacts importants. Le fait de rencontrer des personnes qui seront la clé de la réussite professionnelle du nouveau collaborateur ouvre la voie à la communication future; notamment les directeurs, membres de l’équipe et collègues d’autres services.

Le premier jour

Les premiers jours peuvent être aussi stressants que palpitants, il est donc important de suivre ces étapes pour que votre nouvel employé se sente à l’aise:

1. Faites une annonce générale dans le département, l’étage, l’unité opérationnelle ou le niveau de la structure organisationnelle que votre nouvel employé intègre. Rassembler le service et présenter le nouveau collaborateur est un bon moyen de booster le moral. Pour couvrir le reste des bases, envoyez un email à l’ensemble de la communauté en fournissant de brefs détails sur le nouvel employé, son rôle et quelques informations de base pour lancer la conversation.
2. Organisez une visite des locaux. Celle-ci doit couvrir tous les points essentiels comme l’emplacement des toilettes, où se situe chaque service, les places de parking, les salles de pause et les lieux de déjeuner. C’est également un bon moment pour faire des présentations plus informelles à l’équipe.
3. Établissez le calendrier de la première semaine. Prenez le temps de vous asseoir sans distractions et d’avoir une véritable conversation sur ce à quoi ressemblera la première semaine afin que le nouvel embauché sache à quoi s’attendre.
4. Attribuez un mentor. Nommez un membre de haut niveau de l’équipe pour aider le nouvel employé à cerner les particularités et le fonctionnement interne de l’organisation. Le rôle exact d’un mentor dépend entièrement de l’organisation mais est généralement assez global, allant des politiques et procédures de l’entreprise à la manière d’effectuer les tâches quotidiennes essentielles.

Intégration des nouveaux employés

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Au cours de la première semaine

Il est important de ne pas submerger le nouvel employé à ce stade du processus d’intégration. S’il est important de terminer le processus d’intégration en temps et en heure, vous souhaitez également que votre nouvel employé soit productif et trouve sa place.

• Passez en revue les procédures, règles, processus et normes importants. Il s’agit ici entre autres des règles et réglementations relatives à l’utilisation d’Internet et des médias sociaux, à la communication par email et au temps de pause.
• Présentez la culture de l’entreprise. A ce stade, l’employé a normalement une compréhension générale de la vision, mission, objectifs et valeurs de l’entreprise présentés le premier jour. Il est maintenant temps de faire le lien de tout cela avec votre culture d’entreprise et de l’aider à comprendre comment cette culture est liée au produit ou au service final que vous fournissez.
• Fournissez des guides d’installation. De la configuration d’email et d’ordinateur, en passant par les processus et plateformes essentiels que votre équipe utilise, chaque entreprise a sa propre façon de faire.
• Créez un manuel d’instructions. Créez un manuel d’instructions qui comprend les jalons à atteindre Jour 5, Semaine 2 et à la fin du Mois 1. En donnant à vos nouveaux employés des étapes concrètes à franchir, vous les aiderez à planifier leur temps.
• Décrivez le processus de formation. Familiarisez le nouvel employé avec le fonctionnement de la formation au sein de l’organisation et ce qu’on attend de lui. À ce stade, vous pouvez mettre à sa disposition le matériel ou les modules de formation qu’il doit suivre au cours de la première semaine et lui fournir des contacts en matière de ressources humaines ou autres pour la formation.
• Commencez la formation. Le deuxième jour est un bon moment pour commencer la formation.
• Effectuez un suivi à la fin de la semaine. Après avoir donné au nouveau collaborateur le temps de s’habituer au bureau, à l’espace de travail et à son mentor, faites un suivi avec lui pour vous assurer qu’il est à l’aise et qu’il prend les choses en main à un rythme approprié. La fin de la première semaine est un bon moment pour discuter de la façon dont le mois suivant devrait se dérouler, de ce que vous attendez de lui et de sa situation une fois ce moment atteint.
• Prévoyez un point au bout de deux semaines. Inscrivez-le à l’ordre du jour vers la fin de la première semaine, il constituera une étape importante pour vous et le nouvel employé.
• Encouragez l’activité. Donnez aux nouvelles recrues quelque chose à faire. Cela peut sembler évident, mais ne vous laissez pas déborder par le processus d’intégration d’un nouveau salarié ; consacrez quelques heures par jour à leur faire effectuer du travail concret.

Au cours des trois premiers mois

• Établissez des lignes de communication. A la fin du premier mois, le nouveau collaborateur doit être installé dans son bureau et entrer dans le vif de sa formation. Découvrez ce qui se passe bien et ce pour quoi ils pourraient avoir besoin d’aide et de soutien.
• Commencez à fournir un retour d’information régulier. Obtenez des mises à jour de la part des collègues qui travaillent en étroite collaboration avec le nouvel embauché et faites un effort pour corriger son parcours d’intégration si nécessaire.
• Encouragez l’indépendance. Vous avez mis en place un excellent programme d’intégration, accompagné d’une formation de qualité et d’un processus d’évaluation et de préparation – il est temps de les encourager à le suivre et à s’en servir.
• Fixez des objectifs de performance. Les objectifs n’encouragent pas seulement les bonnes performances, ils encouragent également l’implication. Ainsi, avant le premier examen mensuel, fixez des objectifs à atteindre au cours des trois premiers mois.
• Faites-leur passer leur premier entretien d’évaluation. Après 90 jours, votre nouvelle recrue devrait avoir atteint un niveau de compétence convenable. L’entretien est un bon moment pour évaluer ses points forts et points faibles et pour décider si le programme de formation actuel répond à tous ses besoins.

Comment créer un Plan de formation d’un nouvel employé efficace

La formation est une partie importante de tout programme d’intégration et elle prépare le terrain pour l’apprentissage qui sera dispensé tout au long de la carrière de l’employé. Voyons comment démarrer la formation des nouveaux employés.

Étape 1. Élaborer un plan de formation d’un nouvel employé

Le contenu du plan d’intégration d’un nouvel employé est flexible mais peut généralement être divisé en deux parties principales :

• Une formation globale pour tous les nouveaux employés : Vous pouvez y inclure des modules sur la culture et la mission de l’entreprise, l’équipe de direction principale, les règles importantes, les règlements, etc.
• Une formation spécifique pour un rôle précis : Il peut s’agir d’une formation de base sur les processus et systèmes de base pour un poste spécifique.

Le point essentiel ici est qu’il peut être long et coûteux d’intégrer et de former chaque nouvel employé en face à face. Ceci est particulièrement vrai pour les grandes organisations avec un taux de rotation élevé. C’est pourquoi de nombreuses organisations passent leur formation d’intégration, ou du moins une partie de celle-ci, en ligne.

Un programme de formation asynchrone pour les nouvelles recrues utilisant l’eLearning présente de nombreux avantages, notamment une disponibilité à la demande qui lui permet d’être consultable à tout moment. Il est également réutilisable, ce qui signifie qu’une formation créée une fois peut être utilisée pour tous les nouveaux employés, et personnalisée. Il est ainsi possible de créer plusieurs versions ou parcours selon les différents types d’employés.

Voici un exemple de cours d’initiation pour toutes les nouvelles recrues qui entrent dans une entreprise :

Voyons maintenant un exemple de programme d’intégration d’une semaine pour des postes de commerciaux.

Étape 2. Créer des supports d’apprentissage

Si vous démarrez dans le domaine de la création de contenu eLearning, la création d’un cours d’intégration peut sembler une tâche ardue qui nécessite l’embauche d’un concepteur de cours professionnel. Toutefois, grâce aux outils auteur modernes, vous pouvez créer vous-même des cours en ligne.

Par exemple, avec iSpring Suite, vous pouvez créer des cours magnifiques et intéressants sans aucune connaissance préalable en eLearning. Il s’agit d’un outil auteur complet et facile à utiliser qui vous permet de créer des cours basés sur des diapositives, des quiz, des vidéos et screencasts de formation, des simulations de dialogue et des modules interactifs de microlearning. Téléchargez l’essai gratuit de 14 jours d’iSpring Suite maintenant pour créer rapidement des cours en ligne.

Voyons maintenant quelques exemples d’intégration de composants pouvant être créés facilement avec iSpring Suite et livrés sous forme d’eLearning.

Vidéo

Que diriez-vous d’un message de bienvenue et d’introduction à l’aspect professionnel de la part du PDG ? Il offre une touche personnelle qui créera un lien avec l’employé et l’aidera à comprendre les valeurs et les objectifs de votre entreprise.

Découvrez comment Pioneer Human Services, une organisation à but non lucratif qui aide les personnes à se réinsérer dans la société après une incarcération, accueille leurs nouvelles recrues :​

La vidéo provient de la chaîne YouTube « Pioneer Human Services »

Cours basé sur des diapositives

Les cours d’eLearning peuvent être créés rapidement et facilement, puis dispensés en ligne. Ils sont parfaits pour approfondir des sujets tels que la culture, la mission et les valeurs fondamentales de l’entreprise.

Par exemple, Forever Direct, le centre de distribution régional de Forever Living Products, une société de marketing américaine qui fabrique et commercialise des produits de beauté à base d’aloe vera, a créé tout son cours d’introduction pour les nouvelles recrues avec iSpring Suite. Ce cours couvre des sujets clés à aborder le premier jour tels que les valeurs, les règles de l’entreprise, les informations sur la sécurité et la santé, et la politique environnementale.

Programme d’intégration des nouveaux employés de Forever Direct

Quiz

Lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur, il est primordial de vérifier que les informations que vous fournissez sont exactes. Ceci est particulièrement important pour les informations de type conformité qui peuvent être soumises à la loi. La meilleure façon de contrôler les connaissances de vos employés est de leur faire passer des quiz et des contrôles de connaissances.

Par exemple, Forever Direct, que nous avons mentionné plus haut, offre également aux nouvelles recrues un cours de conformité. Après avoir suivi le cours, les employés ont à répondre à un quiz.

Quiz de conformité créé avec iSpring Suite

Modules interactifs

Un module interactif est un élément d’eLearning avec lequel l’utilisateur interagit, soit à l’aide de sa souris, soit via un écran tactile. Il peut s’agir de leçons rapides ou d’inclusions dans des modules plus longs permettant d’augmenter l’implication et la rétention des connaissances. Les modules interactifs peuvent être complexes et longs à créer à la main, mais iSpring Suite rend leur création rapide et intuitive grâce à l’utilisation de modèles et d’éditeurs glisser-déposer.

Étape 3. Transmettre le contenu à vos employés

Une fois que vous avez créé un cours, vous aurez besoin d’un outil pour le dispenser à vos nouvelles recrues. La solution évidente est un système de gestion de l’apprentissage ou Learning Management System (LMS), conçu pour rendre ce processus aussi simple que possible. Avec une plateforme LMS comme iSpring Learn, vous pouvez rapidement créer et attribuer un parcours d’intégration et mettre en place les cours à dispenser à vos nouvelles recrues. Vous pouvez tester l’essai gratuit de 30 jours d’iSpring Learn pour découvrir les fonctionnalités pour l’onboarding.

Un immense avantage est que vos employés peuvent accéder facilement aux formations en ligne à tout moment et où qu’ils se trouvent. De plus, pour une expérience mobile personnalisée, l’outil comprend une application native permettant un accès aux cours même hors ligne.

Les possibilités sont infinies et, en combinant une plateforme LMS à un outil auteur, vous obtiendrez la flexibilité nécessaire pour créer des programmes mixtes incroyables.

Étape 4. Évaluer et améliorer

Rien ne sert de créer et gérer un excellent plan de formation pour nouveaux employés si vous ne contrôlez pas son efficacité. Il est très rare d’atteindre la perfection du premier coup, mais en utilisant les mesures réalisées par votre LMS en combinaison avec des enquêtes et évaluations, vous pouvez mesurer l’efficacité de votre programme et mettre en œuvre un processus d’amélioration continue.

Les principales mesures du LMS à suivre concernant vos programmes d’intégration sont les taux de réussite aux quiz et les taux d’achèvement de suivi des cours. Avec toutes ces informations, vous aurez une bonne idée de l’implication et de l’efficacité de votre programme.

Les défis de l’intégration et comment les surmonter

Enfin, examinons certains des défis les plus courants auxquels vous pouvez être confrontés lors de l’élaboration d’un plan d’intégration d’un nouvel employé.

Défi 1 : Définir le rôle du nouveau collaborateur

Un programme d’orientation est un élément essentiel d’une intégration efficace, mais le fait d’équiper les nouveaux employés avec une bonne compréhension de leur rôle peut les aider à s’adapter rapidement et avec confiance.

Au tout début de la procédure d’intégration, le nouvel employé doit recevoir une description claire de ce qui est attendu de lui et de la manière dont il doit s’y prendre pour atteindre ces objectifs. L’employé doit également recevoir une date à laquelle il doit atteindre ces objectifs.

Défi 2 : Faire participer le manager

Sans un responsable capable de gérer efficacement les nouvelles recrues, l’employé pourra trouver difficile de mettre en pratique ce qu’il a appris dans le cadre de son programme d’intégration. Plus précisément, cela peut correspondre à ce que l’on attend de lui et ce qu’il attend de l’entreprise. Le turnover peut être un important gouffre financier, avec de nombreuses répercussions en aval sur la productivité et les ressources humaines.

Pour atténuer ce problème, les managers doivent faire partie intégrante du processus d’intégration et engager régulièrement des conversations de retour d’information avec les nouvelles recrues au cours des premiers mois dans le poste afin de partager des informations sur l’entreprise, le rôle et la culture, et de les aider si nécessaire.

Défi 3 : Adaptation à une nouvelle culture d’entreprise

Parfois, les nouveaux employés échouent dans leur nouvelle organisation en raison d’un problème d’adaptation culturelle. La culture organisationnelle est un sujet complexe en soi, mais le point primordial à noter est qu’elle nécessite une stratégie garantissant l’apprentissage par les nouveaux employés de la culture et l’histoire de l’entreprise, et de l’influence sur le fonctionnement quotidien de l’organisation.

Comment y arriver ? Il est essentiel de faire en sorte que l’employé se sente émotionnellement lié à l’organisation. Le processus d’intégration peut être considéré comme un premier exercice de renforcement de l’esprit d’équipe. Le résultat souhaité est que les nouveaux employés créent des liens avec leurs collègues aussi efficacement que possible. En rendant le processus d’intégration personnel, les nouveaux employés peuvent comprendre non seulement la culture de l’entreprise, mais aussi comment ils s’intègrent dans celle-ci et dans leur équipe.

Dernières réflexions

Nous vous avons présenté un examen approfondi de l’intégration d’un nouvel employé et espérons avoir généré des idées concrètes à utiliser dans vos propres programmes. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont d’autres entreprises accueillent leurs employés, nous vous conseillons ces études de cas sur comment Moxa, Inc. et Oticon, Inc. s’y sont pris.

Si vous avez aimé les informations contenues dans cet article, vous pouvez télécharger la checklist des éléments à utiliser dans votre propre programme d’intégration.