Logiciel d’onboarding RH : lequel choisir ?
le 29 janvier, 2026
21 minutes 
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L’utilisation d’un logiciel d’onboarding RH peut grandement faciliter l’intégration de nouveaux employés à votre organisation. En effet, un outil d’onboarding efficace favorise une expérience positive : une étude de Gallup a montré que les employés ayant vécu une expérience d’intégration de qualité sont 2,6 fois plus susceptibles d’être extrêmement satisfaits de leur entreprise.
Un logiciel d’intégration des collaborateurs n’est pas juste un gadget : c’est un moyen d’uniformiser et d’accélérer toutes les étapes de processus de formation de nouveaux employés. De cette manière, tout le monde a le même niveau d’information et il existe une trace écrite des informations données dès les entretiens d’embauche.
Encore faut-il savoir comment s’y prendre et quelle solution d’onboarding choisir. Notre guide complet devrait vous aider à y voir plus clair et optimiser la gestion des ressources humaines et le processus de recrutement !
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Outils d’onboarding RH gratuit : les meilleurs logiciels
Trouver un logiciel d’onboarding gratuit pour gagner du temps sur l’intégration de vos nouveaux collaborateurs est possible. Cependant, ces options peuvent être quelque peu limitées. Si vous êtes à la recherche d’un logiciel d’onboarding des collaborateurs gratuit pour la mise en place des étapes de processus de gestion RH de qualité, nous pouvons également vous conseiller les plateformes suivantes qui s’adaptent aux entreprises classiques comme à celles 100% en télétravail.
Trello
Même si cette solution ne substitue pas à l’utilisation d’un logiciel d’onboarding RH sur mesure, Trello peut très bien être utilisé comme une plateforme d’intégration des collaborateurs.
En effet, Trello offre un forfait gratuit pouvant intégrer jusqu’à 10 collaborateurs.
Voici quelques-unes de ses fonctionnalités les plus utiles :
Modèle d’intégration des nouveaux employés
Trello vous permet de créer un modèle de tableau de bord d’intégration et de l’adapter facilement pour chaque nouveau recrutement, offrant un vrai gain de temps concernant la gestion des tâches et des communications tout au long du processus.
Ce tableau de bord numérique rationalise le processus d’onboarding en offrant une vue d’ensemble partagée à tous les employés, réduisant ainsi les délais et les tâches administratives.
Par exemple, lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans le service marketing de l’entreprise, le responsable des ressources humaines peut créer un tableau Trello dédié à son parcours d’accueil à partir d’un modèle.
Cette solution RH assure un suivi clair des étapes, depuis la configuration de son poste de travail jusqu’à sa présentation à l’équipe. Grâce à ce logiciel, l’information est présentée de manière visuelle et claire aux nouvelles recrues et aucune information n’est perdue comme ça peut vite être le cas à l’oral.
Collaboration au sein des équipes de l’entreprise
Au-delà d’un simple outil de gestion RH de l’onboarding ou de l’offboarding, Trello peut être utilisé pour organiser les missions quotidiennes des différents collaborateurs.
Par exemple, vous pouvez diviser les différentes tâches en sous-tâches et les attribuer à la personne concernée. Avec cette méthode de gestion, chaque nouveau collaborateur sait avec qui il doit travailler et les délais à respecter, ce qui facilite son intégration au sein de l’entreprise dès le début de contrat ou la date d’embauche.
De plus, vous pouvez ajuster les paramètres de confidentialité du tableau interactif, ce qui est très utile si les nouveaux collaborateurs sont amenés à traiter des données sensibles, par exemple, des détails de contrats différents.
Dashcards
Pour une intégration en douceur, le logiciel d’onboarding Trello propose des dashcards : chaque carte réunit toutes les informations nécessaires à une tâche, évitant ainsi aux nouveaux collaborateurs de se retrouver surchargés dès le début de leur contrat.
Au fur et à mesure qu’ils accomplissent des tâches, les salariés peuvent mettre à jour le tableau Trello et partager leur progression avec leur équipe.
Intégrations
L’intégration de Google Calendar à un logiciel d’onboarding comme Trello enrichit considérablement le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs.
Vous pouvez par exemple synchroniser automatiquement les événements et les tâches importantes. Cette fonctionnalité simplifie la planification des premières semaines, très importantes pour les nouvelles recrues. Rien ne peut être perdu.
En synchronisant leurs agendas, les spécialistes RH comme les managers bénéficient d’une meilleure visibilité sur l’emploi du temps de chacun, assurant un démarrage fluide et organisé. Le résultat ? Plus d’efficacité et un vrai gain de temps pour tous les collaborateurs.
Verdict : Trello est une bonne option pour ceux à la recherche d’un logiciel d’onboarding sans manuel gratuit.
Cependant, le développement d’un logiciel d’onboarding sur mesure est préférable, notamment en termes d’automatisation et d’optimisation du temps de travail et des tâches administratives.
Notion
Notion peut également être utilisée comme un logiciel d’onboarding avec la possibilité de créer un tableau de bord regroupant toute la documentation utile aux équipes RH et la possibilité de gestion des tâches via des modèles préconfigurés. La mise en place peut paraître complexe au premier abord, mais de nombreux tutoriels existent.
Limites
Cette plateforme n’est pas entièrement gratuite. Pour organiser l’onboarding des collaborateurs, il est possible d’utiliser la version gratuite comme le stockage des documents essentiels. Mais si vous voulez ajouter plus de collaborateurs à ce tableau de bord, il vous faut une version plus avancée et payante.
Verdict : Notion est une bonne solution pour les novices, mais si vous voulez l’onboarding RH professionnel, il vaut mieux choisir le forfait payant.
Vous pouvez tout à fait choisir une plateforme ou l’autre dans le cadre de la planification de l’arrivée et de l’embauche de nouveaux collaborateurs.
Cependant, notez que ces outils d’onboarding RH ne sont pas adaptés aux grandes entreprises ayant de nombreux employés et un grand nombre d’actions à mettre en place. Sur le cycle de vie complet d’une entreprise, seule une petite partie peut être gérée via des logiciels gratuits limités.
Onboarding software : des top logiciels
Un bon logiciel RH d’intégration des collaborateurs est un outil qui offre un vrai gain de temps à toutes les étapes du processus d’onboarding, vous accompagnant des entretiens d’embauche à l’explication des tâches, en passant par les tâches administratives propres au service des ressources humaines.
Un rapport de Training Mag révèle que 98 % des grandes entreprises, 96 % des entreprises de taille moyenne et 80 % des petites entreprises utilisent un LMS pour dispenser des formations. Étant donné qu’un LMS est déjà un outil essentiel pour la majorité des organisations, il est logique de l’utiliser pour automatiser votre onboarding.
En effet, les plateformes LMS se prêtent particulièrement bien à ce jeu. Vous pouvez donc en utiliser une comme un logiciel d’onboarding.
Notre classement :
iSpring LMS
iSpring LMS est l’une des meilleures plateformes d’onboarding des employés pour les petits services RH pour qui l’optimisation du temps de travail est un besoin.
En effet, cet onboarding tool se distingue par la variété des fonctionnalités proposées :
Automatisation & interactivité
Avec iSpring LMS les nouveaux collaborateurs sont traités comme des élèves venus apprendre les bases du fonctionnement de votre entreprise. Ceux-ci s’inscrivent aux cours de manière autonome et la gestion de leur activité (rapports, certification etc.) se fait automatiquement.
Vous pouvez programmer à l’avance les détails des différents rapports afin de ne recevoir que les informations qui vous intéressent. Ainsi, vous serez tenus courant des utilisateurs, de leurs statistiques et de leur progression de manière plus générale ce qui est très utile en cas de recrutement en masse.
Le suivi et le soutien des nouveaux collaborateurs dès le début de leur contrat, bien que essentiels à leur bien-être professionnel, représentent une charge de travail conséquente pour les équipes managériales et RH.
L’utilisation de logiciels d’onboarding comme iSpring LMS vous permet de mettre à la disposition des nouveaux collaborateurs de tous les services (IT, Comptabilité, Vente, etc.) des ressources et informations, par exemple, via des FAQ interactives sur l’intégration.
Simplicité d’utilisation
La plateforme iSpring LMS est intuitive, à la fois pour l’employé et pour la personne configurant cet espace de travail. Vous êtes comme un chef d’orchestre ayant face à lui tous les outils pour orienter ses équipes.
Personnaliser votre espace de travail est simple et la plateforme est accessible en ligne, hors-ligne mais également sur mobile via une application. Même le choix du forfait payant et de la facturation est personnalisable.
Côté utilisateur, il est possible d’accéder à des chats ou espaces commentaires pour clarifier certains points.
De plus, si vous avez un doute vous pouvez contacter l’équipe service client de ce logiciel d’intégration de nouvel employé 24h sur 24 et 7j/7.
Parcours d’apprentissage personnalisés
Cet outil d’onboarding SaaS vous permet de créer des parcours d’apprentissage personnalisés adaptés à chaque profil d’employé.
Contrairement aux formations classiques, vous pouvez structurer des plans d’intégration axés sur des tâches claires et concises avec le module Plans de développement, guidant pas à pas les nouvelles recrues à travers les étapes clés telles que :
la gestion des documents RH,
l’orientation et les présentations d’équipe,
l’étude des politiques et ressources essentielles,
la réponse aux exigences administratives et opérationnelles spécifiques à leur poste.
Conformité & accessibilité
Le logiciel d’onboarding iSpring LMS est parfaitement adapté aux besoins des entreprises internationales modernes. En effet, ce logiciel d’onboarding est disponible dans une multitude de langages, ce qui facilitera grandement la communication avec les équipes dans les grands groupes.
De plus, le logiciel d’onboarding iSpring LMS est compatible avec les directives du RGPD et les règles de confidentialité et de sécurisation des données en vigueur.
Autre point fort : l’intégration d’outils comme MS Teams, Zoom ou Google Meet peut se faire très facilement, ce qui représente un gain de temps et d’efficacité pour les utilisateurs.
Verdict : En bref, iSpring LMS est l’un des meilleurs logiciels d’onboarding pour sa simplicité d’utilisation, ses options personnalisables, son paramétrage intuitif ou encore la multitude d’actions qu’il permet.
Envie de voir si iSpring LMS peut vous faire gagner du temps dans le cadre d’un processus d’embauche, d’onboarding ou d’offboarding ? Accédez à une démo gratuitement pour découvrir toutes ses fonctionnalités.
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BambooHR
BambooHR est un logiciel de ressources humaines de premier plan.
Voici quelques-uns des principaux avantages liés à son utilisation en entreprise pour l’automatisation de l’onboarding :
Signatures électroniques
Le premier jour après la signature d’un contrat est souvent assombri par une montagne de paperasses, ralentissant l’intégration et complexifiant les procédures, surtout pour les entreprises à distance.
Avec ce logiciel d’onboarding, vous pouvez collecter des signatures électroniques et réduire le stress des équipes RH qui doivent intégrer des employés à distance et gérer de nombreux contrats simultanément.
Modèles personnalisables pour les nouveaux collaborateurs
Communiquer est essentiel, surtout dans le cadre de l’embauche d’un nouveau collaborateur, mais cela peut prendre beaucoup de temps pour les managers et le personnel RH.
Ce logiciel d’onboarding permet à votre entreprise d’automatiser les communications clés telles que les :
emails de bienvenue,
check-lists,
la communication d’actions,
la validation des premières missions,
communications de pré-intégration personnalisées.
Grâce à la variété de modèles offerts par le logiciel, vous pouvez facilement personnaliser vos messages d’intégration pour chaque collaborateur, tout en économisant du temps pour d’autres tâches importantes.
Intégrations
Le logiciel d’onboarding BambooHR s’intègre à un certain nombre d’autres outils d’entreprise dans votre pile technologique, créant une expérience fluide pour les nouveaux collaborateurs et le personnel qui gère le processus d’intégration.
Par exemple, il s’intègre à des outils d’entreprise populaires comme Slack, Culture Amp, Google Single Sign-On et même iSpring LMS.
Verdict : Le logiciel BambooHR gère la partie administrative de l’intégration des collaborateurs pour que vous puissiez vous concentrer davantage sur l’aspect humain. Grâce à ce logiciel d’onboarding, vous pouvez avoir une meilleure centralisation des informations et un processus d’arrivée plus fluide pour les nouveaux collaborateurs.
Heyteam
Heyteam est un onboarding software qui aide les employés à signer des documents et formulaires différents en masse avec la signature électronique, et des contrats de travail plus facilement. Ce logiciel automatise le processus de recrutement et de gestion RH dans les entreprises de toutes tailles.
Ce logiciel d’onboarding Heyteam facilite la mise en place d’un parcours d’intégration sécurisé et permet de signer électroniquement le document ou la contrat à l’aide de la signature électronique, sans avoir besoin d’être présent à l’office.
Verdict : Comme d’autres logiciels d’onboarding RH de sa catégorie, Heyteam offre aux nouvelles recrues une expérience d’intégration organisée dès la signature d’un contrat où rien d’important n’est perdu. Les équipes RH peuvent davantage se consacrer à des tâches administratives.
Kelio
Kelio est une solution HRIS (Human Resource Information System) complète qui permet de surveiller les heures de travail et la présence des employés, gérer les plannings et les absences, contrôler le télétravail.
Les fonctionnalités clés
Kelio propose différentes fonctionnalités, notamment la gestion des ressources humaines et des talents, ainsi que le contrôle d’accès. Ce logiciel permet l’intégration des nouveaux employés, la gestion des télétravailleurs, la planification des étapes de processus internes, le portail RH et même la réservation de salles.
Le contrôle et la sécurité
L’un des modules proposés par ce logiciel est le contrôle d’accès. Vous pouvez gérer des profils et droits d’accès des utilisateurs, contrôler des accès et recevoir des alertes en temps réel en cas d’urgence.
Verdict : Kelio est un logiciel RH qui est parfait pour les entreprises qui souhaitent maintenir des processus internes efficaces au sein d’équipes comprenant des employés travaillant à distance.
Solutions d’onboarding avec application et version web : quelle interactivité ?
Vous le savez aussi bien que nous : les premiers jours ne se passent pas toujours comme prévu.
Avoir accès aux informations nécessaires à l’onboarding sur mobile est important, que ce soit en cas de problème de configuration d’un ordinateur de travail ou simplement pour pouvoir suivre un parcours d’intégration complet à tout moment.
Nos suggestions de plateformes d’onboarding fonctionnant sur le web et via une application :
Application mobile iSpring LMS
iSpring LMS est accessible à la fois sur ordinateur et sur téléphone. Ce logiciel d’onboarding des collaborateurs facilite grandement le processus d’intégration et d’accueil de nouveaux talents.
Notée 4,6/5 sur G2, l’application iSpring LMS est pensée pour être efficace et fluide d’un point de vue UX pour les nouveaux employés commençant leur contrat comme pour les équipes internes.
Là encore, grâce à iSpring LMS, vous pouvez tout automatiser de l’inscription des collaborateurs aux modules à la validation des différentes étapes du parcours. L’idée est de favoriser la rétention des informations par les nouveaux talents tout en faisant gagner du temps aux équipes des ressources humaines.
Ainsi, iSpring LMS se conçoit comme un portail d’apprentissage plutôt qu’un simple logiciel d’onboarding. Le mot d’ordre est l’efficacité avec l’objectif clair d’améliorer la productivité des talents via une intégration rapide et fluide à la vie de l’entreprise.
A cette fin, vous aurez accès aux mêmes outils de personnalisation et pourrez effectuer les mêmes actions que sur la version web, du paramétrage des formations à la création de FAQs.
Bien entendu, l’équipe du service client iSpring LMS sera disponible pour vous accompagner à toutes les étapes du processus.
Application Docebo
Docebo est une application LMS haut-de-gamme utilisée par des grands groupes comme Dior ou L’Oréal.
Vous vous demandez peut-être qu’est ce qu’un logiciel d’onboarding premium a de plus que les autres ? Sachez que Docebo se distingue par ses outils d’analyse et d’automatisation poussés. L’application mobile intègre une IA avancée permettant de créer des cours en quelques instants.
L’application d’onboarding mobile Docebo est idéale pour les très grandes entreprises ayant besoin d’une gestion à grande échelle de l’embauche, de l’onboarding et de l’offboarding de nombreux employés.
Cependant, elle présente deux inconvénients majeurs. Tout d’abord, son coût qui peut être très élevé et sembler disproportionné si vous souhaitez simplement l’utiliser dans le cadre de l’accueil de nouveaux talents ou de la création de module simple. De plus, en fonction de vos connaissances techniques, vous pourriez avoir du mal à prendre en main l’interface de Docebo côté créateur.
Toutefois, l’application de logiciel d’onboarding RH Docebo reste un portail d’accueil mobile très performant, même si ce logiciel est moins adapté à des structures petites ou moyennes au budget plus limité. Pour ces acteurs, nous recommandons plutôt de choisir iSpring LMS qui assure la même fonction d’intégration et d’onboarding.
Conclusion
De la réduction du turnover à l’augmentation de la productivité en passant par la gestion des ressources humaines, l’utilisation d’un outil d’onboarding sur-mesure peut grandement faciliter la vie d’une entreprise et de ses collaborateurs.
Grâce à un logiciel d’onboarding RH comme iSpring LMS, vous pourrez automatiser vos processus pour une expérience d’intégration plus fluide. Ainsi, vos collaborateurs gagneront en efficacité dès le premier jour.
Vous cherchez un logiciel d’onboarding complet et robuste ? Essayez iSpring LMS. Téléchargez dès aujourd’hui la version d’essai ou réservez une démo gratuite en direct du logiciel et découvrez comment cette solution RH peut révolutionner le processus d’intégration des salariés de votre organisation.
FAQ
Où trouver des solutions d’automatisation de l’onboarding ?
Les logiciels d’onboarding professionnels à destination des services de ressources humaines intègrent généralement des solutions d’automatisation, tout comme les LMS. En effet, uniformiser et formaliser les processus d’intégration des nouveaux collaborateurs mènent à une meilleure efficacité des équipes et fait gagner du temps. Ainsi, avec un bon logiciel de gestion, vous pourrez éviter les longs entretiens avec une multitude de collaborateurs et vous concentrez sur ce qui est important pour votre entreprise.
Qui propose un logiciel de recrutement avec un module d’onboarding intégré ?
iSpring LMS propose un module d’onboarding et peut être utilisé comme un logiciel d’intégration RH. En fonction de vos besoins, vous pouvez créer des modules contenant toutes les informations nécessaires pour commencer à travailler dans votre entreprise. Plus qu’un logiciel d’onboarding RH, c’est une solution parfaite pour fluidifier l’arrivée de nouveaux collaborateurs et assurer un suivi cohérent. Simple d’utilisation et intuitif, ce logiciel favorise la rétention des processus et workflows propres à votre structure.
