Comment choisir un LMS et ne pas le regretter : mode d’emploi en 5 étapes

Près de 4 entreprises américaines sur 10 qui utilisent le eLearning ne sont pas satisfaites de leur LMS. Selon l’étude LMS Trends 2015 du Brandon Hall Group, les données montrent que 38 % des entreprises interrogées envisagent de changer de système.

Nous avons recueilli les commentaires d’experts en eLearning et créé un plan détaillé, étape par étape, qui vous aidera à y voir plus clair dans le battage publicitaire et découvrir comment choisir un LMS qui correspond vraiment à vos besoins.

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Étape 1. Identifier vos besoins

Avec un si grand nombre (plus de 600) de plateformes d’apprentissage sur le marché, vous devez commencer par des critères de recherche bien définis. Il est essentiel de savoir exactement ce que vous attendez d’un LMS et comment il peut vous aider à atteindre vos objectifs de formation et vos objectifs commerciaux.

Déterminer les buts et objectifs

Fixez l’objectif commercial que vous souhaitez atteindre avec l’aide du eLearning. Pour ce faire, posez-vous la question : “Qu’est-ce que la formation doit m’apporter ?” La réponse à cette question vous indiquera clairement le résultat à atteindre. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables et limités dans le temps.

Par exemple :

Afin d’expliquer clairement comment atteindre un objectif, divisez-le en petites tâches. Le résultat est une feuille de route réaliste.

Par exemple, si l’objectif est :

Réduire le délai de certification des représentants commerciaux de 3 mois à 1 semaine.

Vous pouvez fixer les objectifs suivants :

1. Informer le personnel sur la gamme de produits et les avantages de chaque produit.
2. Enseigner des techniques de vente efficaces à vos collègues.
3. Vérifier les connaissances de vos employés sur la gamme de produits après la formation.
4. Vérifier comment vos collègues ont maîtrisé leurs compétences de vente.

Comment choisir un LMS

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Connaître son public

Lorsque vous choisissez un système de gestion de l’apprentissage, il est essentiel de comprendre exactement qui vous allez former. Cela vous aidera à mieux définir les exigences de votre stratégie d’apprentissage dans un LMS. Pour bien comprendre quel est votre public, répondez à cinq questions.

1. Quel âge ont vos employés ? Par exemple, si la plupart des apprenants font partie de la génération Y, ils apprécieront certainement d’apprendre en partageant des informations importantes avec leurs collègues et en participant à des discussions sur les médias sociaux. Il sera alors important de choisir un LMS avec des fonctionnalités d’apprentissage social.
2. Vos employés ont-ils des niveaux de compétences variés ? Si vous prévoyez de former aussi bien les nouveaux arrivants que les employés expérimentés, vous aurez besoin d’un système qui n’obligera pas les apprenants à revoir du matériel qu’ils maîtrisent déjà en raison d’une structure unique. Dans ce cas, un LMS avec la possibilité de créer différents parcours pédagogiques et de les tester sur le matériel qu’ils sont censés connaître sera la solution idéale pour vous.
3. Quel est le niveau en termes d’expertise numérique du personnel ? Si vos employés ne sont pas tous des experts du numérique, choisissez un LMS simplifié et convivial. Sinon, vous aurez besoin de plus de temps pour leur apprendre à maîtriser la plateforme (… une activité qui n’apporte clairement aucune valeur ajoutée).
4. Où vos employés étudient-ils ? Demandez à vos collègues où et quand ils préfèrent suivre leurs cours. Supposons que la plupart des employés préfèrent apprendre à partir d’appareils mobiles en dehors des heures de travail : choisissez un LMS compatible avec la mobilité.
5. Combien d’employés comptez-vous former ? Si votre entreprise est grande, vous aurez peut-être besoin d’un système permettant une inscription des utilisateurs à grande échelle. Veillez à ce que votre système puisse évoluer en fonction de vos besoins.

Répondre à ces questions vous permettra d’identifier les fonctionnalités nécessaires à votre LMS pour atteindre vos objectifs de formation et créer un environnement d’apprentissage confortable et stimulant.

Étape 2. Définir vos besoins en matière de LMS

Après avoir déterminé les buts et objectifs d’apprentissage et les données démographiques de votre cible, vous devez maintenant vous concentrer sur les exigences du système. Plus la liste des exigences du LMS est complète, plus il sera facile de trouver la solution la mieux adaptée.

Étape 3. Explorer le marché

Vous avez déjà défini les fonctionnalités du LMS dont vous avez besoin et la fourchette des coûts. Votre défi consiste maintenant à passer de centaines de choix à une courte liste de solutions. Pour commencer, utilisez l’une des méthodes suivantes pour sélectionner les fournisseurs.

« Demandez à vos amis et collègues quelles sont les solutions qu’ils utilisent. Si un LMS vous intéresse et vous connaissez quelqu’un qui l’utilise, cette personne peut être un véritable atout, car elle a une expérience pratique et peut vous dire ce qu’il en est vraiment.

Consultez les évaluations et les avis des utilisateurs de LMS. Il existe de nombreux sites web tels que Capterra et G2Crowd qui vous aideront à comparer les systèmes.

Utilisez l’outil de filtrage des logiciels LMS de Capterra pour cocher les fonctionnalités dont vous avez besoin et réduire la liste.

Résultat : Une liste de 10 à 15 plateformes d’apprentissage pour commencer. »

Mona Shaker

Expert LMS et consultant en e-Learning

Étape 4. Évaluer les fournisseurs

Maintenant que vous disposez d’une première liste, il est temps de creuser et d’en apprendre un peu plus sur chaque LMS. Objectif final : parvenir à une shortlist de 3 à 5 fournisseurs.

Naviguer sur les sites web des fournisseurs

1. Consultez la page de description du LMS pour voir si le système possède toutes les fonctionnalités nécessaires et assurez-vous qu’il n’y a pas trop d’options dont vous n’avez pas besoin. À ce stade, les fonctionnalités constituent le principal critère de sélection. Si la plateforme ne répond pas à vos exigences, elle ne doit pas figurer sur votre shortlist !
2. Examinez de plus près le fournisseur lui-même. Vérifiez depuis combien de temps elles sont sur le marché et qui sont leurs clients. C’est toujours un point positif si l’entreprise ou ses produits ont remporté des prix.
3. Lisez les avis et les success stories des entreprises/clients qui utilisent ce LMS.
4. Voyez s’il existe une base de connaissances sur le site (documentation sur les produits, articles pratiques et tutoriels vidéo). Certains fournisseurs ne proposent du matériel de formation qu’à un coût supplémentaire, tandis que d’autres n’ont tout simplement pas de contenu d’apprentissage pour soutenir leur système d’apprentissage (mauvais signe).
5. Cherchez à savoir si le produit bénéficie d’une bonne assistance technique. Un support technique de qualité implique un retour d’information rapide, la possibilité d’être contacté par différents canaux de communication et une résolution efficace des problèmes. Vous pouvez vous baser sur les conseils de Capterra pour trouver un LMS avec un support de qualité.
6. Si le fournisseur est une société étrangère, renseignez-vous sur ses caractéristiques de localisation. Il sera beaucoup plus pratique pour vos employés d’utiliser un système avec une interface dans votre langue.
7. Renseignez-vous sur la façon dont ils gèrent les mises à jour. Demandez au vendeur si les mises à jour du système sont comprises, quelle est leur fréquence, comment vous recevrez ces mises à jour et si vous devrez payer un supplément.

Cette recherche vous permettra probablement de réduire votre liste à 5-7 fournisseurs qui répondent à vos besoins.

« Cependant, n’utilisez pas les résultats de la recherche initiale pour finaliser votre décision, car ils peuvent vous induire en erreur et vous empêcher de faire le bon choix. Pour choisir l’une des nombreuses plateformes d’apprentissage, vous devez les vérifier par vous-même pour vous assurer qu’elles correspondent bien ce que promettent les fournisseurs. »

Mona Shaker

Expert LMS et consultant en e-Learning

Tester le LMS

Si vous achetez une voiture, vous la testez en la conduisant. Les démonstrations sont essentielles pour se faire une idée de la plateforme d’apprentissage et voir si elle vous aidera à atteindre vos objectifs. La plupart des LMS proposent des essais gratuits, généralement pendant 30 jours. Pendant cette période, vous avez la possibilité de vérifier toutes ses capacités. Ne vous contentez pas de parcourir les fonctionnalités ; essayez de construire quelques scénarios que vous et vos utilisateurs auraient à mettre en place dans le système, afin de voir exactement à quoi ils vont ressembler.

1. Assurez-vous que le LMS dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin et vérifiez leur fonctionnement. Pour commencer, invitez les utilisateurs, téléchargez des supports de formation, attribuez des contenus aux apprenants et essayez de créer vos propres tests et cours dans l’éditeur. Testez ensuite les fonctionnalités supplémentaires que vous pourriez vouloir utiliser. Par exemple, si vous souhaitez modifier l’interface de la page de connexion des étudiants, essayez de le faire vous-même.
2. Prêtez attention à l’interface du LMS. S’il vous est difficile de comprendre comment ajouter des utilisateurs ou leur attribuer du contenu, vous devrez passer beaucoup de temps à maîtriser le système et à expliquer aux apprenants comment l’utiliser. Envisagez de choisir un LMS avec des interfaces utilisateur intuitives dès le départ.
3. Chargez le système autant que possible. Téléchargez des tonnes de matériel dans les tailles et les formats que vous prévoyez d’utiliser. Par exemple, si vous pensez former des employés à l’aide de cours SCORM ou de conférences vidéo. Téléchargez des documents sur la plateforme, attribuez-les aux utilisateurs et assurez-vous que le système peut gérer la charge et que tout fonctionne correctement.

Renseignez-vous sur les services offerts par l’assistance technique et essayez de contacter l’équipe de support. Prêtez attention à la rapidité avec laquelle vous recevez une réponse, si l’ingénieur support vous aide à résoudre le problème, et s’il est facile de communiquer avec lui.

Demandez une démonstration de cas d’utilisation

Après avoir testé les plateformes, la shortlist sera probablement réduite à 3-5 outils. Demandez à ces fournisseurs d’organiser une démonstration de cas d’utilisation pour vous, mais n’oubliez pas de vous préparer à l’avance.

1. Décidez qui doit assister à la présentation. Lorsque vous choisissez un système de gestion de l’apprentissage, vous devez créer un groupe de discussion avec des parties prenantes de toute l’organisation. Par exemple, vous pouvez inviter un administrateur, un concepteur de cours, un coach d’entreprise et le responsable RH de la formation des employés.
2. Développez un cas d’utilisation pour couvrir tous les besoins de l’entreprise. Un cas d’utilisation est un scénario qui sera généralement réalisé par un administrateur, un instructeur et un apprenant. Après leur avoir reçu un cas d’utilisation spécifique, le fournisseur pourra personnaliser la démonstration, c’est-à-dire montrer le fonctionnement de l’outil selon vos besoins spécifiques.

Voici à quoi peut ressembler un cas d’utilisation simple :

C’est une bonne idée de demander au vendeur de faire une démonstration du point de vue des apprenants ; comment ils se connectent, regardent les cours, passent des tests, regardent les résultats et voir comment le système suit leurs progrès et leurs données.

Préparez une liste de questions que vous pouvez poser au vendeur pendant la démonstration. Voici un exemple de liste de questions :

• Combien coûte le LMS ? Y a-t-il des coûts cachés, tels que l’hébergement, l’installation, les mises à jour, le support technique, etc.
• Quelle est la flexibilité du LMS ? Pouvez-vous personnaliser les fonctionnalités vous-même ? Pouvez-vous l’intégrer à d’autres plateformes et services ? Quelle est l’évolutivité du LMS ?
• Quelles sont les mesures prises pour protéger les données des utilisateurs ? Quel est le plan de reprise après sinistre ? À quelle fréquence procède-t-on à un test d’intrusion ?

Étape 5. Choisir un LMS

Il arrive parfois que vous n’arriviez pas à choisir entre deux ou trois systèmes finalistes qui répondent tous à vos exigences.

« Pour choisir un produit, établissez une liste de vos besoins, y compris le nombre d’apprenants, et envoyez-la aux vendeurs. La convivialité, les fonctionnalités, la disponibilité ou non sur le cloud, le temps nécessaire pour la mise en œuvre, le support et la maintenance, le coût total de la licence – tous ces éléments jouent un rôle crucial dans l’identification du bon LMS. Comparez les réponses et sélectionnez le fournisseur dont les conditions répondent au mieux à vos besoins. »

Ravikumar Ramamurthy

ВConsultant principal LMS chez IBM India Private Limited

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Nous tenons à exprimer notre gratitude aux experts LMS suivants pour avoir partagé leur expertise et nous avoir aidé à rédiger cet article :

Mona Shaker,

LMS Expert and e-Learning Consultant

Mona Shaker, an LMS expert and e-Learning consultant with wide experience in e-Learning. Mona provides technical consulting services for different educational institutes and training centers in the Middle East and Europe. She has helped multiple organizations find the perfect Learning Management System that met their business needs. Mona also consults with customers to support LMS deployments

Ravikumar Ramamurthy, Lead LMS Consultant at IBM India Private Limited

Ravikumar Ramamurthy, lead LMS consultant at IBM India Private Limited. Ravikumar has 14+ years of experience in the area of LMS Project Management, Implementation, Configuration, Customization, Consolidation of LMS & Data/Content Migration from old legacy systems & Application Support of various Learning Management Systems.