Matrice des compétences : cartographiez l’excellence

Les services de ressources humaines ont tout intérêt à utiliser un modèle de matrice des compétences pour évaluer et cartographier les savoir-faire disponibles dans l’entreprise et identifier les besoins.

Un tableau de matrice de compétences permet par exemple de visualiser en un coup d’œil les compétences au niveau des équipes ou au niveau individuel. Ainsi, il est plus simple de prévoir un projet de développement adapté aux besoins de la société et les plans de formation. Cela permet de concevoir un tableau de montée en compétences plus pertinent.

Dans cet article, nous vous proposons une définition de la matrice de compétences, ainsi que des exemples et des modèles. Après avoir parcouru ce guide, vous serez à même de juger à quel point la matrice de compétences pour les ressources humaines est indispensable à la gestion de projet et au management des carrières.

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Matrice de compétences : définition

Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ? En voici la définition.

Une matrice de compétences est un outil utilisé par en entreprise pour évaluer, organiser et visualiser les compétences et les savoir-faire des collaborateurs au sein d’une équipe, d’un département ou d’une organisation dans son ensemble. Elle favorise la polyvalence et la polycompétence. Ce document est souvent présenté sous forme de tableau de type matrice de compétences.

Pourquoi parle-t-on de matrice et qu’est-ce qu’une matrice ? Il s’agit d’une structure de données. Une matrice est une structure de données composée de lignes et de colonnes organisées en une grille bidimensionnelle.

Chaque élément individuel dans la matrice, situé à l’intersection d’une ligne et d’une colonne, est appelé une cellule. Dans le cas de la matrice RH, la cellule contient l’évaluation du niveau de compétence pour un collaborateur.

La matrice de compétences RH répertorie les compétences spécifiques en lignes, et les membres de l’équipe ou les employés sont répertoriés en colonnes, ou vise-versa. Chaque cellule de la matrice de formation indique le niveau de compétences ou de maîtrise d’une compétence particulière pour un salarié donné. Elle est orientée vers la mise en place d’un projet de formation et favorise la polyvalence.

L’objectif principal d’une matrice de compétences pour les ressources humaines est de fournir une représentation visuelle des compétences disponibles au sein de l’entreprise. Cela permet aux responsables de la gestion des compétences et des ressources humaines de prendre des décisions éclairées en matière de planification de la main-d’œuvre, de développement professionnel, de projet de formation et de répartition des tâches.

En outre, la matrice des compétences peut favoriser la motivation en aidant à identifier les lacunes en matière de savoir-faire et à orienter les stratégies de recrutement et de développement des talents, par la mise en place de formations ciblées sur les besoins. La matrice des compétences est un outil de GPEC utile aux managers qui cherchent à identifier les polycompétences au sein des équipes.

Exemple de matrice de compétences Excel pour une équipe marketing

Comment personnaliser cette grille de compétences Excel ?

• Employés : La liste des noms des personnes qui constituent votre entreprise ou équipe.

• Communication orale : Évaluez la clarté, la persuasion et l’aisance de l’employé(e) lors de présentations ou d’échanges verbaux. Dans le tableau de matrice de compétences Excel, utilisez une échelle numérique de 1 (très faible) à 5 (excellent).

• Rédaction de contenu Web : Évaluez la capacité à rédiger des textes clairs, engageants et optimisés pour le web (articles de blog, fiches produits, etc.).

• Gestion de projet agile : Dans cette colonne du template de matrice de compétences, indiquez à quel point l’employé(e) maîtrise les principes et les outils de la gestion de projet agile (Scrum, Kanban, etc.).

• Maîtrise de Google Analytics : Évaluez la capacité à naviguer dans l’outil, à interpréter les données et à générer des rapports pertinents.

• Utilisation de Salesforce : Dans cette colonne de la matrice de compétences et de capacités, indiquez si l’employé(e) est capable d’utiliser efficacement le CRM Salesforce pour la gestion des leads, des contacts, etc.

• Niveau actuel : Indiquez le nombre de compétences maîtrisées ou le niveau de maîtrise actuel pour chaque compétence.

• Niveau souhaité : Précisez le niveau de maîtrise idéal ou requis pour le poste ou les objectifs futurs. Dans cette colonne du tableau de suivi des compétences, utilisez la même échelle que pour le Niveau Actuel.

• Écart : Calculez la différence entre le Niveau Souhaité et le Niveau Actuel (= Niveau Souhaité – Niveau Actuel dans le tableau de gestion des compétences Excel).

• Priorité de développement : Déterminez la priorité de développement pour chaque employé en fonction de son importance et de l’ampleur de l’écart (par exemple, Haute / Moyenne / Basse).

• Actions de développement suggérées : Proposez des actions concrètes pour améliorer les compétences (formations spécifiques, mentorat, tutoriels en ligne, projets challenge, etc.).

• Commentaires : Ajoutez toute note ou observation pertinente à la matrice de plan de carrière concernant la compétence ou le plan de développement.

Quels sont les avantages et limites d’une matrice des compétences modèle Excel ?

D’après la ressource précédente, la gestion des ressources humaines trouve un allié accessible dans Excel pour créer une matrice de compétences, offrant des avantages notables aux personnes familiarisées avec cet outil pour la planification de la formation et la gestion des carrières.

Cependant, les limites de cette proposition de matrice pour l’identification d’objectifs et de compétences basée sur Excel résident dans la gestion manuelle de ce type de ressource.

Imaginez une multinationale avec des milliers de collaborateurs répartis dans le monde entier, chacun représentant une ressource clé. Utiliser une simple feuille Excel pour suivre les objectifs individuels de chaque employé, leurs compétences, et identifier les écarts pour la formation deviendrait rapidement un cauchemar logistique. Cela impliquerait des heures de saisie de données par de multiples personnes, augmentant considérablement le risque d’erreurs de saisie.

De plus, la difficulté à traiter des volumes importants de données empêcherait l’entreprise d’avoir une vision globale et en temps réel des compétences disponibles et des besoins à l’échelle de l’organisation, rendant impossible la génération d’analyses complètes pour une planification stratégique des ressources humaines efficace.

Sans compter que le suivi en temps réel et l’intégration avec d’autres outils RH peuvent s’avérer laborieux, comparativement à des logiciels dédiés, comme nous allons le voir à la suite de ce guide. C’est pourquoi il est préférable d’envisager des alternatives, comme un outil de matrice de compétences en ligne, pour élaborer automatiquement cette ressource importante.

Exemple de référentiel de compétences : alternatives pour gagner en efficacité

Les outils RH modernes comme iSpring Learn offrent un cadre structuré et digitalisé pour la création et la gestion des référentiels de compétences. C’est une alternative significative au traditionnel exemple de référentiel de compétences Excel, avec de nombreux avantages et ressources.

Centralisation des données pour créer une matrice des compétences complète

Les plateformes de gestion des ressources humaines sont un peu comme un énorme placard où vous rangez toutes les infos croustillantes sur vos employés : qualifications, certifications, parcours de formation et plus encore.

Cette centralisation accrue améliore considérablement la visibilité sur l’ensemble des compétences disponibles au sein de votre entreprise, donnant un côté exhaustif à la matrice de compétences obtenue. Celle-ci est dès lors plus complète et donne à vos managers et autres responsables une vue d’ensemble pour la prise de décision stratégique en matière de gestion des talents.

De plus, l’intégration de bibliothèques de compétences prédéfinies permet de standardiser la description des aptitudes et des connaissances, facilitant ainsi la comparaison et l’identification des forces et des faiblesses à différents niveaux de votre entreprise.

Collaboration des salariés et managers pour la mise en place de la matrice des compétences

Un autre avantage majeur des outils de matrice des compétences en ligne réside dans leur capacité à impliquer activement les salariés et leurs managers dans le processus d’évaluation des compétences. Les fonctionnalités d’auto-évaluation permettent aux employés de prendre conscience de leur niveau de maîtrise et d’identifier leurs propres besoins de développement.

Du côté des managers, les outils de matrice de compétences offrent la possibilité d’évaluer les compétences de leurs équipes de manière structurée selon les objectifs, en fournissant un feedback constructif et en identifiant les talents experts au sein de leurs services.

Meilleure prise de décision pour le plan de développement de compétences grâce aux tableaux de bord

Vous allez aussi adorer la présentation des données sous forme de tableaux de bord visuels et de rapports dans les outils RH de matrice des compétences. Ces représentations graphiques offrent une visibilité claire et synthétique sur la répartition des compétences au sein de votre entreprise, mettant en évidence les éventuelles lacunes et les domaines d’excellence de chaque personne.

Cette analyse des compétences, plus approfondie que celle du tableau de matrice de compétences Excel, facilite la prise de décision en matière de recrutement, de mobilité interne et de planification des formations, en alignant les ressources humaines sur les objectifs stratégiques de l’organisation. De plus, la possibilité de générer des rapports personnalisés permet de suivre l’évolution des compétences au fil du temps et de mesurer l’impact des initiatives de développement des compétences sur le succès de votre entreprise.

L’intégration de la matrice de compétences avec d’autres modules des outils RH comme les LMS

C’est une avancée significative pour la gestion des talents. Lorsqu’une lacune en compétences est identifiée dans la matrice des compétences, l’outil peut automatiquement proposer des formations adaptées aux besoins spécifiques du salarié, simplifiant ainsi le processus de développement professionnel.

Ce lien direct entre l’évaluation des compétences et l’offre de formation permet de créer un modèle de développement personnalisé et efficace, contribuant à l’épanouissement des salariés et à l’amélioration globale des performances de votre entreprise.

En reconnaissant et en développant le savoir être et le savoir-faire de leurs employés, les organisations utilisant les outils de matrice des compétences en ligne se donnent les moyens d’atteindre leurs objectifs de succès.

Logiciel pour la matrice de formation

Créer un référentiel de compétences avec iSpring Learn vous permet de tirer parti de nombreuses fonctionnalités dédiées. Prenons l’exemple d’une entreprise internationale aux équipes étendues qui veut mettre en place un plan de développement des compétences objectif, basé sur une matrice des compétences solide, en trois étapes simples.

Étape 1 : Définition et structuration des compétences

Le service des RH collabore étroitement avec les managers de chaque section et les experts métiers pour identifier les besoins spécifiques en termes d’expertise pour chaque rôle et projet. À cette étape du projet de matrice des compétences, les fonctionnalités de chats et commentaires favorisent l’engagement et la collaboration.

Dans un contexte international, la fonctionnalité de multiple languages s’avère aussi indispensable pour garantir que les descriptions de compétences soient claires et compréhensibles pour tous les collaborateurs, quelles que soient leur langue et leur localisation géographique.

Il y a aussi un catalogue de compétences bien organisé, facilité par l’interface intuitive d’iSpring Learn. Ce menu de super-pouvoirs déjà prêt à l’emploi pour vos employés permet de structurer les informations de manière logique et accessible à toutes les personnes qui consultent la matrice des compétences.

Étape 2 : Évaluation et l’identification des talents au sein de l’entreprise

iSpring Learn facilite cette phase du projet de matrice des compétences grâce à des outils d’OJT (formation en situation de travail) et aux évaluations de la performance à 360 degrés. Ainsi, les managers peuvent évaluer les compétences actuelles de leurs équipes et d’identifier les écarts des compétences par rapport aux besoins futurs.

Lorsqu’il s’agit de créer une matrice des compétences pour une entreprise de grande taille, la possibilité de générer des rapports programmables et détaillés est inestimable. Elle offre une vue d’ensemble de la matrice de compétences à l’échelle globale, mettant en évidence les forces et les faiblesses des différentes équipes et sections.

Étape 3 : Développement des compétences et mise en place d’un plan de formation adapté

Une fois votre plan de développement de compétences élaboré avec iSpring Learn, vous pouvez créer des parcours d’apprentissage personnalisés pour différentes catégories d’apprenants, selon leurs rôles, expertises actuelles et objectifs de carrière. Il est possible d’associer formation en ligne et formation en présentiel pour ajouter un côté humain et interactif à vos projets RH de développement de compétences.

L’automation de l’inscription aux cours, de l’émission de certificats et de l’envoi de rapports allège considérablement la charge administrative des équipes RH et des managers. Fini la corvée de la paperasse, bonjour l’efficacité avec le sourire !

Le suivi des utilisateurs et les statistiques sont aussi disponibles pour chaque catégorie d’étudiants pour vous fournir des informations sur la performance des collaborateurs et l’efficacité du projet de formation.

iSpring Learn offre de nombreux avantages supplémentaires qui contribuent à l’efficacité du projet et à l’adoption du référentiel de compétences :

• L’intuitive interface et l’excellente expérience utilisateur garantissent une prise en main rapide par tous les collaborateurs (managers, employés ou experts).

• La personnalisation du design et des titres affichés permet d’adapter la plateforme du projet à l’image de marque de votre entreprise.

• L’interface administrateur, avec modèles, fonctionnalité superviseur et catalogue, permet aux équipes RH et managers du projet de gagner du temps.

• L’accessibilité pour les utilisateurs via navigateur, l’application mobile et le contenu hors ligne assurent une flexibilité maximale.

• Le 24/7 support et la conformité en matière de sécurité des données et RDPG offrent une tranquillité d’esprit à toute organisation soucieuse d’un management conforme, de la protection de ses données et de la satisfaction de ses utilisateurs.

Vous pouvez explorer toutes ces fonctionnalités d’iSpring Learn pour votre projet d’élaboration de matrice des compétences sur-mesure via un essai gratuit et une démo personnalisée.

Conclusion

Nous voici au terme de notre guide sur comment réussir un projet de création de matrice de compétences à l’aide d’un modèle efficace. Cette ressource vaut le détour pour toute organisation souhaitant optimiser la gestion de ses talents et répondre précisément à ses besoins pour l’atteinte de ses objectifs à long terme.

Bien conçue, une matrice de compétences permet par exemple de visualiser clairement les expertises disponibles au sein de l’entreprise et d’identifier les forces et les faiblesses des collaborateurs. Ensuite, on peut planifier les actions de développement nécessaires pour atteindre les objectifs du projet et améliorer la performance globale.

iSpring Learn est un produit RH qui regorge de fonctionnalités pour créer un tableau de montée en compétence et le mettre en œuvre tout en favorisant l’engagement. Ce guide et les ressources expliquées vous ont montré comment cet outil de matrice des compétences automatique peut vous faire gagner plus de temps que les traditionnelles feuilles de calcul Excel. Commencez votre essai gratuit ou demandez une démo sur-mesure avec un de nos managers pour découvrir tout son potentiel.