Intégration en entreprise : Exemple d’un plan pour faire de chaque recrue un atout en moins de 3 mois

Il y a quelques décennies à peine, les employés entraient dans une entreprise pour le long terme et parfois même toute leur vie, et certains programmes étaient inutiles : le plan d’intégration en entreprise, par exemple. En raison de ce paradigme, les programmes traditionnels d’accueil et autres processus d’intégration à un nouveau poste se limitaient souvent à une brève présentation de l’entreprise et peut-être un discours du directeur général, suivis d’une multitude de formulaires et de documents à remplir. Il n’y avait donc pas de modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé à proprement parler. Pas vraiment motivant, n’est-ce pas ?

Les salariés d’aujourd’hui ont plus d’attentes et recherchent généralement bien plus qu’un simple emploi. Ils sont de plus en plus nombreux à passer d’une organisation à une autre, à travailler en freelance, à accepter des contrats à court terme et même des mini-carrières jusqu’à ce qu’ils trouvent un poste de travail, un employeur et des collaborateurs qu’ils estiment parfait. Il n’est donc pas surprenant que Gallup ait constaté que seuls 12 % des salariés pensent que leur société a fait un bon travail en matière d’onboarding. 43 % des responsables des ressources humaines sont d’ailleurs d’accord pour dire que « du temps et de l’argent sont gaspillés par des plans d’intégration des nouveaux collaborateurs inefficaces ».

Il s’agit donc d’argent concret gâché par les entreprises utilisant de mauvais processus et modèles de plan d’intégration d’un nouvel employé. Parcourez notre article détaillé sur la mise en place d’un plan d’intégration efficace pour apprendre à exploiter pleinement cet outil.

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Qu’est-ce qu’un plan d’intégration d’un nouvel employé ?

Nous définirons l’intégration comme suit :

Mais alors que faut-il inclure dans un plan d’intégration d’un nouveau salarié ? Il n’y a pas de consensus unique et clair, et les points varient selon les organisations et leurs objectifs finaux. Toutefois, le modèle du Dr Talya Bauer de SHRM a identifié les quatre « C » qu’un plan d’intégration d’un nouvel employé doit inclure.

Les quatre « C » sont l’abréviation de :

• La conformité implique d’enseigner aux nouveaux salariés les politiques de base de l’entreprise.

• La clarification consiste à s’assurer que les salariés sont conscients des responsabilités de leur poste et de comment remplir correctement leur rôle.

• La culture implique de fournir les normes formelles et informelles de l’organisation.

• La connexion concerne les relations avec les collègues et collaborateurs et le sentiment de faire partie de l’équipe.

Un plan de formation du nouvel employé à son arrivée peut s’étendre sur plusieurs semaines ou plus et comprendre plusieurs phases. Toutefois, de nombreux spécialistes de l’intégration conviennent que la période d’adaptation d’un salarié doit durer au moins trois mois (la période du parcours d’intégration d’un nouvel arrivant), pour garantir un accueil et une acclimatation réussis au sein de l’entreprise.

Quatre-vingt-dix jours est le strict minimum pour que les nouveaux employés s’habituent à leur rôle, se préparent mentalement aux responsabilités de leur poste de travail, se sentent valorisés et soutenus, et acquièrent les connaissances et les compétences nécessaires pour leur réussite. Un planning d’intégration s’étendant sur une période prolongée et une plus longue phase peut également réduire le temps nécessaire pour devenir productif et augmenter le retour sur investissement d’une organisation en ce qui concerne le recrutement de l’employé.

Processus d’intégration : exemple 

Sans un outil adéquat, l’onboarding, qui suit l’action de chercher et d’engager un nouvel employé, peut rapidement devenir complexe, rendant difficile l’implémentation d’un modèle de plan d’intégration de nouvel employé efficace.

Vous voulez gagner en temps et favoriser une expérience positive lors de l’accueil d’un nouveau collaborateur ? iSpring Learn automatise la procédure d’intégration d’un nouveau salarié, ou nouvel arrivant, en centralisant les formations et les ressources nécessaires. Testez vous-même ou demandez une démo en direct.

Nous allons maintenant détailler chaque phase du processus d’intégration, ainsi que les fonctionnalités d’iSpring Learn disponibles. Voici des étapes d’un plan d’intégration :

Phase 1 du plan d’intégration d’un nouvel employé : Pré-intégration (Avant le premier jour)

Dans un bon modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé, la pré-intégration est une des étapes clés qui permet de donner une première impression positive au nouvel arrivant et de préparer son environnement.

Dans notre exemple de procédure d’accueil d’un nouveau salarié, cette phase de la mise en place d’un plan d’intégration peut inclure les étapes suivantes :

• Communication proactive : Dès la signature du contrat, maintenez le contact avec le nouveau salarié via un message de bienvenue chaleureux, accompagné d’informations pratiques (code vestimentaire, accès aux locaux, conseils pour son arrivée au sein de l’entreprise), d’une présentation de l’équipe, et éventuellement d’un livret d’accueil.

• Préparation administrative et du poste de travail : Pour une prise de poste efficace, tout doit être prêt avant l’arrivée du nouveau salarié au sein de l’entreprise. Pensez à la préparation matérielle du poste de travail (ordinateur, badge d’accès, fournitures), la finalisation des documents administratifs (contrat, formulaires fiscaux) et la configuration des accès aux systèmes informatiques.

• Annonce interne : Informer l’équipe de l’arrivée prochaine du nouveau salarié au sein de l’entreprise favorise une meilleure intégration dès le premier jour.

Toute entreprise peut utiliser la plateforme iSpring Learn pour annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié à l’ensemble de son équipe. Cet outil se distingue par son interface intuitif, sa prise en main simple et son application mobile. Vous pouvez mettre en ligne un livret d’accueil interactif ou un message de bienvenue vidéo du directeur des ressources humaines, et créer un cours d’introduction en ligne accessible à tout nouveau salarié au sein de l’entreprise. Il y a aussi des outils de communication intégrés (messagerie, forums) qui fluidifient le parcours d’intégration d’un nouveau salarié, par exemple en facilitant les questions des nouvelles recrues avant leur arrivée et les interactions avec leur équipe et leurs collègues.

Phase 2 du plan d’intégration d’un nouvel employé : Premier jour et première semaine

La première semaine, un bon modèle de plan d’intégration concrétise le recrutement et marque la venue effective du nouvel employé. Cette partie du planning lui offre une première idée concrète de son environnement de travail et des attentes liées à sa prise de poste. Au programme :

• Accueil chaleureux et personnalisé dès la venue du nouveau membre de l’équipe : Ce suivi de l’intégration d’un nouveau salarié inclut la présentation de l’équipe, du manager, et des personnes clés avec lesquelles le nouvel arrivant sera amené à collaborer. Le livret d’accueil remis après le recrutement lui fournit d’ailleurs une aide concrète.

• Tour des locaux : Après le recrutement, la visite des locaux (bureaux, espaces communs comme la cafétéria et les salles de réunion, et les installations importantes) permet au collaborateur de se familiariser avec son nouvel environnement de travail.

• Présentation de l’entreprise : Revoyez avec le nouvel arrivant l’histoire, la culture, les valeurs et les objectifs de l’entreprise. Cette présentation renforce le sentiment d’appartenance et aide le nouveau membre à comprendre le contexte global de son travail.

• Présentation du poste et des attentes : Pour bien comprendre son contrat à la suite de son recrutement, le nouvel arrivant doit avoir une explication claire et précise des responsabilités, des attentes et des objectifs du poste, ainsi qu’une description de poste détaillée.

• Rencontre avec le manager : Une réunion individuelle avec le manager et un salarié est un point d’intégration clé. Ce rendez-vous permet de discuter des priorités, des objectifs à court terme et des attentes mutuelles.

• Formation initiale : Le démarrage de la formation sur les outils, les processus et les politiques de l’entreprise permet au nouveau collaborateur d’être rapidement opérationnel et de s’intégrer efficacement.

iSpring Learn facilite grandement les étapes de la première semaine d’intégration grâce à des fonctionnalités comme l’affectation simplifiée de cours pour diffuser rapidement les formations initiales. Oubliez les parcours traditionnels complexes, car le module Plans de développement d’iSpring Learn se concentre sur une approche structurée par tâches.

Chaque plan se présente comme une liste claire d’étapes textuelles guidant vos employés à travers les formalités importantes : de la complétion des documents RH à l’orientation au bureau et aux présentations d’équipe, en passant par l’examen des politiques et ressources clés de l’entreprise, sans oublier les exigences administratives et opérationnelles spécifiques à leur poste. Vos employés et leurs mentors apprécieront la transparence et la structure du suivi et de l’accomplissement de ces tâches d’intégration.

La mise en place de la bibliothèque de contenus facilite le processus d’onboarding et offre par ailleurs deux atouts majeurs : l’intégration d’iSpring Suite pour créer des contenus interactifs et l’accès à iSpring Academy avec ses cours prêts à l’emploi sur divers sujets.

Phase 3 du plan d’intégration d’un nouvel employé : Premier mois

Cette partie de notre guide d’intégration des nouveaux salariés, visant à renforcer l’impression positive du collaborateur après son embauche, inclut les actions suivantes :

• Suivi régulier : Pour faciliter l’intégration du salarié dans son environnement professionnel, organisez des rendez-vous réguliers avec le manager. Ces rencontres permettent d’évaluer les progrès du salarié après son recrutement et la signature du contrat, de répondre à ses éventuelles questions sur le livret d’accueil, de lui fournir du feedback constructif et d’ajuster le programme d’induction et de formation si nécessaire.

• Intégration à l’équipe : En réalisant votre modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé, pensez à encourager les interactions sociales avec l’équipe (déjeuners, pauses-café, etc.) et organiser un événement d’équipe informel pour favoriser les liens et l’esprit d’équipe.

• Mise en situation : Confier des tâches concrètes et adaptées au niveau du nouveau salarié lui permet de mettre en pratique ses compétences au sein de l’entreprise, de gagner en confiance et de se sentir utile dès le début.

• Bilan d’étape : Un entretien formel permet de faire le point sur les premiers mois, d’identifier les points forts et les axes d’amélioration, et de fixer des objectifs pour la suite. Dans tout modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé, ce moment d’échange important entre le collaborateur et son manager contribue à la réussite de son parcours au sein de l’entreprise.

La mise en place d’iSpring Learn simplifie le suivi de l’intégration grâce à des rapports détaillés permettant de mesurer l’avancement de vos nouveaux employés dans leur parcours et de suivre l’efficacité du programme d’induction. Un tableau de bord intuitif offre aux RH et aux managers un aperçu clair de l’état d’intégration.

De plus, les commentaires et l’évaluation des mentors vous donnent une vision de l’engagement et de la préparation des employés, vous aidant ainsi à prendre des décisions éclairées quant à leur aptitude à dépasser la période d’essai.

Les statistiques utilisateurs pour différentes catégories d’apprenants vous offrent aussi une vue précise sur l’engagement et les performances de chaque collaborateur, facilitant ainsi les points réguliers avec le manager et l’identification des besoins d’ajustement du programme.

Intégration des nouveaux employés

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Phase 4 du plan d’intégration d’un nouvel employé : Trois à six mois

Un bon modèle de plan d’intégration doit optimiser l’intégration de chaque personne et limiter le turnover. C’est pourquoi le suivi entre 3 et 6 mois prend en compte les conditions de travail, le poste de travail (sa définition et son adéquation avec les compétences du collaborateur) et fournit des conseils adaptés.

Durant la mise en place d’un modèle de plan d’intégration personnalisé au sein de votre entreprise, incluez les éléments suivants :

• Évaluation de la performance : Une évaluation de la performance plus formelle permet d’évaluer l’atteinte des objectifs fixés lors de l’intégration et d’identifier les besoins en formation continue. Dans tout modèle de plan d’intégration digne de ce nom, cette évaluation doit être menée de manière constructive, en fournissant un feedback clair et des conseils pour l’amélioration.

• Développement professionnel : Offrir un large choix d’opportunités de développement professionnel et de formation à long terme est un facteur clé de motivation et d’engagement pour le collaborateur. Pour réduire le turnover au sein de votre entreprise, cette discussion doit être individualisée, en tenant compte des aspirations et des compétences de chaque personne.

• Suivi continu : Maintenir un dialogue ouvert et régulier avec le manager est une des conditions clés pour assurer un soutien constant et minimiser le turnover. Ce suivi permet de détecter les éventuelles difficultés rencontrées par le salarié, de lui prodiguer des conseils adaptés, d’ajuster les objectifs si nécessaire et de renforcer le lien de confiance entre le collaborateur et son manager.

La mise en place d’iSpring Learn facilite le suivi post-intégration grâce à la possibilité de partager du contenu avec chaque nouvelle personne.

Vous pouvez diffuser facilement des supports de formation continue, des ressources et conseils pour le développement professionnel et des informations importantes concernant les conditions de travail. Commencez votre essai gratuit dès maintenant ou demandez une démo personnalisée avec l’un de nos managers.

Planning d’intégration : guide

L’importance de la formation dans tout parcours d’intégration n’est plus à démontrer, car elle prépare le terrain pour l’apprentissage qui sera dispensé tout au long de la carrière de l’employé. 

Pour réaliser un bon plan d’intégration du personnel, notamment pour un nouvel embauché, vous pouvez compter sur iSpring Learn. Cette plateforme permet de créer et de gérer efficacement des projets d’intégration (exemple : modules interactifs, quiz, etc.). Découvrez comment iSpring Learn peut vous aider à optimiser la formation des nouveaux collaborateurs avec un bon plan d’intégration.

Étape 1. Élaborer un plan de formation d’un nouvel employé

Le contenu de chaque modèle de plan d’intégration d’un nouveau collaborateur est flexible, mais peut généralement avoir deux parties clés :

• Une formation globale pour tous les nouveaux salariés : Vous pouvez y inclure des modules sur la culture et la mission de l’organisation, l’équipe de direction principale, les règles importantes, les règlements, etc.

• Une formation spécifique pour un rôle et un travail précis : Il peut s’agir d’une formation de base sur les processus et systèmes de base pour un poste spécifique.

Le point essentiel ici est qu’il peut être long et coûteux d’intégrer et de former chaque nouvel employé en face à face. Ceci est particulièrement vrai pour les grandes organisations avec un taux de rotation élevé. C’est pourquoi de nombreuses organisations passent la formation d’intégration de leurs collaborateurs, ou du moins une partie de celle-ci, en ligne.

Un programme de formation asynchrone pour les nouvelles recrues utilisant l’e-learning présente de nombreux avantages, notamment une disponibilité à la demande qui lui permet d’être consultable à tout moment. Il est également réutilisable, ce qui signifie qu’une formation nouvel employé créée une fois peut être utilisée pour tous les nouveaux employés, et personnalisée. Vous pouvez ainsi créer plusieurs versions ou parcours selon les différents types de salariés au moment de personnaliser le modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé.

Voici un exemple de cours d’initiation faisant partie du parcours d’intégration de tous les nouveaux salariés qui entrent dans une entreprise :

Voyons maintenant un exemple de processus d’intégration d’une semaine pour des postes de commerciaux.

Étape 2. Créer des supports d’apprentissage

Si vous démarrez dans le domaine de la création de contenu e-learning, la création d’un cours d’intégration pour les nouveaux collaborateurs peut sembler une tâche ardue qui nécessite l’embauche d’un concepteur de cours professionnel. Toutefois, grâce aux outils auteur modernes, vous pouvez avoir votre travail prémâché et créer vous-même les cours en ligne, à inclure dans votre modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé, grâce aux nombreux modèles adaptés.

Par exemple, avec iSpring Suite, vous pouvez créer des cours magnifiques et intéressants pour chaque personne sans aucune connaissance préalable en e-learning. Il s’agit d’un outil auteur complet et facile à utiliser qui vous permet de créer des cours basés sur des diapositives, des quiz, des vidéos et screencasts de formation, des simulations de dialogue et des modules interactifs de microlearning en étapes simples. Téléchargez l’essai gratuit de 14 jours d’iSpring Suite maintenant pour créer rapidement des cours en ligne ou demandez une démo.

Voyons maintenant quelques modèles d’intégration de composants pouvant être créés facilement avec iSpring Suite et livrés sous forme d’e-learning à l’aide d’iSpring Learn qui serviront à tout bon plan d’intégration de nouveaux employés.

Vidéo

L’onboarding d’une nouvelle recrue est grandement facilitée par l’intégration de la vidéo au sein de son parcours d’intégration, notamment dès son arrivée. Pour créer un bon plan d’intégration, vous pouvez ajouter divers modèles de vidéos afin de faciliter l’arrivée d’un nouveau membre.

Une vidéo de présentation de l’entreprise et des équipes permet de définir le contexte et de créer un premier lien, tandis qu’une autre expliquant les conditions de travail et les attentes liées au poste clarifie les aspects pratiques. Des témoignages de salariés peuvent aussi illustrer la culture d’entreprise et réduire le turnover en offrant une vision authentique et engageante.

Imaginez l’impact d’un message de bienvenue personnalisé du PDG, s’adressant directement au nouveau salarié : cette initiative humanise l’entreprise et renforce son adhésion aux valeurs et objectifs dès le début de son poste.

Privilégiée lors de la création d’un plan d’intégration structuré, la vidéo offre une dimension humaine et engageante, complémentaire aux informations plus formelles, et contribue à créer un lien émotionnel fort avec l’organisation. Ce format dynamique capte l’attention du nouveau salarié et facilite la mémorisation des informations clés, optimisant ainsi l’expérience d’intégration.

Cours basé sur des diapositives

Les cours d’e-learning peuvent être créés rapidement et facilement, puis dispensés en ligne. Ils sont parfaits pour approfondir des sujets tels que la culture, la mission et les valeurs fondamentales de la société.

Imaginez un modèle de plan d’intégration pour un nouvel arrivant à un poste de commercial au sein de votre entreprise. Un des modules de formation pourrait être un cours basé sur des diapositives qui détaille les étapes clés du cycle de vente, offrant des conseils pratiques sur la prospection et la relation client, un point essentiel abordé en détail dans un article complémentaire. Dans tout bon plan d’intégration de nouvelles recrues, ce format permet de transmettre efficacement aux nouveaux salariés les informations fondamentales de manière structurée et accessible.

Par exemple, Forever Direct, le centre de distribution régional de Forever Living Products, une société de marketing américaine qui fabrique et commercialise des produits de beauté à base d’aloe vera, a créé tout son cours d’introduction pour les nouveaux salariés avec iSpring Suite. Ce cours couvre des sujets clés à aborder le premier jour tels que les valeurs, les règles de l’organisation, les informations sur la sécurité et la santé, et la politique environnementale.

Programme d’intégration des nouveaux employés de Forever Direct

Quiz

Lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur, il est primordial de vérifier que les informations que vous fournissez sont exactes. Ceci est particulièrement important pour les informations de type conformité qui peuvent être soumises à la loi. La meilleure façon de contrôler les connaissances de vos employés est de leur faire passer des quiz et des contrôles de connaissances.

L’idéal est d’évaluer les acquis à toutes les étapes d’un plan d’intégration d’un nouvel arrivant, selon le poste qu’il occupe au sein de votre équipe. Par exemple, après la présentation de l’entreprise à cette nouvelle personne, la mise en place d’un modèle de quiz court pourrait aider à valider sa compréhension des valeurs fondamentales, servant de point de contrôle et offrant des conseils personnalisés si nécessaire. Cette approche proactive après l’embauche garantit une intégration efficace et mesurable.

Par exemple, dans son parcours d’intégration pour nouveau salarié, Forever Direct, que nous avons mentionné plus haut, offre également aux nouvelles recrues un cours de conformité. Après avoir suivi le cours, les salariés ont à répondre à un quiz.

Quiz de conformité créé avec iSpring Suite

Modules interactifs

Un module interactif est un élément d’e-learning avec lequel le collaborateur interagit, soit à l’aide de sa souris, soit via un écran tactile. Il peut s’agir de leçons rapides ou d’inclusions dans des modules plus longs et même des parcours pédagogiques complets permettant d’augmenter l’implication et la rétention des connaissances.

Par exemple, durant la conception d’un plan d’intégration pour un nouvel arrivant, vous pouvez ajouter un module interactif présentant la culture de l’entreprise à travers des mises en situation virtuelles où il doit faire des choix et en découvrir les conséquences. Ce module pourrait distiller des conseils pratiques sur les codes de communication internes et les étapes clés pour s’intégrer efficacement, laissant ainsi une première impression positive et engageante. En utilisant des modèles captivants, cette approche active favorise une meilleure compréhension et mémorisation des informations essentielles. Le nouveau salarié n’a donc pas l’impression de défiler sur un long article.

Les modules interactifs peuvent être complexes et longs à créer à la main, mais iSpring Suite rend leur création rapide et intuitive grâce à l’utilisation de modèles et d’éditeurs glisser-déposer.

Voici quelques exemples de micromodules et morceaux de parcours d’intégration créés dans iSpring :

Simulations de dialogue

Une simulation de dialogue vaut le détour lorsque vous cherchez à créer un bon plan d’intégration avec des formats captivants. Cela permet à toute personne qui vient de signer un contrat de travail avec votre entreprise de se familiariser concrètement avec les interactions professionnelles dès les premières étapes.

Cette mise en situation, grâce à une définition claire des rôles et des objectifs, offre un planning d’apprentissage pratique et personnalisé pour le nouveau salarié. En simulant des échanges typiques, on facilite l’intégration du nouveau membre et on renforce sa confiance dans son poste.

Prenons l’exemple d’un nouveau salarié au service client qui vient de signer son contrat. Le planning d’intégration de ce nouveau salarié pourrait inclure une simulation de dialogue avec un client mécontent pour apprendre à gérer les objections dans des conditions réalistes, suivie d’une autre simulation axée sur la présentation d’un nouveau produit.

Autre exemple : un commercial nouvellement embauché au sein de votre organisation. Son parcours pourrait intégrer une simulation de négociation tarifaire avec un prospect virtuel, lui permettant de s’entraîner et de gagner en assurance avant ses premières interactions réelles, tout en respectant son planning d’intégration et les conditions de formation définies. Ces mises en situation concrètes accélèrent l’apprentissage et l’intégration du nouveau salarié.

Étape 3. Transmettre le contenu à vos employés

Une fois que vous avez créé un cours, vous aurez besoin d’un outil pour le dispenser à vos nouvelles recrues. La solution évidente est un système de gestion de l’apprentissage ou Learning Management System (LMS), conçu pour rendre ce processus aussi simple que possible. Avec une plateforme LMS comme iSpring Learn, vous pouvez rapidement créer et attribuer un parcours d’intégration et mettre en place les cours à dispenser à vos nouvelles recrues. Vous pouvez tester l’essai gratuit de 30 jours d’iSpring Learn pour découvrir les fonctionnalités pour l’onboarding. Pour une présentation personnalisée, réservez une démonstration en direct.

Un système de gestion de l’apprentissage aide grandement dans la création d’un plan d’intégration clair et accessible en ligne. C’est une bonne idée pour offrir un parcours d’intégration engageant au salarié dès son arrivée et sa prise de poste. La nouvelle recrue peut ainsi appréhender la culture, les processus et les outils de l’entreprise à son propre rythme.

Cet accès facilité, même hors ligne via une application native, assure une formation continue et passionnante pour le salarié, renforçant son autonomie et sa confiance. Un LMS permet ainsi de standardiser et de personnaliser l’expérience d’intégration, optimisant l’investissement de l’entreprise dans ses nouveaux talents.

Les possibilités sont infinies et, en combinant une plateforme LMS à un outil auteur, vous obtiendrez la flexibilité nécessaire pour créer des programmes mixtes incroyables.

Étape 4. Évaluer et améliorer

Il ne sert à rien de créer et gérer un excellent plan de formation pour nouveaux salariés si vous ne contrôlez pas son efficacité. Il est très rare d’atteindre la perfection du premier coup, mais en utilisant les mesures réalisées par votre LMS en combinaison avec des enquêtes et évaluations, vous pouvez mesurer l’efficacité de votre programme et mettre en œuvre un processus d’amélioration continue.

Les principales mesures du LMS à suivre concernant votre plan d’intégration sont les taux de réussite aux quiz et les taux d’achèvement de suivi des cours. Avec toutes ces informations, vous aurez une bonne idée de l’implication et de l’efficacité de votre programme suite au recrutement de vos nouveaux collaborateurs.

Questionnaires de feedback

Vous pourriez, après un mois, envoyer un questionnaire de feedback au nouveau salarié afin de recueillir son ressenti sur la clarté des informations fournies et la qualité de son accueil. Analyser ces retours vous permettra d’identifier les points forts et les axes d’amélioration de votre processus d’intégration.

Grilles d’évaluation des compétences et de l’intégration

Pour évaluer l’efficacité du plan d’intégration, une grille d’évaluation des compétences peut suivre la progression d’un nouvel arrivant sur des tâches spécifiques liées à son poste, notant par exemple sa maîtrise des outils logiciels après une semaine et après un mois. En comparant les évaluations initiales et ultérieures des salariés, l’entreprise obtient des données concrètes sur l’impact du plan d’intégration sur la montée en compétences et l’engagement du nouveau collaborateur.

Entretiens individuels structurés

Après la prise de poste d’une nouvelle recrue, vous pouvez organiser un rendez-vous individuel pour faire le point sur son avancée dans le parcours d’intégration en ligne. Suite à l’analyse des taux de réussite aux quiz et d’achèvement des modules fournis par le LMS, sollicitez ses idées et propositions d’amélioration du contenu ou sur la mise en place du programme, afin d’optimiser continuellement l’efficacité de l’onboarding pour les futurs nouveaux salariés.

Processus d’intégration d’un nouveau salarié : résumé des astuces

Au cours de la première semaine

Il est important de ne pas submerger le nouveau salarié à ce stade du processus d’intégration. S’il est important de terminer le plan d’accueil d’intégration en temps et en heure, vous souhaitez également que votre nouvel employé soit productif et trouve sa place.

• Passez en revue les procédures, règles, processus et normes importants. Il s’agit ici entre autres des règles et réglementations relatives à l’utilisation d’Internet et des médias sociaux, à la communication par email et au temps de pause pour les collaborateurs.

• Présentez la culture de l’entreprise. A ce stade du plan d’intégration, le nouvel employé devrait avoir acquis une compréhension globale de l’essence de l’organisation, généralement présentés lors de son premier jour. Il est maintenant crucial de relier ces éléments à votre culture d’entreprise et de l’aider à saisir en quoi celle-ci influence directement le produit ou le service final que vous proposez.

• Fournissez des guides d’installation. De la configuration d’email et d’ordinateur, en passant par les processus et plateformes essentiels que vos collaborateurs utilisent, chaque entreprise a sa propre façon de faire.

• Créez un manuel d’instructions. Créez un manuel d’instructions qui comprend les jalons du parcours d’intégration à atteindre Jour 5, Semaine 2 et à la fin du Mois 1. En donnant à vos nouveaux employés des étapes concrètes à franchir, vous les aiderez à planifier leur temps.

• Décrivez le processus de formation. Familiarisez le collaborateur avec le fonctionnement de la formation d’un nouvel employé au sein de l’organisation et ce qu’on attend de lui. À ce stade, vous pouvez mettre à sa disposition le matériel ou les modules de formation qu’il doit suivre au cours de la première semaine de sa prise de poste et lui fournir des contacts en matière de ressources humaines ou autres pour la formation. Un planning de la première journée de formation peut aussi être fourni.

• Commencez la formation. Le deuxième jour est un bon moment pour commencer la formation.

• Effectuez un suivi à la fin de la semaine. Après avoir donné au nouveau collaborateur le temps de s’habituer au bureau, à l’espace de travail et à son mentor, faites un suivi avec lui pour vous assurer qu’il est à l’aise et qu’il prend les choses en main à un rythme approprié. La fin de la première semaine est un bon moment pour discuter du déroulement de la suite du plan d’intégration, de ce que vous attendez de lui et de sa situation une fois ce moment atteint.

• Prévoyez un point au bout de deux semaines. Inscrivez-le à l’ordre du jour vers la fin de la première semaine, il constituera une étape importante pour vous et le nouvel employé.

• Encouragez l’activité. Donnez aux nouvelles recrues du travail à faire. Cela peut sembler évident, mais ne vous laissez pas déborder par le processus d’intégration d’un nouveau salarié ; consacrez quelques heures par jour à leur faire effectuer du travail concret.

Au cours des trois premiers mois

• Établissez des lignes de communication. À la fin du premier mois, le nouveau collaborateur doit être bien installé dans son bureau et entrer dans le vif de sa formation et son travail. Découvrez ce qui se passe bien et ce pour quoi ils pourraient avoir besoin d’aide et de conseils.

• Commencez à fournir un retour d’informations régulier. Vous pouvez par exemple obtenir des mises à jour de la part des collègues qui travaillent en étroite collaboration avec le nouveau salarié pour corriger son parcours d’intégration si nécessaire.

• Encouragez l’indépendance. Vous avez mis en place un excellent plan d’intégration d’entreprise, accompagné d’une formation de qualité et d’un processus d’évaluation et de préparation – il est temps d’encourager les nouveaux salariés à le suivre et à s’en servir.

• Fixez des objectifs de performance. Les objectifs n’encouragent pas seulement les bonnes performances, ils encouragent également l’implication. Ainsi, avant le premier point mensuel, fixez des objectifs à atteindre au cours des trois premiers mois.

• Faites passer leur premier entretien d’évaluation aux collaborateurs. Après 90 jours, votre nouvelle recrue devrait avoir atteint un niveau de compétence convenable. L’entretien est un bon moment pour évaluer ses talents, points forts et points faibles et faire des propositions sur le travail pour décider si le programme de formation actuel répond à tous ses besoins.

Conclusion

Dans cet article, nous vous avons présenté un examen approfondi de l’intégration d’un nouvel employé, qu’il s’agisse d’un sous-traitant ou d’un collaborateur, et espérons avoir généré des idées concrètes à utiliser dans vos propres programmes. Si vous avez aimé les informations contenues dans cet article, vous pouvez télécharger la checklist des éléments à utiliser dans votre propre parcours d’intégration.

Vous recherchez aussi un logiciel pour assurer l’efficacité de tout modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé ? Vous pouvez utiliser iSpring Learn pour la mise en place de la formation et l’intégration en entreprise. Si votre processus d’intégration nécessite par exemple un parcours de formation personnalisé, ce logiciel vous fournit tous les outils nécessaires.

En téléchargeant la version d’essai gratuite de 30 jours d’iSpring Learn, vous pouvez bénéficier des avantages d’un LMS et constater directement l’impact sur le plan d’intégration des nouveaux salariés. Pour aller plus loin et obtenir une présentation personnalisée, réservez une démonstration en direct.