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L’objectif de cet article est de comprendre en quoi consiste la certification Qualiopi, les axes de l’article seront structurés autour de différentes questions à deux dimensions, la première, nous répondrons à quelques questions qui nous permettent de comprendre le référentiel Qualiopi pour la qualité des actions de formation et de développement des compétences, quant à la deuxième, il s’agira d’une vision plus pratique de la façon dont un organisme de formation peut obtenir l’audit Qualiopi en utilisant le système de gestion de l’apprentissage iSpring learn. Pour ce faire, commençons par le constat suivant :

Tout organisme opérant dans le domaine de la formation et du développement des compétences est probablement confronté au défi de la qualité de ses actions et de ses résultats.

En effet, le constat nous montre à quel point la quête de la qualité, et d’être reconnu par ses clients, pousse les organismes à s’évaluer et à obtenir des certifications telles que la certification Qualiopi qui constitue aujourd’hui une référence incontournable pour les organismes de formation.

Alors, qu’est-ce qu’exactement la certification Qualiopi ? Pourquoi l’obtenir ? Quels sont ses critères et indicateurs ? Quelles sont les étapes à suivre pour être certifié Qualiopi ? Et enfin, quels indicateurs Qualiopi peuvent être atteints grâce au système de gestion des apprentissages iSpring Learn ?

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Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi a pour but d’évaluer la qualité des actions de formation et de développement des compétences, déployées par un OPAC ou un organisme proposant des actions contribuant au développement des compétences.

Ces actions de formation et de développement des compétences sont définies à 4 types :

Les Actions de la Formation continue 

Elles visent à fournir aux personnes, une formation pour renforcer, améliorer ou acquérir des compétences dans leur domaine de travail.

Les Bilans de Compétences 

Le bilan des compétences a pour but de permettre aux personnes d’analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs aptitudes et motivations afin de définir un projet professionnel et, si nécessaire, un projet de formation.

Les accompagnements à la Validation des Acquis de l’Expérience 

C’est une démarche qui permettra à toute personne, indépendamment de son âge, de son niveau d’études ou de son statut, de faire valider ses acquis en vue d’obtenir une certification professionnelle.

Les Centres de Formation par Apprentissage

Ou les centres de formation d’apprentis sont des organismes de formation agréés qui ouvrent la voie à un contrat en alternance combinant cours théoriques et pratique en entreprise.

Chaque type d’action a son propre processus d’audit et peut utiliser certains indicateurs plutôt que d’autres. Et certainement, à partir de son type d’actions, l’organisme commencera sa certification Qualiopi, nous en parlerons plus en détail par la suite, mais maintenant, découvrons pourquoi Qualiopi est un must à avoir ?

Pourquoi obtenir une certification Qualiopi ?

Obtenir une certification Qualiopi permet à l’organisme de formation d’accéder aux différents fonds formation de ses clients et des financements publics. Qualiopi vient également se substituer aux anciennes certifications comme DATADOCK ou CNEFOP.  De plus, l’audit qualité de Qualiopi comporte un ensemble des critères et indicateurs adaptables aux spécificités de chaque OPAC.

C’est pour ces bonnes raisons que l’obtention de cette certification est devenue une nécessité évidente pour tout organisme cherchant à améliorer ses processus et à renforcer ses indicateurs de qualité.

Dès lors, comment Qualiopi a-t-il établi ses critères et ses indicateurs de qualité ?

Quels sont les critères et les indicateurs de Qualiopi ?

La certification Qualiopi est composée de 32 indicateurs qui sont répartis en 7 critères de qualité :

Les critères et indicateurs de qualité
CritèresIndicateurs
1. Information au public1. Information du public

2. Indicateurs de résultats

3. Taux d’obtention des certifications

 2. Objectifs et adaptation des prestations 4. Analyse du besoin

5. Objectifs de la prestation

6. Contenus et modalités

7. Contenus et exigences

8. Positionnement à l’entrée

 3. Accueil, suivi et évaluation du public9. Conditions de déroulement

10. Adaptation de prestation

11. Atteinte des objectifs

12. Engagement des bénéficiaires

13. Coordination des apprentis

14. Exercice de la citoyenneté

15. Droits et devoirs de l’apprenti

16. Prestation de la certification

4. Adéquation des moyens17. Moyens humains et techniques

18. Coordination des acteurs

19. Ressources pédagogiques

20. Personnels dédiés

 5. Qualification du personnel21. Compétences des acteurs

22. Gestion de la compétence

 6. Investissement dans l’environnement professionnel23. Veille légale et règlementaire

24. Veille des emplois et métiers

25. Veille pédagogique et technologique

26. Situation de Handicap

27. Disposition sous-traitance

28. Formation en situation de travail

29. Insertion professionnelle

 7. Appréciations et amélioration continue30. Recueil des appréciations

31. Traitement des réclamations

32. Amélioration continue

Consultez chaque indicateur Qualiopi→

Les 7 différents critères qualité de qualiopi sont utilisés pour auditer la situation actuelle des organismes de formation en adaptant tous ces critères à leurs spécificités et conditions, dans cette mesure, un organisme de formation sous la catégorie des bilans de compétences peut se baser sur des critères spécifiques à son activité et à ses actions, mais pour ceux qui font des formations seront plus basés sur d’autres critères.

Pourtant il est important de noter que ces critères sont alignés avec le processus d’obtention de la certification qualiopi, alors, comment préparer une certification Qualiopi ?

Quelles sont les étapes à suivre pour être certifié Qualiopi ?

En tant qu’organisme de formation, il est très important de se renseigner sur la certification qualiopi et de comprendre ses attentes et la manière dont elle va vous impliquer dans les différentes étapes de cet audit.

En ce sens, la documentation sur qualiopi est riche et méthodologique, vous trouverez son lien à la fin de cet article.

Après avoir découvert les attentes de la certification, il vous faut préparer votre audit.  Votre mission dans cette étape est d’évaluer vos différents processus sur la base des indicateurs qualiopi, et lorsque vous aurez terminé cet exercice, vous serez prêt à choisir votre organisme de certification (OC).  Le choix ne sera pas difficile, il existe différents organismes qui peuvent collaborer avec vous, toutes ces informations sont disponibles dans la documentation Qualiopi.

Après avoir sélectionné votre organisme de certification, vous collaborerez pour réaliser un audit initial, qui prend généralement un minimum de 3 semaines avant de recevoir l’auditeur dans vos propres locaux, l’audit dans ce sens n’est pas blanc, mais il est pratiquement orienté sur le moment, un échange de questions prouvées ou non par des documents et des rapports internes de votre organisation, et finalement, après avoir achevé cette étape, vous obtiendrez votre certification.

La démarche ne s’arrête pas là. En effet, vous devez préparer un audit de surveillance qui sera exécuté dans une journée bien déterminée en collaboration avec l’organisme certificateur. Notez que l’objectif de cette étape est de s’assurer de manière transparente que le processus se déroule comme prévu après avoir terminé l’audit initial.

Nous avons discuté de différents sujets concernant la certification Qualiopi, nous l’avons définie, nous avons découvert son utilité et comment elle aborde la qualité en se basant sur ses critères et ses indicateurs, nous avons également découvert les étapes que tout organisme de formation devrait suivre pour bien réussir l’audit Qualiopi. Pourtant, il reste encore une question à laquelle nous n’avons pas répondu, quels indicateurs Qualiopi peuvent être atteints avec le LMS iSpring Learn ?

Quels indicateurs Qualiopi peuvent être atteints avec LMS ISpring Learn ?

Pour répondre à cette question, il est crucial de clarifier d’abord ce qu’on appelle LMS ou système de gestion de l’apprentissage, à quoi sert exactement ce système ? Et comment fonctionne-t-il ? Il est important de dévoiler ces questions, car la qualité que nous attendons d’un LMS est vraiment en adéquation avec la qualité requise par la certification Qualiopi.

Lisez cet article pour en savoir plus sur le LMS :

Qu’est-ce qu’une plateforme LMS (Learning Management System) ?

À quoi sert le LMS ISpring Learn ?

En tant qu’organisme de formation, quel que soit le type d’activité que j’exerce, je dois gérer mes actions de manière que toutes les personnes impliquées dans cette mission de prestation soient alignées sur l’information, leur rôle et les progrès réalisés tant sur le plan individuel qu’organisationnel.

Face à cette problématique de gestion de la qualité des projets de formation et de développement des compétences, le LMS apporte la solution, alors comment fonctionne le LMS iSpring Learn et quels sont ses avantages par rapport aux exigences de qualiopi ?

Isprin learn est une solution de gestion de contenu d’apprentissage et de formation basée sur le cloud, accessible et facile à utiliser, elle ne nécessite pas de prérequis ou d’exigences techniques pour être maitrisée, elle convient à tous les types d’organisations où la formation fait partie de leur action et de leur activité, que ce soit l’enseignement aux étudiants, la formation des employés, l’accueil des nouveaux embauchés ou la création d’un centre de compétences, peu importe l’objectif, les solutions sont  là pour aider l’administrateur à créer, gérer, suivre et évaluer le projet.

Quels indicateurs Qualiopi peuvent être atteints avec LMS Ispring

Prenons l’exemple d’une école qui recherche un système de gestion de contenu (LMS) de qualité, capable de contenir tout ce dont elle a besoin pour communiquer entre toutes les parties concernées, créer du contenu pédagogique, suivre les progrès et collecter les statistiques, gérer les dossiers et les notes, organiser et suivre les projets de formations en cours, disons, tout ce qui concerne la gestion de l’école.

Le LMS iSpring Learn peut-il relever tous ces enjeux ? Tout à fait, et ce, grâce aux fonctionnalités mises en œuvre dans le LMS mais aussi grâce à son logiciel intégré, iSpring Suite, et à d’autres outils.

Regardons cette vidéo pour découvrir les fonctionnalités d’iSpring Learn.

Ce qui ressort de la vidéo, ce sont les différentes fonctionnalités qui permettent de :

Suivre son tableau de bord

Lien avec qualiopi : Ce tableau de bord permet de suivre les données relatives à la gestion des utilisateurs, des cours, des départements, etc.

Gérer son contenu d’apprentissage

Lien avec qualiopi : Сette fonctionnalité aide à la création et à l’organisation des contenus de formation.

Gérer ses formations

Lien avec qualiopi : Le calendrier et ses paramètres avancés rendent la gestion des formations plus agile.

Gérer ses utilisateurs

Lien avec qualiopi : Cette fonction aidera à la gestion des ressources humaines et aussi à la vie scolaire des étudiants, elle a des options variées qui permettent d’organiser facilement les équipes et de mettre tout le monde au bon endroit.

Gérer ses rapports

Lien avec qualiopi : Les rapports sont cruciaux, et on peut trouver ici différentes manières d’évaluer les statistiques, tant au niveau individuel qu’organisationnel.

Gérer sa base de connaissance

Lien avec Qualiopi : cette option permet de gérer les documents, papiers et tous les dossiers qui peuvent être importants dans les projets de l’école.

Question de cours

Lien avec Qualiopi : Cette section peut être exploitée de plus par les enseignants et les instructeurs, pour suivre les questions des cours, etc. Pourtant, il existe d’autres moyens de communiquer entre toutes ces parties, avec la messagerie dans le même LMS

Réglages

Lien avec Qualiopi : Enfin, le réglage, qui comprend de nombreux paramètres qui présentent une source d’inspiration pour l’école comme son identité visuelle, le nom et l’URL de son LMS et d’autres services.

Cela s’ajoute à d’autres caractéristiques que vous aurez l’occasion de découvrir ultérieurement, mais tout ce que nous avons mentionné précédemment constitue la base pour garantir la certification qualiopi et les bonnes pratiques en matière de gestion de la formation, notamment en ligne. Toutefois, il faut faire son bilan interne avant de choisir un LMS, et dans ce sujet vous pouvez consulter le guide suivant :

Votre guide pour choisir un LMS

Conclusion

Nous avons maintenant tout ce qu’il faut savoir sur la certification qualiopi, nous avons atteint notre objectif, et à titre de rappel, nous avons défini et décrit la certification qualiopi, nous avons également défini iSpring learn LMS et vu où il répond aux exigences des indicateurs Qualiopi.

Alors, que fait-on ensuite ? Voulez-vous aller plus loin et lire les ressources suivantes ?

Quelques ressources

Espace documentaire Qualiopi

  •  Il est utile pour accomplir la première étape de l’audit qualiopi.

Qualiopack

  •  Ce pack propose 87 documents personnalisables conformes aux attentes des organismes de certification, ce qui vous permet de gagner un temps précieux et d’avoir l’esprit tranquille dans votre préparation à l’audit.

iSpring Learn

  •  Obtenez votre certification qualiopi avec iSpring

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