Gestion des connaissances en entreprise : comment procéder ?
le 15 avril, 2025
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La gestion des connaissances en entreprise contribue à l’efficacité des équipes et à la productivité. L’organisation peut s’appuyer sur un système de gestion des connaissances et sur différents outils de knowledge management. Dans certains cas, il s’agit de préserver des connaissances tacites : la meilleure solution consiste alors à avoir recours à une base de connaissances.
Qu’est-ce que la gestion des connaissances ? Dans cet article, nous nous pencherons en particulier sur cette question. Mais surtout, nous aborderons différents outils de gestion des connaissances de type LMS, afin de vous expliquer comment ces derniers peuvent aider l’entreprise à atteindre ses objectifs en termes de formation des collaborateurs.
Nous nous pencherons aussi sur la meilleure stratégie de gestion des connaissances et des compétences.
La gestion des connaissances présente un avantage concurrentiel pour les entreprises, qui peuvent préserver et transmettre les savoir-faire avec iSpring Learn. Testez gratuitement !
Qu’est ce que la gestion des connaissances ?
Commençons par la définition de la gestion des connaissances.
Le processus consiste à collecter, organiser, stocker et partager les connaissances internes et externes, de manière à soutenir efficacement les objectifs de l’entreprise, à l’aide de données stratégiques et de documents pointus sur les processus et les métiers. On parle aussi du knowledge management.
La gestion des connaissances : en quoi consiste ce processus ?
La gestion des connaissances au niveau RH peut consister à mettre en place une base de données (ou base de connaissances) contenant les informations utiles au bon fonctionnement des équipes d’employés. De nombreuses connaissances sont implicites dans les entreprises et les organisations. La base de données et la base de connaissances contribuent à une bonne mise en œuvre des processus en rendant les savoirs explicites. C’est le but du knowledge management, qui vise aussi au stockage pertinent des savoirs., à destination des employés mais aussi des clients.
Stratégie de gestion des connaissances
La stratégie de knowledge management à proprement parler comprend l’identification des connaissances incontournables, le recueil des informations et leur stockage : dans ce but, il convient de classer les documents et les données par types de connaissances (métiers, clients, etc.).
Le concept de knowledge management date des années 1990. Bien que la gestion des connaissances trouve ses origines dans des disciplines plus anciennes telles que la gestion de l’information, la théorie des organisations et les technologies de l’information, son développement a été influencé par les travaux de chercheurs comme Ikujiro Nonaka et Hirotaka Takeuchi, avec leur concept de la spirale de la connaissance.
Des entreprises innovantes, comme Xerox et Ford, ont également joué un rôle clé en proposant des modèles et des pratiques dédiés au stockage des connaissances.
A la même époque, de nombreuses sociétés de conseil ont commencé à proposer des services en knowledge management, ce qui a permis de mettre en lumière son importance stratégique pour la compétitivité et la performance des organisations.
Système de gestion des connaissances : qu’est-ce que c’est ?
Il existe des systèmes de gestion des connaissances, qui offrent un ensemble d’outils de gestion technologiques conçus pour capturer, stocker, organiser, partager et exploiter les connaissances au sein d’une organisation. L’objectif de ce système de gestion des connaissances est d’optimiser l’accès à l’information et d’améliorer le processus de prise de décision par une communication efficace.
La capacité à l’innovation et la productivité globale de l’entreprise s’améliorent également. A propos de ces outils de gestion des connaissances, on parle de KMS (Knowledge Management System) ou logiciel de knowledge management. L’intelligence artificielle permet aujourd’hui d’optimiser la façon dont les documents sont archivés.
Fonctions principales des outils de gestion des connaissances
La gestion des connaissances suppose tout d’abord la collecte et le stockage de l’information. Les sources peuvent être diverses : documents, bases de données, expériences, experts, collaborateurs, etc.). Ces données doivent ensuite être classées et indexées pour en faciliter l’accès. La méthode de gestion des connaissances, en particulier, doit être rigoureuse.
Mais pour être efficaces et porter leurs fruits, les outils de gestion des connaissent doivent aussi permettre le partage et la diffusion. La mise en œuvre de plateformes collaboratives comme des wikis permet l’échange fluide d’informations et constitue une excellente solution.
Le plan de gestion des connaissances doit aussi prévoir leur réutilisation et leur valorisation. Les collaborateurs doivent prendre le réflexe d’exploiter les connaissances existantes pour résoudre des problèmes, pour innover ou former de nouveaux employés.
L’intérêt de la gestion des connaissances est tel qu’il faut programmer des mises à jour régulière, de manière à obtenir une amélioration continue. En particulier, il est essentiel d’intégrer de nouveaux savoirs et de supprimer les informations devenues obsolètes.
Quels supports pour la mise en place de la gestion des connaissances ?
Plusieurs outils de gestion peuvent être utilisés pour soutenir le processus :
des wikis internes (comme Confluence),
des bases de connaissances sur les produits pour la recherche d’information (comme dans Zendesk, pour le service client),
des systèmes pour gérer les données (comme Google Drive),
des outils collaboratifs (Teams, Notion, etc.), pour la communication entre employés, collègues, partenaires et clients.
Les logiciels de gestion des connaissances favorisent la transmission du savoir entre les employés et réduisent la perte d’expertise due aux départs des employés. De cette façon, ils permettent ainsi d’améliorer l’efficacité organisationnelle. C’est le cas en particulier des LMS (Learning management system), comme iSpring Learn.
Logiciels de gestion des connaissances
La mise en œuvre de la gestion des connaissances au sein de l’entreprise peut se faire à l’aide d’un outil de gestion dédié. Voici nos suggestions de produits pour optimiser vos processus et faciliter l’approche des savoirs par les employés et les clients.
iSpring Learn, LMS et outil de gestion des connaissances
iSpring Learn est une plateforme complète de gestion des connaissances qui intègre plusieurs fonctionnalités avancées permettant d’optimiser la formation et l’apprentissage en entreprise. La plateforme comporte en particulier des fonctions telles que :
inscription automatique aux cours,
attribution des certificats,
analyse automatisée des données,
envoi automatique des rapports.
iSpring Learn fournit des rapports personnalisables selon diverses métriques. Le parcours d’apprentissage et les parcours utilisateurs permettent le suivi statistique de différentes catégories d’apprenants, ainsi que la répartition des membres selon leurs rôles et niveaux. L’évaluation des performances et la validation des compétences sont également gérées par la plateforme.
Cet outil, idéal pour la mise en œuvre de gestion des connaissances dans les PME, propose une interface et des contenus disponibles en plusieurs langues, dont le français. La navigation est simple et intuitive, que ce soit pour les formateurs ou les apprenants, grâce à une conception conviviale et une fonctionnalité de recherche ergonomique. Il est possible de concevoir du blended learning, avec des contenus en ligne (e-learning) et en présentiel.
iSpring Learn permet à l’entreprise d’organiser et de catégoriser les connaissances et l’information disponibles, avec le développement de bibliothèques de ressources structurées, la classification rigoureuse des formations par catégories et niveaux, la création de parcours d’apprentissage personnalisables. Ce produit performant facilite la communication entre employés, partenaires de l’entreprise et clients. Une fonctionnalité de recherche optimisée permet l’accès à l’information.
iSpring Learn permet l’accès à l’information via une application dédiée. Les interactions entre les utilisateurs au sein de l’organisation se trouvent facilités par le recours à la plateforme, grâce à des fonctionnalités de gestion de contenu, de discussion et de feedback. La plateforme est personnalisable, tant sur le plan du design que des intitulés. Elle s’adapte donc idéalement aux besoins de l’entreprise.
L’interface administrateur est facile à configurer. L’accès est simple, puisque la solution est disponible sur navigateur, mobile ou tablette. Une assistance technique est disponible 24h/7.
Avec ces avantages, iSpring Learn se positionne comme un LMS outil de gestion puissant et flexible, adapté aux besoins des entreprises souhaitant centraliser et automatiser leur gestion des connaissances et des données. Vous pouvez profiter d’un essai gratuit grâce à la version de test ou assister à une démo, elle aussi gratuite.
iSpring Suite, outil auteur integré pour la gestion des connaissances
iSpring Suite est un outil auteur puissant qui permet de créer du contenu e-learning interactif, idéal pour la gestion des connaissances au sein d’une entreprise. Il est integré à un LMS iSpring Learn pour produire des modules de formation engageants et structurer l’information disponible dans un système au sein de l’organisation.
Pourquoi utiliser iSpring Suite comme une partie essentiel de système de la gestion des connaissances ? Parce que l’outil permet la création de contenu interactif et engageant, comme des modules e-learning performants. Les connaissances internes à l’organisation peuvent être mises en valeur et partagées de manière attractive grâce à des quiz personnalisables, des simulations de dialogues, des screencasts ou des vidéos. Les guides de procédures peuvent être automatisés.
iSpring Suite favorise la collaboration et le partage de l’information au sein de l’entreprise, par exemple entre les équipes opérationnelles et le service clients. L’outil permet le travail en équipe sur des projets impliquant les connaissances, à travers la création de FAQ interactives et de guides de procédures. Il s’agit d’une solution d’utilisation simple, au déploiement rapide, dotée d’une interface intuitive adaptée à tous, puisqu’aucune compétence en programmation n’est requise. La création de supports et de quiz se fait comme dans PowerPoint. De plus, les utilisateurs disposent d’une assistance technique 24h/7.
Avec iSpring Suite et ses nombreux avantages, les entreprises peuvent créer efficacement le contenu intéractif et présenter les connaissances en format engageant, facilitant ainsi la formation continue et la rétention de l’information interne propre à une branche professionnelle. Le service clients est mieux armé pour répondre aux requêtes. Vous pouvez tester iSpring Suite grâce à la version gratuite téléchargeable valable 14 jours ou assister à une démonstration.
Autres produits : Confluence et Jira
Confluence est un des outils de gestion de l’information développé par Atlassian et conçu pour faciliter la documentation et la collaboration des employés en entreprise. Il permet de créer, organiser et partager du contenu sur les métiers sous forme de pages et d’espaces, avec une vue d’ensemble très pratique.
Les avantages de Confluence sont les suivants :
le système favorise le travail d’équipe et la transmission de l’information ;
il propose une intégration avec Jira, ce qui le rend particulièrement adapté aux équipes agiles et au travail en réseau ;
il dispose d’un moteur de recherche puissant ;
il séduit par une interface intuitive.
Confluence est un système efficace pour centraliser les informations et augmenter la productivité.
Avantages de la gestion des connaissances
Les avantages de la gestion des connaissances sont nombreux. Voici les principaux.
Amélioration de la productivité
Les équipes en entreprise perdent moins de temps à rechercher les informations et les données. Elles ont accès rapidement aux documents et aux formations nécessaires à leur projets à l’aide de solutions de gestion des connaissances. En ce sens, un processus de gestion des connaissances bien organisé favorise la collaboration et l’innovation, avec un partage de l’information entre membres des équipes et départements. La mise en commun des idées favorise l’efficacité du brainstorming.
Capitalisation des savoirs
L’entreprise peut mieux conserver l’expertise acquise et les bonnes pratiques. Elle évite la perte d’information lors du départ d’un employé, grâce à un archivage structuré des procédures et méthodologies. L’organisation peut favoriser par là la création d’un environnement d’apprentissage en continu. Elle gagne en efficacité et favorise les initiatives.
Amélioration de la qualité et de la conformité
L’organisation structurée de l’information au sein d’une entreprise facilite la standardisation des processus et des procédures. Ceci entraîne un meilleur respect des réglementations et des normes de l’industrie. La prise de décision s’en trouve facilitée, grâce à l’accès à des données fiables.
Accessibilité et flexibilité
Une bonne organisation de l’accès à l’information interne ou externe dépend des facteurs suivants :
accès sur différents supports (PC, mobile, hors ligne)
accès aux connaissances à tout moment, 24h/7
adaptation aux nouvelles méthodes de travail (télétravail, travail hybride)
En bref : pourquoi investir dans une bonne gestion des connaissances ?
Pour développer l’efficacité et la compétitivité (par exemple du service client)
Pour favoriser l’innovation et la collaboration
Pour améliorer l’expérience des employés et des clients.
Avec des outils comme iSpring Suite et iSpring Learn, la gestion des connaissances et la prise de décision deviennent plus simples, efficaces et accessibles.
Conclusion
Dans cet article, nous avons montré l’importance des systèmes de gestion des connaissances. Mais comment exploiter pleinement les compétences et le savoir-faire de vos employés ? Comment capitaliser sur l’expérience et assurer une transmission efficace des connaissances ? Pour une bonne gestion des connaissances en entreprise, il est essentiel de mettre en place une stratégie adaptée, s’appuyant sur un système de gestion des connaissances comme iSpring Learn.
Envie de découvrir tout ce que les outils de knowledge management comme iSpring Learn peuvent vous offrir ? Testez gratuitement la plateforme en téléchargeant la version d’essai. Profitez d’un outil performant pour structurer vos connaissances et améliorer le travail collaboratif. Pour une présentation personnalisée, réservez dès maintenant une démo en direct avec l’un de nos experts, afin de découvrir comment iSpring Learn peut répondre à vos objectifs de mise en réseau et comment son usage au sein de l’entreprise peut favoriser la communication entre les employés, des clients et des partenaires.
FAQ
Quels sont les 3 types de connaissances ?
Les trois types de connaissances sont les suivantes :
la connaissance tacite
la connaissance explicite
la connaissance implicite
La connaissance explicite est formalisée, documentée et par conséquent facilement transmissible. Les données peuvent être stockées sous forme papier ou numérique. Le partage s’effectue par exemple à l’aide de logiciels de gestion de connaissances.
La connaissance tacite, quant à elle, repose sur l’expérience des employés. Elle comprend à la fois les compétences et le savoir-faire. Les données peuvent être difficiles à formaliser, mais se transmettent aisément par le mentorat ou une phase d’apprentissage collaboratif.
Enfin, la connaissance implicite est un ensemble de savoirs qui ne sont pas encore documentés, mais pourraient l’être. Elle découle de la pratique et de l’expérience.
