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Si vous avez l’habitude de travailler au bureau, il n’est pas facile pour vous de commencer à travailler à domicile. Dans cet guide du télétravail, nous allons partager plusieurs conseils pour réorganiser votre état d’esprit au bureau et adapter les routines et les habitudes quotidiennes afin de faire du travail à domicile un succès. Vous apprendrez comment créer et organiser votre espace de travail et comment mieux collaborer avec vos collègues. À la fin, les membres de l’équipe iSpring partageront leurs pratiques de travail à distance les plus efficaces.

Comment travailler à domicile et rester productif

Travailler à domicile peut être un véritable défi pour quelqu’un qui a l’habitude de travailler dans un bureau. L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est particulièrement difficile à maintenir. Vous pouvez vous retrouver à penser à l’une des tâches sur lesquelles vous avez travaillé, même lorsque la journée de travail est terminée. Sans la transition que constitue le retour à la maison, il n’est pas facile de passer du mode travail au mode détente. 

Le travail à domicile a ses nuances. Mieux vous vous préparez, plus il vous sera facile d’être productif dans ce nouveau contexte. Voici quelques conseils pour travailler efficacement à domicile :

Créez votre espace de travail

Transformez l’une des pièces (ou une partie de la pièce) en un bureau à domicile. De cette façon, vous séparez le travail de la vie personnelle. Si vous vivez avec votre famille, établissez des règles de base avec elle. Expliquez-leur que lorsque vous êtes dans votre espace de bureau, vous ne devez pas être dérangé. Sinon, vous risquez de vous retrouver dans une situation comme celle-ci : 

Maintenir des horaires réguliers

Imaginez que vous êtes dans un bureau, et non à la maison. Suivez votre routine matinale habituelle, y compris l’heure du réveil. Résistez à la tentation de dormir une heure de plus et de vous lever quelques minutes avant la réunion du matin. Sinon, votre productivité sera faible et vous devrez passer un certain temps à vous mettre au diapason de tout le monde.

Planifiez votre journée

Rappelez-vous que nous préférons naturellement les petites tâches réalisables, car elles demandent moins d’effort cognitif. Par conséquent, il vous sera plus facile de vous concentrer sur une tâche plus importante si vous la divisez en petits morceaux.

Fixez vos priorités

Chaque fois que vous ajoutez une tâche à votre agenda, demandez-vous : « Quelles sont les conséquences de ne pas la faire à temps ? » En fonction des conséquences présumées, vous pouvez définir la priorité de chaque tâche.

Fixez des délais

Sans échéance précise, vous risquez de passer beaucoup plus de temps que ce que requiert une tâche. Lorsque vous êtes pressé par le temps, vous optimisez le temps et les ressources pour obtenir des résultats visibles plus rapidement.

Terminez votre journée par une routine

Créez une habitude qui indique que votre journée de travail est terminée. Il peut s’agir de promener le chien, de s’inscrire à un cours de yoga en ligne ou de toute autre activité. Vous pouvez aussi, en guise de routine de fin de journée, dresser une liste des tâches à accomplir le lendemain. Une fois que toutes les tâches de la liste sont terminées, terminez de travailler et prenez du temps pour vous.

Comment maintenir des relations efficaces avec les collègues tout en travaillant à distance ?

Dans la communication en face à face, nous utilisons non seulement des mots, mais aussi de nombreux indices non verbaux, comme le ton de la voix et les gestes physiques. Au bureau, lorsque vous voyez un collègue froncer les sourcils devant son écran, vous savez probablement qu’il vaut mieux ne pas l’interrompre. De la même manière, lorsque nous surprenons son sourire, nous savons que c’est le bon moment pour l’aborder. 

Lorsque l’on parle en ligne, on n’a pas l’avantage de lire les signaux non verbaux. Cependant, il existe quelques techniques qui permettent de maintenir de bonnes relations avec les collègues lorsqu’on travaille à distance.

  1. Fixez la durée de votre conversation. Si vous avez un appel ou un chat vidéo, indiquez clairement dès le départ combien de temps la conversation durera. La plupart des gens se sentent mal à l’aise lorsque quelqu’un interrompt leur processus de travail pour une durée indéterminée. Si vous fixez la durée de la conversation dès le début, vous et votre interlocuteur vous sentirez plus à l’aise. 
  2. Soyez clair et concis. Il y a de fortes chances que la conversation écrite devienne votre principale forme de communication pendant le travail à distance. Pour cette raison, essayez d’être très clair et concis dans vos écrits. Assurez-vous que la personne à qui vous écrivez comprend votre message. Évitez d’utiliser le jargon, sauf si vous vous adressez à un membre de votre équipe. Par exemple, si vous êtes un concepteur et que vous écrivez à un spécialiste du marketing, n’oubliez pas qu’il ne connaît peut-être pas la saturation ou la règle des tiers.
  3. Ne vous offensez pas facilement. « N’attribuez jamais à la malice ce qui peut s’expliquer par la négligence » – ce dicton est également connu sous le nom de rasoir de Hanlon. Dans la plupart des cas, si vous vous sentez offensé par un collègue, il y a de fortes chances qu’il n’ait pas voulu vous blesser. Parfois, le contexte de la situation nous échappe, surtout lorsque nous communiquons en ligne par chat. Essayez de clarifier la situation et soyez patient avec vos collègues. 
  4. Écoutez activement et faites preuve d’empathie. Les gens aiment parler d’eux-mêmes. Parfois, dans une conversation, nous ne pouvons pas attendre que l’autre personne ait fini de parler pour partager nos opinions et nos sentiments. Cependant, la capacité à écouter réellement et à poser les bonnes questions peut s’avérer très utile dans votre travail. Non seulement cela contribue à renforcer vos relations avec vos collègues, mais cela vous apporte aussi beaucoup d’informations utiles que vous pourriez autrement manquer.

Logiciels essentiels pour le travail à distance

Le travail à distance ne se déroule pas seulement dans un contexte différent, il exige parfois des outils complètement différents. La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreuses solutions et services en ligne disponibles sur le marché. Voici une liste des outils de travail à distance les plus essentiels, regroupés en 7 catégories selon leur fonction :

Suivi des tâches et organisation du travail

Elena, chef de projet chez iSpring, utilise Asana pour gérer son équipe.

« Nous créons et suivons tous nos projets internes dans Asana. J’aime particulièrement la fonctionnalité des modèles. Nous avons créé un projet d’événement une fois, l’avons converti en modèle, et maintenant il nous suffit d’ajuster le modèle chaque fois que nous avons un nouvel événement, hors ligne ou en ligne. Il me suffit de préciser qui est responsable de quoi et de fixer des échéances. Nous recevons des notifications automatiques concernant les tâches. Je peux toujours ouvrir le projet pour m’assurer que tout se déroule comme prévu. Je peux également explorer l’historique du projet pour        comparer nos attentes avec les résultats obtenus. »

Organiser des réunions en ligne

Niles, chef de projet chez iSpring Learn, organise des réunions en ligne dans Zoom

« Il y a 20 personnes dans mon équipe. Auparavant, lorsque nous travaillions tous au bureau, nous avions des réunions le matin tous les jours. Avec le passage au travail à distance, cela n’a pas changé grâce à Zoom. L’outil est très pratique pour organiser des réunions pour de grandes équipes. Avec Zoom, je peux enregistrer la réunion, ce qui est très pratique, notamment pour les réunions au cours desquelles nous planifions des tâches. Ainsi, j’obtiens à la fois le plan et l’enregistrement de la discussion. »

Partage de documents et création d’une base de connaissances

Mia, rédactrice du blog chez iSpring, travaille sur des articles dans Google Docs

« En tant que rédactrice, je travaille avec du texte la plupart du temps. Google Docs s’est avéré être l’un des outils les plus efficaces pour les tâches. L’un des grands avantages de Google Docs est que de nombreuses personnes peuvent collaborer simultanément sur un même document. Il peut s’agir d’un chef de projet qui fait des commentaires, d’un expert en la matière qui apporte des corrections, ou encore d’un rédacteur qui peaufine le texte. Parfois, lorsque je révise un article, j’ai besoin de discuter avec des collègues. Je peux le faire directement dans Google Documents, grâce à un chat intégré. Cela me fait gagner beaucoup de temps et c’est beaucoup plus facile que de téléphoner ou d’envoyer un courriel pour poser mes questions. »

Apprentissage en entreprise

Julia, responsable de la formation et du développement chez iSpring. Elle utilise le LMS iSpring Learn pour former ses employés.

« Presque tout type d’apprentissage hors ligne peut être transformé en eLearning. Par exemple, chez iSpring, nous utilisons avec succès le eLearning pour l’accueil des employés. Sur notre système de gestion de l’apprentissage, iSpring Learn, nous avons un parcours d’apprentissage pour tous les nouveaux arrivants qui comprend des informations sur nos valeurs, nos procédures de base et même une visite interactive des bureaux. Lorsqu’une personne rejoint notre équipe, nous lui attribuons simplement un cours. Elle peut suivre le cours n’importe où, même chez elle. Et leur superviseur peut facilement suivre les résultats de leur apprentissage à l’aide des rapports.

Une autre chose particulièrement utile dans le contexte du travail à distance est notre base de connaissances. Elle contient des documents, des tutoriels vidéo, des instructions et d’autres supports utiles. Tous les membres de l’équipe peuvent y accéder à tout moment et depuis n’importe quel appareil. »

Attribuer des cours avec iSpring Learn

Communiquer

Anna, chef de la conception pédagogique chez iSpring. Elle utilise RocketChat pour communiquer avec ses collègues.

« RocketChat est une alternative gratuite à la messagerie Slack. L’interface est facile et intuitive, même pour quelqu’un qui découvre le service. Lorsque j’ai besoin d’obtenir rapidement une réponse d’un de mes collègues, je préfère RocketChat à l’e-mail, car il est beaucoup plus facile à utiliser et plus rapide. Chez iSpring, nous disposons d’un canal de groupe pour tous les employés, où chacun peut lancer une discussion si elle requiert l’attention de tous. Une autre fonctionnalité utile de RocketChat est que vous pouvez personnaliser votre message d’état pour informer vos collègues de votre disponibilité et de votre localisation.

Personnaliser votre message d’état dans RocketChat

Notre équipe de formation dispose d’un groupe informel distinct dans RocketChat. Nous l’utilisons pour rester sur la même longueur d’onde tout en travaillant à domicile. Dans ce groupe, nous partageons également des livres, des cours et des documents de référence utiles.

« Travailler à domicile peut être un défi au début, surtout si vous vous considérez comme une personne de bureau. Toutefois, si vous faites des efforts pour adapter vos habitudes, les résultats ne se feront pas attendre. En attendant, essayez de vous concentrer sur le côté positif de la situation. Peut-être que maintenant que vous ne devez plus passer du temps à faire l’aller-retour entre votre domicile et votre lieu de travail, vous avez plus de temps pour vos loisirs et vos intérêts. Profitez pleinement de ces avantages, car être de bonne humeur est l’une des astuces de productivité les plus simples. J’espère que ce guide du télétravail était utile pour vous.

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