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Le mot « automatisation » suscite un large éventail d’émotions, selon l’interlocuteur auquel on s’adresse. À première vue, il peut sembler s’agir d’une méthode peu scrupuleuse permettant aux entreprises de remplacer les employés humains, mais ce n’est pas tout à fait vrai. Depuis ses débuts, l’automatisation a apporté au monde de la formation en entreprise des avantages immenses et indispensables – tant pour l’employeur que pour l’employé. 

La formation automatisée se manifeste de nombreuses façons, mais, pour l’essentiel, elle offre un référentiel centralisé permettant aux employés, qu’ils soient nouveaux ou non, d’accéder à leur programme de formation, mais aussi de s’y investir plus intimement pour une expérience améliorée.

Qu’est-ce que l’automatisation de la formation ?

Les médias représentent souvent l’automatisation comme l’utilisation d’applications mobiles intelligentes qui vous facilitent la vie. Elles vous permettent de contrôler tous les aspects de votre maison d’une simple pression sur votre téléphone, même lorsque vous n’êtes pas présent. Vous pouvez automatiser l’éclairage et le contrôle de la température chez vous, nourrir vos poissons rouges dans leur aquarium, et même faire vos courses si vous avez un réfrigérateur intelligent. Ainsi, pour bien comprendre ce qu’est « l’automatisation de la formation », dissipons d’abord les idées fausses en définissant le terme « automatisation ».

L’automatisation est l’action qui consiste à faire fonctionner un processus commercial ou une installation « automatiquement » et plus efficacement.

Ainsi, par extension, la formation automatisée rend le processus de formation des employés plus automatique et efficace. Elle implique qu’une partie des tâches qui sont habituellement effectuées manuellement par une personne sont désormais accomplies par un programme. En général, elle automatise les tâches fastidieuses et/ou répétitives de manière très évolutive (surtout d’un point de vue administratif !). Le personnel chargé de la formation peut ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes, telles que la définition des objectifs d’apprentissage, la conception des cours et le développement de contenus de qualité. Ce processus est souvent réalisé en ligne par le biais d’un système de gestion de l’apprentissage (LMS) – l’essentiel d’une plateforme d’automatisation.

Avantages de l’automatisation de la formation

Nous avons déjà évoqué certains des avantages uniques et tangibles des systèmes de formation automatisés, mais ce n’est qu’un début ! La liste suivante présente les avantages les plus courants de l’automatisation de la formation, tant pour l’entreprise que pour ses employés.

Élimination des tâches répétitives

Tout ce qui est répétitif ou basé sur des formules peut être automatisé. C’est d’ailleurs là tout l’intérêt ! Les tâches répétitives et ne demandant pas de réelle réflexion ont tendance à être monotones. Ainsi, pour nous adapter à la situation et rester productif, nous nous mettons souvent et inconsciemment en « pilote automatique », augmentant alors considérablement le risque d’erreur humaine. 

Ces types de tâches fastidieuses comprennent des processus de backend tels que l’inscription des stagiaires, la tenue de dossiers de formation précis (en particulier lorsqu’il s’agit « d’audits » et de « conformité »), le suivi de la progression et des résultats des utilisateurs, ainsi que l’ajout et la suppression d’employés, qui peuvent être configurés avec des règles d’attribution automatique qui regroupent les apprenants selon des critères prédéfinis. 

En outre, les communications prévisibles, telles qu’informer les employés sur le matériel pédagogique requis ou la durée totale d’un cours, sont hautement conventionnelles et donc faciles à automatiser, notamment par le biais de modèles et de déclencheurs de notification. Bien que cette communication soit importante, votre équipe d’apprentissage et développement ne ferait-elle pas mieux de s’occuper de tâches de formation qui nécessitent une réflexion plus poussée, comme la conception d’un programme réussi ?

Rendre le processus d’intégration plus efficace

Toute entreprise qui vise à se développer aura besoin d’une main-d’œuvre plus importante, éventuellement répartie, qui doit être mise au courant des processus et procédures de l’entreprise et de tout nouveau rôle. Imaginez maintenant que vous répétiez manuellement ce processus pour chaque nouveau groupe de recrues. Rien que cette évocation, vous ôte tout le plaisir à voir votre entreprise croître. Après tout, vos formateurs sont des spécialistes du développement de l’apprentissage, pas de la saisie de données. Heureusement, le processus d’intégration est tout à fait compatible avec l’automatisation des tâches répétitives. 

Et si vous n’aviez à établir ce processus qu’une bonne fois pour toute, et simplement à le « lancer » avec chaque lot de nouveaux arrivants ? Tout LMS digne d’intérêt ne se contente pas de rationaliser ce processus pour vous, mais fournit des supports de formation aux employés, où qu’ils soient, à tout moment, afin qu’ils puissent les compléter quand et où il leur convient.

Des économies de temps et de coûts colossales

Les entreprises peuvent réaliser des économies de temps et d’argent considérables en optant pour une formation aux logiciels automatisée, mais il est préférable d’être stratégique. La plupart du temps, la conception et le développement des cours sont des processus limités qui ont donc un coût fixe. Ainsi, l’aspect le plus coûteux de la formation en entreprise, c’est l’exécution de sa prestation continue. En d’autres termes, c’est en concentrant vos efforts d’automatisation sur le processus de diffusion de la formation que vous économiserez le plus d’argent. 

Prenez les cours traditionnels, où les employés sont formés en face à face. Non seulement vous avez à payer le temps et les salaires associés à l’instruction humaine, mais le fait d’éloigner les employés de leur rôle habituel interrompt les activités de l’entreprise, ce qui est assez coûteux. De même, vous ne voulez pas garder les employés après les heures de travail pour les former. Outre la fatigue et la frustration, les heures supplémentaires – et les coûts qui en découlent – s’accumulent rapidement !

Alors, pourquoi ne pas réduire le temps, les coûts et la main-d’œuvre à une approche ponctuelle de « développement de la formation » ? De cette façon, vous pouvez aussi automatiser complètement la formation continue, grâce à un système de gestion de l’apprentissage. 

Les LMS permettent au personnel de formation et aux stagiaires de « travailler plus intelligemment, pas plus durement ». En utilisant un logiciel de formation centralisé et automatisé, tout ce dont vos employés auront besoin pour accéder à la formation est une connexion Wifi. Ainsi, les apprenants peuvent accéder à la formation indépendamment du temps et de l’espace. Par conséquent, la formation n’interférera pas avec leurs tâches habituelles, libérant ainsi un temps précieux pour le travail lié au rôle et à l’expertise. Les apprenants auront la liberté et la flexibilité de suivre la formation à leur propre rythme.

Offrir une expérience d’apprentissage cohérente et fiable

Outre les exigences d’une main-d’œuvre croissante et/ou de plus en plus répartie, les politiques et procédures des entreprises sont en constante évolution. Par exemple, les développements organisationnels sont souvent soumis à la législation gouvernementale et aux exigences de conformité. Dans ces situations, il est particulièrement important de fournir une expérience d’apprentissage cohérente et fiable. 

L’automatisation de la formation, par le biais d’un LMS, peut minimiser tout risque interne associé à la non-conformité. De plus, elle constitue un moyen beaucoup plus fiable et efficace de mettre à jour la formation à mesure que les politiques évoluent. Parce qu’un LMS sert de référentiel centralisé pour vos cours de formation, tout le monde (les administrateurs comme les stagiaires) travaille toujours avec les mêmes supports. Par exemple, si le gouvernement américain modifie un protocole de protection des données, vous n’aurez besoin de mettre à jour vos contenus qu’à un seul endroit – l’endroit centralisé auquel tout le monde accède !

Comment automatiser la formation et le développement des employés

Maintenant que vous avez une bonne idée de ce qu’implique la formation automatisée, ainsi que de ses nombreux avantages, il est temps d’élaborer une stratégie pour la mise en œuvre. Dans cette section, nous vous proposons un plan en 5 étapes pour automatiser la formation des employés.

Étape 1. Concevez et développez des cours de formation

Avant de pouvoir automatiser votre formation, celle-ci doit d’abord exister. Il y a deux façons de procéder : confier le développement de la formation à des tiers ou créer des cours eLearning en interne. 

Voici le processus général pour concevoir et développer des cours en interne.

  1. Développez des buts d’apprentissage en vous demandant ce que vous voulez enseigner, puis divisez ces buts en objectifs d’apprentissage en vous demandant quelles actions vous voulez que les stagiaires réalisent. 
  2. Effectuez des recherches sur le sujet choisi, prenez des notes et élaborez un plan/une feuille de route pour le cours.
  3. Concrétisez votre plan de cours en rédigeant le contenu correspondant à chaque section. 
  4. Sélectionnez un outil auteur en fonction du type de cours que vous souhaitez créer. Par exemple, allez-vous créer des vidéos de formation ou des cours basés sur des diapositives ? Peut-être, à terme, espérez-vous intégrer des screencasts, des simulations de dialogue ou de l’interactivité. Ainsi, il est important de ne pas penser uniquement aux besoins actuels, mais aussi à ce qui pourrait devenir nécessaire à l’avenir.

Outre ces considérations, vous devrez déterminer si votre équipe dispose du savoir-faire technologique nécessaire pour créer ces types de contenu de manière professionnelle. Heureusement, il existe de nombreux outils simples mais sophistiqués qui répondent à ces exigences technologiques.

S’il s’agit de votre première incursion dans le monde de l’eLearning, alors iSpring Suite Max est un bon choix. Il vous permet d’enregistrer des vidéos de formation professionnelles sans effort, et de produire des cours basés sur des diapositives avec des médias, des interactions innovantes, des quiz et des jeux de rôle. Regardez ce cours de démonstration créé avec iSpring pour voir comment il fonctionne :

  1. Développez vos supports de formation à l’aide du logiciel auteur de votre choix. Certains outils sont fournis avec des ressources prêtes à l’emploi qui peuvent vous aider à créer des cours en quelques minutes. Par exemple, iSpring Suite Max dispose d’une vaste bibliothèque de personnages, de lieux et d’icônes, ainsi que d’un grand nombre de modèles. Ainsi, pour créer un cours, il vous suffit de disposer des blocs prêts à l’emploi et d’ajouter votre texte et vos médias.

Pour plonger plus profondément dans le processus de développement de cours, lisez notre guide complet sur comment créer du contenu eLearning.

Étape 2 – Choisir un logiciel de formation automatisé

Comme nous l’avons mentionné, les LMS constituent l’essentiel d’un système de formation automatisé. Et pour compliquer les choses, ils ne manquent pas sur le marché. Mais avant de commencer à parcourir les options, prenez du recul et déterminez le degré d’automatisation qu’il vous faut pour répondre aux besoins de votre entreprise. Parmi les facteurs pertinents, citons la nature de votre contenu de formation, le choix d’une approche mixte ou asynchrone, ainsi que la taille et le taux de croissance de l’entreprise. Après avoir évalué vos besoins en matière d’automatisation, vous serez en mesure de faire le tri entre les « indispensables » et les « peut-être ». Pour plus de détails, consultez notre guide sur le choix d’un LMS.

Si vous recherchez une solution simple mais efficace qui vous permettra d’automatiser toutes les tâches fastidieuses et chronophages, vous pouvez jeter un œil au iSpring Learn LMS.

Étape 3 – Automatisez les communications administratives et les processus RH

Maintenant que vous avez un LMS, vous pouvez vous plonger dans ses fonctions d’automatisation. La première étape, la plus intuitive, consiste à automatiser les tâches administratives et RH les plus répétitives, comme la gestion des dossiers de formation. Non seulement vous libérez un temps précieux pour des tâches plus significatives et importantes, mais vous minimisez les erreurs humaines lors de la saisie des données des stagiaires, ce qui facilite le suivi de leurs progrès et leurs résultats et la notification des dates importantes (par exemple, l’expiration des qualifications).

Voyons comment fonctionne le moteur d’automatisation en prenant l’exemple d’iSpring Learn. Ce LMS présente l’avantage de pouvoir refléter la structure de votre entreprise. La fonction « départements » d’iSpring vous permet d’organiser vos employés selon une hiérarchie arborescente de départements et de sous-départements. Il est ainsi facile de désigner des administrateurs par branche, d’attribuer un ou plusieurs cours à un ou plusieurs départements, et de segmenter les rapports. De même, vous pouvez créer des « groupes » personnalisés au sein de chaque département en fonction du rôle des employés, des projets, etc. À partir de là, l’automatisation de l’inscription est aussi simple que la définition de paramètres, après quoi le système exécute simplement de la tâche. 

Par exemple, si vous avez embauché un grand nombre de nouveaux employés, iSpring Learn peut les placer dans un groupe « nouveaux employés » qui les inscrit automatiquement à une formation d’orientation générale. 

Pour aller plus loin, lorsque les apprenants doivent suivre une formation à une fréquence prédéfinie (par exemple, une formation annuelle sur la sécurité), iSpring Learn peut les réinscrire automatiquement à intervalles réguliers, ce qui permet aux administrateurs de « paramétrer et oublier ». Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour automatiser les formations de conformité ou de « remise à niveau », souvent dispensées à intervalles réguliers.

De plus, ces fonctionnalités d’inscription unique et récurrente permettent deux autres fonctionnalités pratiques : les déclencheurs de notification et les certifications. Qu’il s’agisse d’envoyer des notifications personnelles par email aux stagiaires qui sont en retard dans la réalisation d’un travail ou de rappeler à l’ensemble d’un groupe ou d’un service l’approche de la date limite d’achèvement d’un cours, le processus est aussi simple que de sélectionner ou de désélectionner des options dans une liste exhaustive « d’événements de notification ». 

Enfin, la distribution des certificats d’achèvement peut être une tâche fastidieuse à laquelle les équipes RH/administration doivent s’atteler. Avec les cours autogérés, les stagiaires sont tenus de suivre la formation selon des calendriers différents. Mais au lieu de délivrer des certificats uniquement en fonction de la date limite d’achèvement du cours, vous pouvez programmer des paramètres pour toutes les activités de formation que les apprenants doivent accomplir avant de délivrer automatiquement un certificat personnalisé ou basé sur un modèle.

Étape 4 – Uploadez le contenu

Une fois que vous avez configuré le LMS pour l’automatisation de la formation, uploadez votre matériel pédagogique sur la plateforme. Il peut s’agir non seulement de cours eLearning créés avec un outil auteur, mais aussi de tout type de contenu, y compris des vidéos, des PDF et des documents Word, et des fichiers audio. Les LMS les plus innovants disposent d’une fonction de suivi de l’apprentissage qui permet aux utilisateurs de combiner divers éléments de contenu dans un cours composé.

Après avoir créé un parcours pédagogique dans iSpring Learn, vous pouvez configurer la manière dont vos apprenants suivront les cours (vous n’aurez à le faire qu’une seule fois et tous les employés qui seront inscrits à ce parcours apprendront de la même manière). Vous pouvez créer un calendrier précis pour la disponibilité de chaque cours d’un parcours pédagogique, laisser vos apprenants passer au cours suivant seulement après avoir terminé le précédent, ou leur permettre de choisir quel cours regarder et dans l’ordre de leur choix.

Étape 5 – Suivez la progression du stagiaire

Cette étape présuppose que les stagiaires ont déjà été inscrits et ont commencé leur formation. Il est maintenant temps de suivre les progrès et les résultats des apprenants. C’est là que les fonctions de reporting et d’analyse de votre LMS se révèlent très utiles. Un suivi robuste et des analyses détaillées fournissent des informations précieuses sur les résultats des apprenants et l’efficacité de votre approche de la formation. D’ailleurs, la robustesse du système de reporting d’un LMS est souvent citée comme le critère le plus important dans le choix d’un LMS. 

Pour suivre la progression et les résultats des stagiaires, iSpring Learn vous permet de générer automatiquement un grand nombre de rapports : progression de l’apprenant, achèvement du cours, résultats aux évaluations, etc. 

Par exemple, ce rapport sur la progression des cours indique, en un coup d’œil, les cours que vous avez uploadés, le nombre de stagiaires inscrits à chacun d’eux et le nombre de stagiaires dont les cours (détaillés) sont « en cours » ou terminés.

Dans iSpring, vous pouvez envoyer des rapports par email à vos collègues ou employés. Il est aussi possible d’automatiser ce processus en programmant l’envoi des rapports. Il vous suffit de définir une seule fois qui doit recevoir quel rapport, et les destinataires recevront un rapport même en votre absence.

Étape 6 – Reconnaissez les réalisations du stagiaire

Les cinq étapes précédentes sont essentiellement de nature logistique, c’est-à-dire qu’elles portent sur la manière d’automatiser l’élaboration, la gestion, l’exécution et le suivi de votre programme de formation. Ici, vous pouvez faire preuve de créativité pour déterminer la meilleure façon de maintenir la motivation des apprenants, en particulier lors de formations hors site. 

D’ailleurs, au cours des premières itérations du déploiement d’un cours, la fonction de rapport abordée à l’étape 5 peut mettre en évidence les points faibles de votre formation qui peuvent être réglés grâce à des améliorations qui éveillent l’intérêt de l’apprenant. Vous devez garder à l’esprit 3 choses concernant la psychologie des apprenants adultes. Ils ont besoin :

1. D’avoir le sentiment de contrôler leur apprentissage

2. De feedback régulier pour mettre en évidence leurs faiblesses

3. D’être reconnus ou « validés » pour leurs réalisations.

Si vous vous sentez perdu en essayant d’améliorer votre cours de formation sans rapports et analyses solides, imaginez la perte de contrôle que ressentent les apprenants s’ils n’ont aucune idée de si ils progressent ou non. C’est pourquoi il est impératif de fournir un retour d’information régulier – sous quelque forme que ce soit – pour maintenir leur engagement. 

Les LMS modernes permettent aux utilisateurs d’intégrer des éléments de jeu – points, badges, classements et niveaux – qui peuvent servir d’outils de feedback et de reconnaissance. En récompensant vos stagiaires, vous les motivez et inspirez l’esprit de compétition. iSpring Learn propose tous ces éléments de gamification et bien plus encore !

Par exemple, si votre programme de formation comporte un volume élevé de contenus denses, une stratégie d’automatisation intelligente consiste à les décomposer en devoirs, tests et/ou simulations, après quoi vous pouvez définir un nombre prédéfini de points à attribuer aux apprenants en fonction de la complexité et/ou de la réalisation de chaque activité. Vous pouvez automatiser davantage le processus en fixant simplement un nombre fixe de points à attribuer par évaluation/cours.

Dans la même veine que les « points », vous pouvez automatiser les badges. Il vous suffit de définir les règles. Par exemple, vous pouvez spécifier le nombre de points requis pour obtenir un certain badge ou « titre », ou définir ce qui doit être complété (par exemple, un cours, un devoir, un test) pour l’obtenir. iSpring Learn est non seulement livré avec un large choix de badges, mais vous pouvez créer les vôtres avec des images personnalisées !

De plus, iSpring Learn peut assembler automatiquement toutes les données de ces points et badges dans un classement qui montre aux stagiaires comment ils se situent par rapport à la « concurrence », c’est-à-dire leurs collègues.

Enfin, que vous soyez une institution accréditée ou non, vous ne pouvez pas vous tromper en générant automatiquement des certificats d’achèvement. Le simple fait de savoir qu’un certificat vous attend à la fin d’une formation suffit à motiver la plupart des apprenants du début à la fin.

Avec iSpring Learn, vous pouvez travailler avec des modèles de certificat personnalisables qui sont automatiquement délivrés lors d’un événement ou d’un déclencheur de « cours terminé ».

En résumé

Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, les économies de temps et d’argent potentielles grâce à la formation automatisée sont illimitées. Plutôt que de remplacer la main-d’œuvre humaine, l’automatisation de la formation vous libère du temps pour que vous puissiez vous consacrer à des tâches significatives et créatives qui nécessitent plus grande réflexion. Ainsi, l’employeur et les employés ont tout à gagner d’un tel investissement inestimable. Alors pourquoi passer à côté ? Techniquement parlant, la partie la plus difficile de la mise en œuvre de l’automatisation est simplement de trouver le bon logiciel. 

Heureusement, nous vous avons donné un point de départ solide pour optimiser et développer votre entreprise. Essayez iSpring Learn, sans carte de crédit et sans engagement !

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