Logiciel d’onboarding RH : meilleur software pour intégrer vos nouveaux talents en un clin d’œil
le 15 octobre, 2024
18 minutes 
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Aujourd’hui, le logiciel d’onboarding RH est un véritable allié pour les responsables des ressources humaines. En effet, une étude de Gallup a montré que les employés qui bénéficient d’une expérience d’intégration de qualité supérieure sont 2,6 fois plus susceptibles d’être extrêmement satisfaits de leur entreprise.
Ainsi, un processus d’intégration efficace des nouveaux collaborateurs est une nécessité, plutôt qu’une option. Les entreprises ne se dotent plus seulement d’outils onboarding RH conçus pour fonctionner séparément, mais sont prêtes à adopter une plateforme d’onboarding complète pour mettre toutes les chances de leur côté.
Et on peut bien les comprendre. Imaginez combien de temps et d’efforts cela prendrait pour intégrer chaque nouveau collaborateur individuellement. C’est effrayant d’y penser. Heureusement, grâce aux technologies modernes, les organisations peuvent simplifier ce processus et même le mettre sur pilote automatique.
Le logiciel d’onboarding RH est un must pour les responsables RH. Découvrez iSpring Suite pour créer des formations et activer vos nouveaux talents en un clin d’œil !
Outils d’onboarding
Un outil d’onboarding est un élément spécifique, une fonctionnalité d’une solution logicielle d’intégration (onboarding software solution) ou une application conçue pour faciliter une étape particulière du processus d’onboarding. Il peut être intégré à une plateforme ou un logiciel d’onboarding plus large ou fonctionner de manière indépendante.
Voici quelques outils qui peuvent s’avérer pratiques aussi bien en matière d’onboarding de clients que de collaborateurs.
iSpring Suite
iSpring Suite se positionne comme un outil d’onboarding puissant pour concevoir et mettre à la disposition des nouveaux collaborateurs des modules de formation interactifs. Ce logiciel inclut d’autres avantages comme la création de présentations dynamiques et de quiz couvrant toutes les étapes de l’intégration au sein de l’entreprise.
Prenons le cas d’un manager qui utilise ce logiciel pour concevoir un parcours d’apprentissage interactif pour un nouveau collaborateur rejoignant le service marketing de l’entreprise. Il pourrait créer un module expliquant l’organigramme, suivi d’un quiz pour valider sa compréhension du processus d’intégration, et une présentation dynamique des outils spécifiques à son poste, le tout accessible en quelques clics.
Ainsi, les contenus créés avec iSpring Suite peuvent être facilement mis à disposition de chaque nouveau collaborateur grâce à l’integration avec iSpring Learn LMS, lui permettant de se familiariser avec les outils utilisés dans son service, les processus et la culture de l’organisation à son propre rythme.
Téléchargez la version d’essai dès aujourd’hui ou demander un démo en direct pour découvrir tous les avantages liés à sa mise en place auprès d’autres logiciels d’onboarding.
FlexClip
Bien que FlexClip n’ait pas toutes les options d’un logiciel d’onboarding, cet outil de création de vidéo est utile pour offrir un accueil chaleureux aux nouvelles recrues et enrichir le processus d’intégration au sein d’une entreprise.
Ces vidéos peuvent présenter l’entreprise, ses valeurs, chaque équipe, et les outils utilisés au quotidien. De plus, cet outil facilite la création de tutoriels vidéo pour guider les nouveaux talents dans l’utilisation des différentes applications et logiciels.
Heyteam
En début (onboarding) et fin de contrat (offboarding), les collaborateurs doivent signer une multitude de documents, des contrats de travail aux formulaires d’informations diverses. Heyteam permet de numériser et d’automatiser ce processus dans les entreprises de toutes tailles, réduisant ainsi délais, tracas et erreurs.
En plus d’être utilisé pour les collaborateurs, c’est un logiciel d’onboarding qui peut également être efficace pour l’onboarding des clients d’une entreprise. Il permet de mettre en place un parcours d’intégration fluide, et de signer des contrats rapidement et en toute sécurité, sans avoir besoin d’un rendez-vous physique.
Plateformes d’onboarding
Un rapport de Training Mag révèle que 98 % des grandes entreprises, 96 % des entreprises de taille moyenne et 80 % des petites entreprises utilisent un LMS pour dispenser des formations. Étant donné qu’un LMS est déjà un outil essentiel pour la majorité des organisations, il est logique de l’utiliser pour automatiser votre onboarding. Cependant, la plateforme doit disposer d’un ensemble spécifique de fonctionnalités pour cela.
iSpring Learn
Voyons ce que iSpring Learn LMS offre en termes d’onboarding des nouveaux collaborateurs. Vous pouvez explorer cet outil vous-même en téléchargeant l’essai gratuit.
Parcours d’apprentissage personnalisés
Ce logiciel d’onboarding vous permet de créer des parcours d’apprentissage personnalisés mêlant e-learning, VILT et présentiel, adaptés à chaque profil d’employé.
Contrairement aux formations classiques, vous pouvez structurer des plans d’intégration axés sur des tâches claires et concises avec le module Plans de développement, guidant pas à pas les nouvelles recrues à travers les étapes clés telles que :
la gestion des documents RH,
l’orientation et les présentations d’équipe,
l’étude des politiques et ressources essentielles,
la réponse aux exigences administratives et opérationnelles spécifiques à leur poste.
En ayant tous les éléments de l’intégration dans un seul parcours d’apprentissage, comme avec Heyteam, les nouveaux collaborateurs peuvent être assurés de ne pas manquer de tâches importantes. Cette approche structurée facilite grandement la planification et le suivi pour le manager, il n’a pas besoin de réaliser un suivi permanent via le logiciel pour chaque nouveau collaborateur.
Notifications automatisées de la plateforme
Dans le logiciel d’onboarding iSpring Learn, vous pouvez configurer des notifications automatisées pour que les nouveaux collaborateurs reçoivent des rappels pour terminer des cours de formation ou assister à des sessions d’intégration.
Ce logiciel d’onboarding s’intègre à plusieurs outils d’entreprise existants, comme les logiciels de vidéoconférence, le portail d’entreprise, les plateformes RH, l’outil de planification et les calendriers.
FAQ automatisées
Le suivi et le soutien des nouveaux collaborateurs, bien que essentiels à leur bien-être professionnel, représentent une charge de travail conséquente pour les équipes managériales et RH.
L’utilisation de logiciels d’onboarding comme iSpring Learn vous permet de mettre à la disposition des nouveaux collaborateurs de tous les services (IT, Comptabilité, Vente, etc.) des ressources et informations, par exemple, FAQ interactive sur l’intégration.
La base de connaissances d’iSpring Learn est également un excellent endroit pour stocker tous les documents et politiques dont les employés pourraient avoir besoin à différentes étapes du processus d’onboarding.
Rapports LMS
iSpring offre aux RH des rapports personnalisés favorisant le suivi de l’avancement de chaque collaborateur dans son parcours d’onboarding. Vous pouvez ainsi suivre avec précision l’avancement de chacun grâce à un tableau de bord intuitif, avec un aperçu clair de l’état d’intégration global en utilisant le module Plans de développement. Des rapports détaillés vous permettent d’analyser les taux d’achèvement individuels et la progression dans les différentes tâches d’onboarding.
De plus, les commentaires et l’évaluation des mentors vous apportent des informations clés pour apprécier l’engagement et la préparation des nouvelles recrues. Ces données vous aideront à prendre des décisions éclairées, notamment pour déterminer si un nouvel employé est prêt à franchir avec succès sa période d’essai, optimisant ainsi votre processus d’intégration et la performance de vos équipes.
Les rapports de suivi d’un logiciel d’onboarding garantissent également que les nouveaux collaborateurs terminent toute formation obligatoire en matière de conformité avant la date limite. Ceci est extrêmement important pour minimiser les risques de sécurité et les accidents sur le lieu de travail.
Verdict : En bref, iSpring Learn LMS est un des logiciels d’onboarding simples mais puissants pour accorder toute votre votre attention aux salariés, automatiser l’intégration et obtenir un feedback sincère. Il automatise les processus d’intégration numériques et mixtes, créant une expérience simplifiée pour les salariés et le personnel des services de ressources humaines. Vous pouvez demander une démo gratuit en ligne pour voir toutes les fonctionnalités clés d’iSpring Learn.
BambooHR
BambooHR est un logiciel de ressources humaines de premier plan. Voici quelques-uns des principaux avantages liés à son utilisation en entreprise pour l’automatisation de l’onboarding :
Signatures électroniques
Le premier jour au travail est souvent assombri par une montagne de paperasses, ralentissant l’intégration et complexifiant les procédures, surtout pour les entreprises à distance.
Avec ce logiciel d’onboarding, vous pouvez collecter des signatures électroniques et réduire le stress des équipes RH qui doivent intégrer des employés à distance.
Modèles personnalisables pour les nouveaux collaborateurs
La communication est essentielle, en particulier pour un nouveau collaborateur, mais cela peut prendre beaucoup de temps pour les managers et le personnel RH. Ce logiciel d’onboarding permet à votre entreprise d’automatiser les communications clés telles que les :
- emails de bienvenue,
- listes de tâches,
- communications de pré-intégration personnalisées.
Grâce à la variété de modèles offerts par le logiciel, vous pouvez facilement personnaliser vos messages d’intégration pour chaque collaborateur, tout en économisant du temps pour d’autres tâches importantes.
Tâches à accomplir
En automatisant les tâches d’intégration, les nouveaux collaborateurs sont guidés à travers toutes les étapes vers une pleine productivité et efficacité. Comme les autres logiciels d’onboarding de cet article, cela permet de libérer les managers pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Intégrations
Le logiciel d’onboarding BambooHR s’intègre à un certain nombre d’autres outils d’entreprise dans votre pile technologique, créant une expérience fluide pour les nouveaux collaborateurs et le personnel qui gère le processus d’intégration. Par exemple, il s’intègre à des outils d’entreprise populaires comme Slack, Culture Amp, Google Single Sign-On et même iSpring Learn LMS.
Verdict : En bref, BambooHR gère la partie administrative de l’intégration pour que vous puissiez vous concentrer davantage sur l’aspect humain. Comme d’autres logiciels d’onboarding de sa catégorie, il offre aux nouvelles recrues une expérience d’intégration organisée et suivant un sens clair, et les équipes RH peuvent davantage se consacrer à des tâches administratives.
Trello
En matière d’automatisation de l’intégration des nouveaux collaborateurs, Trello fonctionne très bien. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités les plus utiles :
Modèle d’intégration des nouveaux employés
Le logiciel d’onboarding Trello vous permet de créer un modèle de tableau d’intégration et de l’adapter facilement pour chaque nouveau recrutement, optimisant ainsi la gestion des tâches et des communications tout au long du processus.
Ce tableau numérique rationalise le processus d’onboarding en offrant une vue d’ensemble partagée à tous les intervenants, réduisant ainsi les délais et les tâches administratives.
Par exemple, lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans le service marketing de l’entreprise, le responsable des ressources humaines peut créer un tableau Trello dédié à son parcours d’accueil à partir d’un modèle. Cet outil assure un suivi clair des étapes, depuis la configuration de son poste de travail jusqu’à sa présentation à l’équipe, permettant à chacun de visualiser l’avancement et de faciliter son intégration. Ainsi, le nouveau membre se sent rapidement encadré et opérationnel.
Collaboration au sein des équipes
Grâce à Trello, les multiples intervenants de l’onboarding bénéficient d’une plateforme collaborative unique, favorisant ainsi une gestion fluide du processus.
Par exemple, vous pouvez ajouter des sous-tâches sous chaque tâche d’intégration et attribuer la personne concernée. Avec cette méthode de gestion, chaque nouveau collaborateur sait avec qui il doit travailler durant son parcours, et quand.
Si après son recrutement un collaborateur commence dans un rôle qui lui donne accès à des données sensibles, vous pouvez ajuster les paramètres de confidentialité de son tableau interactif en conséquence.
Dashcards
Pour une intégration en douceur, le logiciel d’onboarding Trello propose des Dashcards : chaque carte réunit toutes les informations nécessaires à une tâche, évitant ainsi aux nouveaux collaborateurs de se noyer dans un océan de données après leur recrutement.
Le logiciel d’onboarding simplifie les flux de travail pour chaque nouveau collaborateur, lui permettant de filtrer les cartes par priorité, dates d’échéance et « À faire ». Au fur et à mesure qu’ils accomplissent des tâches, les salariés peuvent mettre à jour le tableau Trello et partager leur progression avec leur équipe.
Intégrations
L’intégration de Google Calendar à un logiciel d’onboarding comme Trello enrichit considérablement le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs. Vous pouvez par exemple synchroniser automatiquement les événements et les tâches importantes. Cette fonctionnalité simplifie la planification des premières semaines, très importantes pour les nouvelles recrues. Les professionnels des RH et les managers bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité sur l’emploi du temps de chacun, assurant un démarrage fluide et organisé.
Verdict : Dans l’ensemble, Trello est un merveilleux logiciel d’onboarding à avoir dans votre arsenal. Bien qu’il n’offre pas l’ensemble complet des fonctionnalités d’automatisation comme iSpring, BambooHR ou Heyteam, la mise en place de ce logiciel d’onboarding est certainement un excellent complément pour rationaliser les workflows.
Solution d’onboarding RH : les avantages
L’intégration des employés ne consiste pas seulement à montrer aux nouvelles recrues leur poste de travail ou comment enregistrer leurs heures. Il s’agit d’intégrer les nouveaux talents dans l’organisation et de les préparer à devenir productifs et engagés au sein de leurs équipes.
Selon BambooHR, les collaborateurs qui ont trouvé leur intégration efficace sont 18 fois plus susceptibles de ressentir un sentiment d’engagement envers leur entreprise et 30 fois plus susceptibles d’avoir un haut niveau de satisfaction professionnelle.
Maintenant qu’on sait à peu près pourquoi utiliser un logiciel d’onboarding est capital, voyons quels sont les avantages concrets de l’automatisation des workflows d’intégration.
- Réduire les erreurs : Certaines erreurs, comme donner aux nouveaux collaborateurs accès à des informations confidentielles via le portail d’entreprise, peuvent entraîner de graves risques pour la sécurité.
En automatisant les étapes du processus d’onboarding avec un logiciel performant, sans rien laisser au hasard, vous pouvez prévenir les violations au sein de votre entreprise, aussi bien en début qu’en fin de contrat.
- Économiser du temps : Un logiciel d’onboarding réduit les actions répétitives et manuelles de gestion et de planification que les professionnels de la gestion des ressources humaines (et les nouveaux salariés) doivent effectuer dans le portail d’entreprise. Cela allège la charge de travail de chaque collaborateur et laisse plus de temps pour des actions plus significatives.
- Stimuler l’engagement du personnel : L’intégration automatisée des nouveaux collaborateurs grâce aux logiciels d’onboarding simplifie la gestion des talents après les entretiens et le recrutement. En conséquence, les nouvelles recrues bénéficient d’une meilleure expérience d’intégration et se sentent plus engagées dès leur arrivée.
- Améliorer la gestion des données : Un logiciel d’onboarding facilite le stockage et le suivi des informations essentielles des collaborateurs (entretiens, profils, service, parcours, arrivée, départ ou offboarding, efficacité, etc.) Ces informations deviennent donc plus accessibles et le risque de perte est minimisé.
- Réduire les coûts : La mise en place d’un logiciel d’onboarding pour automatiser les actions manuelles, comme la saisie et la gestion de données, la planification et la documentation papier (livret d’accueil, formation sur le matériel informatique, etc.), peut réduire les coûts associés.
Conclusion
De la réduction du turnover à l’augmentation de la productivité, l’expérience d’intégration positive obtenue grâce à un logiciel d’onboarding RH sur-mesure impacte significativement sur l’entreprise. Les outils d’onboarding RH qui servent à l’automatisation des processus offrent aux employeurs un moyen de rationaliser les tâches. Cela crée une approche d’intégration efficace qui prépare les salariés au succès dès le premier jour.
Naturellement, il ne suffit pas de répondre aux questions « qu’est ce qu’un logiciel onboarding » ou « pourquoi utiliser un logiciel d’onboarding en gestion des ressources humaines » pour pouvoir profiter de tous ses avantages de cet outil d’engagement des nouveaux collaborateurs.Comme nous l’avons vu, vous devez faire votre choix parmi les meilleurs outils et logiciels d’onboarding.
Vous cherchez une plateforme d’onboarding complète et robuste ? Essayez iSpring Learn LMS. Téléchargez dès aujourd’hui la version d’essai du LMS ou réservez une démo gratuite en direct et découvrez comment cette solution RH peut révolutionner le processus d’intégration des salariés de votre organisation.
Autre point intéressant, vous pourrez profiter de toutes les fonctionnalités d’iSpring Suite. C’est le meilleur logiciel pour créer des modules de formation interactifs, des présentations dynamiques, des simulations et des quiz directement à partir de PowerPoint. Vous pouvez télécharger cet outil d’onboarding gratuitement pendant 14 jours ou demander une démostration en direct pour explorer ses options.
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