Comment créer un programme de formation professionnelle ?

En examinant de plus près cette liste des meilleurs employeurs, vous constaterez que ces entreprises ont plusieurs points en commun. L’une d’entre elles est la possibilité pour les employés d’évoluer et de se développer, un élément réellement stimulant.

Mais comment établir un programme de formation efficace ? Dans cet article, vous aurez une vue d’ensemble de la formation des employés et du processus d’élaboration d’un programme de formation.

• Qu’est-ce que la formation et le développement des employés ?
• Types de formation des employés
• Problèmes et défis dans le développement des employés
• Qu’est-ce qu’un programme de formation ?
• Comment établir un programme de formation ?

Qu’est-ce que la formation et le développement des employés ?

La formation et le développement des employés sont deux notions assez proches, mais il existe une légère différence entre les deux termes. La formation des salariés est un programme qui aide les employés à acquérir des connaissances ou des compétences spécifiques afin d’améliorer leurs performances dans leur poste actuel. Le développement des employés est un concept plus large, davantage axé sur la croissance de l’employé et concerne un rôle futur plutôt qu’actuel.

Types de formation des employés

La formation des employés permet à votre personnel d’acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour mieux faire son travail. Il existe différents types de formation des employés, et l’entreprise doit décider quelle méthode choisir. En voici quelques-unes parmi les plus courantes :

L’entreprise peut choisir une seule méthode de formation ou en combiner plusieurs.

Formation dispensée par un instructeur

Il s’agit d’une méthode pédagogique dans laquelle le matériel d’apprentissage est enseigné en personne à un groupe de participants. La formation peut se dérouler soit dans une salle de classe réelle dans laquelle les employés se réunissent en présentiel pour écouter un cours et discuter de nouvelles informations, soit dans un environnement de classe virtuelle, dans lequel les apprenants communiquent et interagissent entre eux et avec un instructeur en ligne, le plus souvent par vidéoconférence.

Mentorat / Coaching

Il s’agit d’une approche d’apprentissage guidée. Un employé est supervisé par un mentor qui possède un domaine d’expertise spécifique et qui partage ses connaissances et son expérience pour aider un employé à progresser dans sa carrière. Toutefois, le mentorat et le coaching ne sont pas identiques. Alors que le coaching est fonctionnel et vise l’acquisition de compétences et de connaissances, le mentorat est transformationnel et s’apparente davantage à une activité de développement.

Formation sur le terrain

Il s’agit d’un moyen pour les employés d’apprendre un travail en observant et en effectuant des tâches. Un nouvel employé est généralement associé à un membre de l’équipe ou à un responsable expérimenté. Dans un premier temps, il observe la manière dont son collègue accomplit les tâches au cours de la journée de travail. Dans un deuxième temps, il effectue ces tâches par lui-même.

e-learning

L’e-learning est une formation dispensée à l’aide d’un ordinateur ou de tout autre appareil numérique. Regarder une vidéo pédagogique, répondre à un quiz ou jouer à un jeu éducatif, tout cela relève de l’e-learning. Les dernières tendances proposent également l’apprentissage mobile, qui comprend des activités telles que des cours, des quiz, des conférences vidéo et des simulations suivis par les apprenants à leur propre rythme à partir de leurs smartphones et de leurs tablettes.

Problèmes et défis courants rencontrés dans le développement des employés

Les entreprises doivent être conscientes des problèmes qui peuvent survenir au cours du processus de formation des employés et être prêtes à les résoudre. Voici quelques-uns des obstacles les plus courants :

• Dispenser une formation cohérente. Lorsqu’une entreprise est dispersée géographiquement, il est difficile de fournir une formation cohérente à l’ensemble du personnel. Les principaux défis sont les limitations géographiques, les barrières linguistiques, le professionnalisme des formateurs et les coûts élevés. Cependant, presque tous ces défis peuvent être abordés et résolus avec l’apprentissage en ligne. Grâce à l’e-learning, il n’est pas nécessaire de prévoir un programme régional de formation.
• Des apprenants peu motivés. Les employés ne sont pas tous intéressés par le fait d’apprendre, et certains d’entre eux peuvent même saboter intentionnellement la formation sur le lieu de travail.
• Des employés débordés. L’excuse « je n’ai pas le temps » est souvent invoquée. Tout le monde a une vie en dehors du travail et il n’est parfois pas facile d’équilibrer sa vie professionnelle et sa vie personnelle, sans même parler de l’intégration de la formation d’entreprise. Cependant, il existe une solution : envisagez une approche d’apprentissage « en petits morceaux » qui permet à vos employés d’étudier plus facilement et plus rapidement, et d’apprendre à partir de leurs appareils mobiles, qu’ils ont toujours à portée de main.
• Une utilisation insuffisante d’analyses significatives. Lorsque vous organisez une formation, vous vous attendez à ce que les performances de vos employés augmentent. Mais comment pouvez-vous savoir si c’est effectivement le cas ? Pour évaluer l’efficacité de la formation, vous devez suivre et analyser les résultats des apprenants. Vous pouvez facilement résoudre ce problème grâce à un système de gestion de l’apprentissage (LMS) et ses capacités de reporting.
• Un système de retour d’informations médiocre. Selon Forbes, les employés qui se sentent écoutés ont 4,6 fois plus de chances de donner le meilleur d’eux-mêmes. N’oubliez donc pas de recueillir les commentaires des employés sur la formation et de l’améliorer en fonction de leurs besoins.

Qu’est-ce qu’un programme de formation ?

Il s’agit d’une séquence planifiée et une combinaison d’activités conçues pour doter les employés des connaissances et des compétences nécessaires pour devenir de meilleurs professionnels. Chaque programme vise à atteindre des objectifs professionnels spécifiques. Ils varient en fonction de l’objectif poursuivi.

Exemples de programmes de formation

Pour définir le programme de formation approprié, commencez par évaluer les compétences et les connaissances de vos employés.

• Intégration et orientation. Cela permet aux nouvelles recrues de se familiariser avec la culture de l’entreprise, de comprendre leurs responsabilités et de devenir rapidement des membres productifs de l’équipe.
• Formation à la conformité. Elle est axée sur la législation, la réglementation ou la politique et contribue à minimiser les risques, à préserver la réputation de l’entreprise et à offrir un environnement de travail sûr à tous les employés. Ces programmes peuvent inclure des cours sur la diversité, le harcèlement, l’éthique professionnelle et la sécurité sur le lieu de travail.
• Formation produit. Il s’agit d’informations sur les produits et services de l’entreprise que les employés doivent apprendre afin d’accomplir leurs tâches de manière efficace.
• Formation commerciale. Son objectif est de renforcer les compétences de l’équipe de vente en enseignant les pratiques commerciales, les nouvelles approches de la vente et en développant les compétences en matière de communication.
• Formation aux compétences relationnelles. Elle est axée sur les qualités personnelles telles que l’esprit critique, la communication, la gestion du temps et la résolution de problèmes, qui sont nécessaires à la réussite d’un employé et à l’évolution de sa carrière.
• Formation au leadership. Elle est conçue pour aider les employés à apprendre de nouvelles techniques de management et de leadership, et à perfectionner les compétences existantes pour leur permettre de guider leur équipe.

Programme de formation vs plan de formation

Alors qu’un programme de formation est une série d’activités de formation, un plan de formation est un document qui comprend les détails d’un programme. Il présente des informations importantes concernant les objectifs de la formation, le public cible, le calendrier, les stratégies de création de programmes, les ressources nécessaires, etc.

Un plan de formation des employés est généralement présenté aux cadres supérieurs. Une fois approuvé, il autorise l’équipe L&D à utiliser les ressources pour le développement et la mise en œuvre du programme de formation.

Comment établir un programme de formation ?

Les programmes de formation bien conçus ne se mettent pas en place du jour au lendemain. Ils sont le résultat d’une planification et d’un processus de développement minutieux. Vous trouverez ci-dessous des instructions étape par étape pour monter un programme efficace pour les employés, aligné sur les besoins de l’entreprise et stimulant pour les apprenants.

Étape 1. Comprendre la mission

Imaginez que le moteur de votre voiture commence à émettre des bruits stridents. Devriez-vous remplacer les pneus, changer la suspension ou simplement ajouter de l’huile ? Vous pouvez faire tout cela, mais un test de diagnostic vous indiquera exactement ce qui doit être réparé sans qu’il soit nécessaire de tout vérifier dans les moindres détails.

De la même manière, l’idée d’organiser une formation pour les employés peut venir de tous les services de l’entreprise, du directeur commercial, dont l’équipe n’a pas atteint ses objectifs, à quelqu’un qui pense qu’il y a trop de réunions et que les horaires de travail sont mal gérés. Avant de commencer à rédiger le scénario d’un nouveau cours en ligne, il convient donc de poser quelques questions. Ces questions constituent la base de ce que l’on appelle une analyse des besoins en formation.

Besoins en formation

Toutes les demandes de formation ont au moins un point commun : elles émanent d’un désir de changement. À cette étape, votre objectif est de déterminer la raison de l’écart entre la situation actuelle et le résultat souhaité. Cet écart s’appelle le besoin. Évaluer les besoins de formation des salariés avant de se précipiter augmente les chances de réussite et réduit le risque d’erreurs coûteuses.

L’écart entre la situation actuelle et le résultat souhaité correspond au besoin.

Pour obtenir des informations sur la situation à laquelle l’entreprise est confrontée, les besoins et les résultats souhaités, il est possible de mener des entretiens avec les parties prenantes et toutes les personnes intéressées par le succès de la formation. Ces personnes peuvent être des cadres, des managers, des participants potentiels ou même des clients.

Il existe des ouvrages sur la manière d’évaluer les besoins, mais voici une courte liste de questions qui constituent un bon point de départ :

• La formation est-elle vraiment nécessaire ? Le résultat souhaité peut-il être obtenu d’une manière différente, moins coûteuse ou plus efficace ?
• Pourquoi cette formation est-elle nécessaire ? En quoi cela aidera-t-il le client ?
• Quel problème votre client souhaite-t-il résoudre grâce à la formation ? Quelle est son utilité ?
• Que se passerait-il en l’absence de formation ?

Objectifs de la formation

Les objectifs de formation sont des informations essentielles qui doivent être mises par écrit avant d’aller plus loin, et ce pour deux raisons : a) vous aurez une idée claire de ce que vous essayez d’atteindre et b) ils serviront de référence pour mesurer les résultats du programme une fois qu’il aura été lancé.

Les objectifs de formation doivent être spécifiques et mesurables, et il est toujours préférable d’utiliser des verbes d’action. Par exemple :

• Augmenter l’efficacité des employés de x, y ou z.
• Répondre aux exigences de sécurité sur le lieu de travail
• Atteindre tel ou tel indicateur de performance

Public ciblé

Essayer de créer un bon programme de développement des employés adapté à tout le monde revient à le jeter aux oubliettes. Vous devez le créer pour une raison précise et pour un public cible déterminé. Avant de procéder au développement de la formation, analysez de plus près les personnes qui seront vos apprenants.

• Combien y a-t-il d’apprenants ?
• Qui sont-ils ? Quelle est leur fonction ? (S’agit-il de RH, de managers, d’ouvriers de la ligne de produits, etc.)
• Quelles sont leurs caractéristiques ? (Âge moyen, niveau d’éducation, styles d’apprentissage, connaissances informatiques, situation géographique, etc.)
• Y a-t-il des apprenants en situation de handicap ?
• Les apprenants ont-ils reçu une formation préalable dans ce domaine de connaissances ? Quel est leur niveau de connaissance du sujet ?

Il est également très utile d’aller au-delà des descriptions neutres reçues de la part du client en parlant directement aux apprenants potentiels.

• Quels sont les sujets qu’ils considèrent comme les plus utiles dans leur travail ?
• Existe-t-il des demandes particulières ?
• Quelles sont leurs attitudes à l’égard de l’apprentissage ? Y a-t-il des personnes susceptibles de résister à la formation ? Si oui, pourquoi ?

Environnement de travail

Maintenant que vous vous êtes assuré que la formation est la solution aux besoins de votre entreprise et que vous savez quels sont vos objectifs et qui sont vos apprenants, il est temps de se mettre d’accord sur des questions organisationnelles. Découvrez et écrivez sous quelle forme le résultat doit être fourni et ce qui est considéré comme une mission accomplie.

• Qui est le décideur ?
• Qui sont les parties prenantes ? Qui d’autre connaît le projet et peut vous fournir des informations utiles ?
• Existe-t-il des préférences quant à l’utilisation de certaines technologies, de certains outils et de certaines méthodes de diffusion ?
• Quels types de média doivent être utilisés (texte, vidéo, audio ou autre) ?
• Sous quelle forme le client attend-il le résultat ? Un package SCORM ? Une présentation PPT avec un script sous Word ? Devez-vous en plus créer un guide ? Des activités ou des sessions de suivi sont-elles nécessaires ?
• Quelles sont les échéances du projet ?
• Existe-t-il des restrictions ou des facteurs qui affectent la manière dont le résultat sera atteint ?
• Qui va uploader le programme sur une plateforme d’apprentissage et l’administrer ?
• Quel est le budget du projet ?

Ne vous inquiétez pas si vous avez l’impression de poser trop de questions. Ce n’est pas le cas ; au contraire, vous devrez très probablement poser des questions supplémentaires au fur et à mesure que le projet prendra forme.

Étape 2. Élaborer un plan du programme

Une fois l’étape d’analyse terminée, il suffit juste de prendre le contenu, de l’organiser en leçons, d’ajouter un petit quiz à la fin de chaque unité, et le tour est joué. Nous plaisantons. Les clients attendent plus qu’un tas de texte sans intérêt parsemé d’images aléatoires.

Il vous faut maintenant identifier le contenu qui répond aux besoins, un format approprié pour le distribuer et quelques indicateurs facilement mesurables qui vous aideront à suivre le déroulement du programme.

À lire également : Mise en place de la formation en entreprise – 7 étapes pour réussir

Objectifs d’apprentissage

Contrairement aux objectifs de formation axés sur des mesures économiques, les objectifs d’apprentissage sont centrés sur l’apprenant ; ils décrivent ce que les personnes doivent savoir, être capables de faire ou ressentir à l’issue de la formation. Les bons objectifs d’apprentissage sont généralement étroitement liés aux résultats obtenus par les apprenants sur leur lieu de travail. « À la fin de ce programme, les apprenants seront capables de…

• … utiliser la technique de vente SPIN
• … appliquer des formules Excel avancées pour l’analyse marketing
• … faire preuve d’une attitude agréable à l’égard des clients
• … se sentir plus confiant lors de négociations de haut niveau »

Comme les programmes de formation se composent généralement de plusieurs modules ou leçons, vous devrez également définir des sous-objectifs pour chacun d’entre eux. Si l’objectif d’apprentissage principal est d’enseigner aux employés comment utiliser une machine à pop-corn, les sous-objectifs pourraient être les suivants :

• Leçon 1 – apprendre les boutons de commande
• Leçon 2 – apprendre à installer la machine et à la rendre prête à fonctionner
• Leçon 3 – Apprendre à mettre les ingrédients dans la machine
• Leçon 4 – apprendre à désinfecter la machine

Tactiques d’enseignement

Dave Meier, dans The Accelerated Learning Handbook (Manuel de l’apprentissage accéléré), décrit un cycle d’apprentissage en quatre phases :

« Si les quatre composantes ne sont pas présentes sous une forme ou une autre, il n’y a pas de véritable apprentissage. » Dave Meier, The Accelerated Learning Handbook

Chaque phase nécessite une tactique bien pensée, car l’échec d’une seule phase entraînera probablement l’échec ou des résultats médiocres pour l’ensemble du programme.

1. La préparation

L’objectif de cette phase est de susciter l’intérêt des apprenants en leur fournissant le contexte, en expliquant la pertinence du contenu et en fixant des objectifs et des attentes. Vous devrez également faire face à tout sentiment négatif que les apprenants pourraient ressentir.

Une phase de préparation bâclée conduit à l’ennui, au manque d’attention et à l’échec du programme.

2. La présentation

La phase suivante consiste à présenter le contenu de la formation aux apprenants d’une manière significative et captivante.

Tout d’abord, il y a la conception graphique ; vous devez réfléchir à la manière dont vous allez gérer l’attention des apprenants avec des points forts, des polices de caractères et des couleurs. Ensuite, il y a un travail approfondi sur le contenu, comme la présentation du nouveau vocabulaire, la fourniture d’exemples complets sur chaque nouvelle idée et la prise en compte des différents styles d’apprentissage.

Une présentation médiocre se reconnaît à l’absence d’expression sur le visage des apprenants : les yeux voient, mais pas le cerveau.

3. La pratique

L’efficacité de l’apprentissage est compromise lorsque les apprenants n’ont pas suffisamment de temps pour assimiler pleinement les nouvelles connaissances et compétences. À ce stade, vous devez encourager les participants à ne pas se contenter d’absorber passivement le contenu de la formation, mais à envisager de l’intégrer dans leur vie quotidienne.

Cela inclut, sans s’y limiter, divers quiz et tâches pratiques interactives. Vous devez également aider les apprenants à organiser l’information en construisant des cartes mentales et en écrivant les points clés à retenir ; les aider tout au long du voyage en générant des analogies, des métaphores et grâce à des scénarios ; et aider l’information à rester gravée dans la mémoire en utilisant des stratégies mnémotechniques et en soulignant les éléments les plus importants.

4. La performance

Sans application immédiate, une grande partie des connaissances et des compétences fraîchement acquises partira rapidement en fumée. Comment allez-vous encourager les apprenants à utiliser les nouvelles informations en dehors de la salle de classe ? Allez-vous créer des documents de formation à imprimer et à utiliser dans leur routine quotidienne ? Fournirez-vous aux apprenants une évaluation des performances et un feedback après la formation ? Ou peut-être même organiserez-vous une série de micro-leçons après la formation afin que les informations aient plus de chances d’être retenues ?

Stylos à messages rotatifs pour les participants à la formation Gestion du temps pour les représentants commerciaux.

Quelles que soient vos idées, vous devez les planifier et intégrer en douceur les grandes lignes du processus d’apprentissage avant de commencer le développement de la formation proprement dite. Cela nous amène naturellement au point suivant.

La structure

En gardant à l’esprit le modèle du cycle d’apprentissage, vous devez décider de la manière dont vous allez ordonnancer les informations, puis créer un cadre pour le programme.

Imaginez que vous deviez établir un programme de formation complet sur l’utilisation d’un nouvel équipement de haute technologie. Comment allez-vous organiser les informations ? La première chose qui vous vient à l’esprit est de créer une série de leçons décrivant une à une toutes les pièces et toutes les caractéristiques de la machine ; cette idée est erronée.

Charles Reigeluth, un théoricien américain de l’éducation, a développé ce que l’on appelle la théorie de l’élaboration. Selon cette approche, les modules des programmes de formation doivent être organisés par ordre croissant de complexité, de sorte que chaque module approfondisse le précédent.

Dans le cas d’un équipement complexe, vous pouvez commencer par enseigner la tâche la plus simple que les techniciens doivent effectuer avec la machine. En effectuant cette tâche simple, l’apprenant se familiarise avec certains des principaux éléments fonctionnels. Les leçons suivantes enseignent des scénarios plus complexes jusqu’à ce que les apprenants soient capables d’effectuer l’ensemble des tâches. Cette approche permet aux apprenants d’acquérir des connaissances dans le contexte d’une application réelle sur leur lieu de travail.

Gardez donc ces trois principes à l’esprit lorsque vous élaborez la structure d’un programme de formation :

• Du contexte au contenu
• Du général au spécifique
• Du simple au complexe

En utilisant ces principes, vous serez en mesure de créer un contexte significatif pour les apprenants afin qu’ils puissent assimiler efficacement de nouvelles connaissances et compétences.

Lorsque la structure générale de votre cours est prête et que vous avez un bref aperçu des sujets que vous souhaitez aborder, vous êtes prêt à passer à l’étape suivante et à alimenter le programme en contenu.

Étape 3. Élaborer le contenu

Le contenu e-learning peut prendre différentes formes : cours magistraux, eBooks, leçons vidéo, simulations réalistes, évaluations interactives sous forme de jeux, et la liste est encore longue. Un bon programme de formation comprend autant de types d’activités que possible afin de retenir l’attention des apprenants et de répondre aux différents styles d’apprentissage.

Module de formation

Vous disposez déjà d’une structure de programme, mais vous devrez également organiser et présenter le contenu de chaque module de formation. La structure des modules ci-dessous est simple mais efficace :

• Donner une vue d’ensemble
• Fournir des détails
• Ajouter des exemples concrets du monde réel
• Résumer ce qui a été appris

En outre, chaque module ou leçon, ou quel que soit le nom que vous préférez donner à chaque entité indépendante du programme, devra faire l’objet d’un plan. Ce plan vous permettra de mettre clairement l’accent sur le thème de chaque module, vous aidera à choisir les activités d’apprentissage appropriées et vous permettra de vous assurer que le contenu correspond aux délais fixés pour chaque session de formation. Par exemple, vous trouverez ci-dessous la grille d’un cours sur les négociations téléphoniques à l’intention des représentants commerciaux :

Supports de formation

L’élaboration de présentations, de documents à distribuer et d’activités de formation est au cœur de tout programme de formation. Mais si vous avez franchi les étapes précédentes (savoir exactement qui sont vos apprenants, ce que vous devez leur enseigner et pourquoi), l’élaboration de supports de formation n’est plus qu’une question de technique.

En fonction de vos objectifs, vous pouvez développer des cours en ligne par vous-même ou demander l’aide de concepteurs, de monteurs vidéo et de spécialistes de la voix off. Mais même si vous pouvez vous permettre d’engager une équipe complète de professionnels dans différents domaines, nous vous recommandons d’avoir une connaissance pratique des outils auteurs les plus populaires.

Travailler avec les experts en la matière

Les experts en la matière sont la source d’information la plus précieuse. Ils fournissent un contenu unique, examinent et corrigent le contenu du programme et procèdent à des modifications si nécessaire.

Il existe deux approches pour traiter avec les experts : l’approche informelle et l’approche formelle.

Si vous réalisez des formations internes et que vous avez besoin de conseils d’experts internes à l’entreprise, l’approche informelle peut s’avérer efficace ; il vous suffit de demander à vos collègues qui ont suffisamment d’expérience et d’essayer de trouver quelqu’un qui pourrait vous aider à préparer le contenu. Si vous avez de la chance, votre expert vous aidera à concevoir les grandes lignes du programme de formation, examinera les projets de contenu, voire créera lui-même une partie du programme.

D’autre part, les experts les plus expérimentés ont généralement un emploi du temps très chargé et risquent donc de ne pas être ravis de la charge de travail supplémentaire. Dans ce cas, vous devrez obtenir le soutien des dirigeants qui ont initié la formation ; ils seront en mesure d’amener les experts à coopérer en révisant les priorités de leurs tâches actuelles ou en leur offrant une récompense pour leur participation.

Dans certains cas, vous devrez faire appel à des experts extérieurs à l’entreprise. Par exemple, vous devez créer un programme sur un nouveau logiciel, mais personne dans votre entreprise ne l’a jamais utilisé. Dans ce cas, vous avez besoin d’une approche formelle et d’un contrat dans lequel vous mettrez par écrit toutes les modalités : le type d’implication que vous attendez de l’expert, ce que vous attendez exactement de lui, les délais et la récompense.

Réflexions finales

Maintenant que vous avez lu l’article, vous avez peut-être l’impression qu’établir un programme de formation est une suite linéaire d’étapes. Ce n’est pas tout à fait le cas. Bien que cette séquence puisse être utilisée comme principe directeur, n’hésitez pas à adapter le modèle à votre projet particulier : la formation professionnelle ne sera bénéfique que si vous assimilez les idées générales tout en vous adaptant à de nouvelles informations ou situations.

Organiser un programme de formation implique la collecte de nombreuses informations, de la recherche, des prises de décision, de la planification et de la collaboration. Mais tout comme un voyage de mille lieues commence par un seul pas, le développement d’une formation réussie commence par une seule question : Pourquoi ? Trouvez la réponse, et le reste suivra naturellement.

Voilà ! Quelle partie d’établir un programme de formation vous semble la plus difficile ? Faites-nous part de votre expérience dans les commentaires ci-dessous !