Plan de formation en entreprise : Comment transformer vos employés en talents performants

Aussi appelé Plan de Développement des Compétences depuis 1er janvier 2019, le plan de formation en entreprise englobe les actions de formation prévues pour les salariés. Même si créer un plan de formation n’est pas obligatoire en soi, le Code du travail accorde une place de choix à la formation par les employeurs. Dès lors, la question « comment faire un plan de formation pertinent ? » se pose.

Tout plan de formation professionnelle digne de ce nom doit inclure un calendrier provisoire, précisant si les formations se dérouleront pendant ou hors du temps de travail, les objectifs visés, les tâches et les parties responsables.

Envie de favoriser le bien-être professionnel de vos collaborateurs et votre compétitivité ? Cet article explique en détail comment créer un plan de formation pour combler le gap de compétences au sein de votre entreprise.

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Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Un plan de formation détaille les éléments nécessaires à une bonne formation du personnel dans une entreprise. Ce document inclut notamment les étapes, le calendrier, les ressources, les parties responsables et le calendrier requis pour développer et améliorer les compétences des employés, en tenant compte du temps de travail de chacun.

Il s’agit d’un dossier de programmes de formation complet visant à standardiser les actions et à optimiser le temps de travail afin de les lier aux résultats commerciaux attendus. Ce document stratégique facilite la planification et l’exécution du travail, en alignant les compétences et les objectifs de l’entreprise pour assurer le succès organisationnel.

La création d’un plan d’action de formation, adapté aux besoins des salariés, nécessite la collaboration entre le service Ressources Humaines, l’équipe de superviseurs et la haute direction.

Il est important de noter qu’en dehors de ce document formel, les salariés peuvent également utiliser leur compte personnel de formation (CPF) pour financer certaines actions de développement de compétences.

Comment faire un plan de formation en entreprise ?

Avant de vous précipiter pour prendre des décisions concernant qui fait quoi et quand, vous devez réfléchir un moment et prendre en compte les conditions préalables de la formation. Vous trouverez ci-dessous les 8 étapes pour créer un plan de développement adapté aux besoins de votre entreprise.

1. Vérifiez vos objectifs commerciaux

La clarification des objectifs poursuivis par votre entreprise, en accord avec sa politique sociale, est la toute première des étapes pour l’élaboration d’un plan de développement des compétences efficace. Cela est important, que vous créiez un plan de formation individuelle ou un plan de formation collectif afin de faciliter le développement des compétences nécessaires pour réaliser vos ambitions.

Pensez notamment aux besoins que vous voulez combler grâce à ces actions de formation. Il peut s’agir de :

• Accélérer le processus d’intégration pour une meilleure productivité des salariés et développer activement des compétences spécifiques ;

• Diminuer le turnover pour une meilleure réputation et des coûts réduits ;

• Améliorer la conformité du personnel pour la stabilité opérationnelle, etc.

Avant de passer aux étapes suivantes, mettez des objectifs assez précis et mesurables derrière chaque formation, comme :

• Réduire le temps de productivité des agents du service client de 10 à 6 semaines ;

• Diminuer le taux de turnover à 10% ;

• Créer un lieu de travail entièrement sûr et éviter les amendes lors de la prochaine inspection de sécurité.

2. Définissez votre public et ses besoins

Il est possible d’avoir un plan personnel de formation pour combler les besoins de chaque poste. Par ailleurs, les actions de formation peuvent varier selon l’étape du cycle de vie d’un salarié, en prenant en compte les besoins spécifiques identifiés par les représentants du personnel. Ces besoins sont définis en collaboration avec les ressources humaines afin de favoriser un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel de chaque salarié.

Par exemple, les nouveaux salariés fraîchement diplômés ont clairement des besoins d’apprentissage différents de ceux des spécialistes de niveau intermédiaire. En consultant notre plan d’intégration pour nouveau salarié, vous découvrirez de nombreuses astuces dans ce sens. Le plan de développement créé de manière efficace facilite ce processus.

Vous devez toujours avoir une idée claire des personnes que vous allez former, y compris leurs :

• Connaissances

• Antécédents

• Programmes de travail (présentiel ou à distance)

• Besoins d’apprentissage

Une bonne astuce consiste à interroger les salariés et les managers sur leurs lacunes, et sur ce qu’ils aimeraient changer. Cette initiative facilite grandement la création et l’exécution du plan de développement de compétences.

3. Choisissez votre scénario de formation

Les plans de formation varient en fonction des types de formation envisagés. Il existe au moins trois scénarios de formation typiques que les entreprises déploient :

1. Intégration : informations sur la culture et l’histoire de l’entreprise, présentation de la mission et des valeurs, familiarisation avec la gamme de produits, explication des règles de conduite, etc.

2. Sécurité et conformité : informations sur la mise en œuvre de mesures de sécurité incendie, les règles sanitaires, les dispositifs de cybersécurité, la réglementation du secteur, les procédures de lutte contre le blanchiment d’argent, etc.

3. Formations spécifiques aux rôles : fabrication de produits, maintenance des équipements, vente directe, gestion des approvisionnements, etc.

Chacun de ces scénarios comporte ses propres tâches et étapes, mais leur mise en place peut se faire dans le cadre d’un programme plus vaste. Par exemple, l’évolution professionnelle d’un salarié en société peut engendrer des programmes de perfectionnement récurrents et diverses formations en leadership.

Notez que selon la catégorie choisie, les éléments de votre plan de développement des compétences vont considérablement varier, comme :

• Le nombre de salariés

• La périodicité

• La durée

• La complexité du matériel et les dépenses

• Les honoraires de l’instructeur/formateur

4. Fixez des objectifs d’apprentissage clairs

Avant la présentation du plan et sa mise en œuvre, il est important d’exprimer clairement vos actions de formation et vos attentes en termes de résultats. Cela vous aide à assurer une certaine cohérence, et à orienter les efforts des bénéficiaires du plan vers la performance attendue.

Vous pouvez essayer de décomposer ce plan en objectifs d’apprentissage spécifiques et mesurables. Fixez-en deux pour chaque session de formation ou cours. Par exemple, dans une formation d’intégration, les objectifs peuvent ressembler à ceci : 

• Objectif 1 : Découvrir la culture de l’entreprise

• Objectif 2 : Découvrir les principaux produits de l’entreprise et leurs avantages concurrentiels

5. Formulez les tâches à accomplir

établissez des étapes à suivre par les salariés pour maîtriser un certain sujet ou acquérir des compétences nécessaires pour un poste. Ce sont des actions de formation plus complexes qui auront un impact sur la productivité des salariés au fil du temps.

Vous devez déterminer quelles actions de formation ou expériences aideront un salarié à atteindre ses objectifs d’apprentissage. Voici un exemple :

Comme l’explique notre article détaillé sur la gestion de la formation professionnelle, construire un plan de formation implique de suivre une certaine évolution et de fournir de nouvelles informations lorsque les salariés sont prêts pour les étapes suivantes. Mais en même temps, établissez des délais pour voir si vos salariés suivent le rythme et progressent réellement grâce à vos actions de formation.

6. Sélectionnez un format de formation optimal

Pour structurer votre plan de formation continue, vous devez choisir entre : formation dirigée par un instructeur, classe virtuelle, e-learning, apprentissage mobile, coaching, etc.

Quels sont les critères de choix des formats pour la mise en place d’un plan de formation RH ?

Le choix des formats idéaux pour le développement des compétences des salariés dépend de divers facteurs, comme :

• Le contenu de formation dont vous disposez

• Le matériel disponible sur le lieu de travail

• L’espace adapté aux sessions de formation en présentiel

• Le nombre d’apprenants

• La fréquence de la formation

• Votre budget

Voici quelques exemples d’actions de formation professionnelle en ligne et en présentiel pour la mise en place de votre plan de formation annuel : 

En ligne ou en présentiel : quelle méthode choisir pour élaborer un plan de formation pertinent ?

Plus le plan de formation professionnel est exclusif, plus sa mise en place nécessitera une approche personnalisée en présentiel. On peut citer le cas des programmes de leadership qui se font principalement via des séances de coaching, nécessitant ainsi une adaptation constante aux besoins individuels des participants.

Cependant, les cours en ligne avec quiz seront plus adaptés pour un plan de formation interne d’initiation à grande échelle. Vous pourrez aborder les bases d’un sujet et vérifier comment vos salariés ont retenu les nouvelles connaissances.

De plus, il est possible de réutiliser le matériel, les mémos, les manuels et les diapositives existants dans chaque nouveau plan d’action de formation, en les alignant sur la politique de formation de l’entreprise. Il suffit de les convertir en cours en ligne avec un outil comme iSpring Suite. Vous pouvez le télécharger gratuitement et tester ses fonctionnalités. Notre équipe est à votre disposition pour une démo en direct personnalisée. Cet outil auteur permet de transformer des diapositives en un clin d’œil. C’est une solution très pratique si vous développez des formations en ligne dans PowerPoint. 

En effet, les cours PPT iSpring Suite vous permettent de créer une large gamme de contenus e-learning pour n’importe quel plan de formation personnel ou collectif. Cela va des quiz aux didacticiels vidéo en passant par les ebooks, offrant une expérience de lecture interactive, et scénarios de branchement, avec des arrière-plans convaincants.

7. Mettez votre plan à exécution

Savoir comment mettre en place un plan de formation est tout aussi important que de savoir comment établir un plan de formation. Une fois que vous avez l’approbation finale de la direction concernant votre document, facilitez la consultation du plan de formation et l’apprentissage pour tous :

• Les salariés

• Leurs mentors/formateurs/instructeurs

• Les superviseurs d’équipe

• Les chefs de service

Utilisez un LMS efficace comme iSpring Learn pour impliquer instantanément vos collaborateurs dans le plan prévisionnel de formation. Vous pouvez tester gratuitement les options de cet outil e-learning. C’est une plateforme en ligne où les salariés peuvent suivre des cours et des quiz, et accéder à une base de données centralisée, regroupant toutes les informations nécessaires à leur développement. La consultation des programmes de formation se fait via n’importe quel appareil, favorisant ainsi l’évolution constante des compétences de vos collaborateurs au fil du temps.

Demandez votre démo gratuite dès maintenant pour avoir une preuve de la mise en place d’un système de gestion de compétences incluant un plan de formation.

Voici les nombreux autres avantages d’un LMS comme iSpring Learn pour la gestion d’un plan de formation :

• Permettre aux collaborateurs d’accéder aux informations relatives à toutes les activités planifiées et aux échéances clés à venir. 

• Attribuer automatiquement les cours requis, permettant la transmission des informations nécessaires, aux nouvelles recrues ou à tout autre groupe d’employés. 

• Déployer des cours, des vidéos, des manuels et d’autres contenus de formation dans un ordre spécifique.

8. Évaluez l’efficacité de votre plan en matière de développement des compétences

Sur la base des objectifs fixés à l’étape 3, vous pouvez désormais évaluer les progrès des bénéficiaires du plan :

• Ont-ils accompli toutes les tâches que vous leur aviez assignées ?

• Comment se sont-ils comportés lors des évaluations, le cas échéant ?

• Avaient-ils suffisamment de temps de travail à allouer à l’acquisition de nouvelles compétences ? 

• Leur a-t-il fallu plus d’une journée, d’une semaine ou toute la période probatoire pour terminer leur formation ?

À ce stade de la gestion du plan de formation, collectez des informations auprès de vos salariés, collègues, instructeurs et mentors pour ajuster le plan de formation. Selon le scénario de formation, vous pouvez demander à vos salariés ce qu’ils ont appris. Par exemple, vérifiez si leurs nouvelles compétences leur permettent de faire la différence entre le produit A et le produit B, comment ils comprennent la mission de l’entreprise, etc.

Pour obtenir des commentaires plus authentiques et faciliter le traitement des réponses, vous pouvez créer ce type d’enquête en ligne avec le LMS iSpring Learn :

Pourquoi créer un plan de formation ?

La création d’un plan de formation permet d’assurer l’adaptation au poste de travail des salariés et favorise le développement des compétences, contribuant ainsi à la compétitivité de l’entreprise et au bien-être professionnel. Cette démarche n’est pas une obligation légale, mais l’article L 6321-1 du Code du travail français stipule que l’employeur doit assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, notamment face aux évolutions des emplois, des technologies et des organisations.

C’est pour répondre aux besoins en matière de protection sociale et se conformer au Code du travail que le plan de développement des compétences peut être soumis à l’avis du comité social et économique (CSE). En investissant dans la formation, l’entreprise s’assure d’avoir des collaborateurs compétents et motivés, tout en dialoguant avec les représentants du personnel ou les membres du comité social et économique.

Plan de formation : outils nécessaires

En matière de plan de formation, il faut des outils pour diverses tâches :

• Analyse des besoins et planification : les logiciels de gestion des ressources humaines, d’enquête et de sondage facilitent cette démarche.

• Création de contenu pédagogique : l’usage d’outils auteurs et de plateformes de création de contenus en ligne est incontournable.

• Diffusion et suivi des formations : une plateforme LMS avec un outil de visioconférence intégré est parfaite.

• Évaluation : des outils sont nécessaires pour faire des quiz et questionnaires de collecte d’informations sur les acquis des apprenants, et pour l’analyse des données des évaluations.

Parmi les plateformes LMS, iSpring Learn se distingue par sa simplicité d’utilisation et offre un cadre formel pour la gestion des apprenants, des cours et des rapports de suivi, avec pour objet de simplifier les processus de formation. Son intégration à d’autres outils de gestion de plans de formation, de manière fluide, permet d’optimiser l’organisation, la diffusion et l’évaluation de vos formations, assurant ainsi un meilleur retour sur investissement pour votre entreprise.

Conclusion

Pour résumer cet article, un bon plan de formation du personnel doit inclure les étapes, les ressources, les parties responsables et le calendrier. Ce document, qui peut être influencé par les obligations définies dans la convention collective applicable à l’entreprise, est conçu pour améliorer de manière structurée les compétences des collaborateurs, contribuant ainsi l’efficacité dans leur emploi.

Au moment de créer un plan de formation, gardez à l’esprit l’ensemble des objectifs poursuivis par votre entreprise. Ainsi, vous ciblerez les actions nécessaires à leur atteinte et au maintien des compétences à jour pour favoriser le développement professionnel de chaque salarié au sein de l’organisation.

Une fois l’approbation finale de la direction obtenue, facilitez de manière proactive l’accès au plan de formation en entreprise à tout le monde. Répondre à cette obligation est un jeu d’enfant avec un outil efficace comme le LMS iSpring Learn. N’hésitez pas à le tester gratuitement et réservez une démo en direct pour découvrir comment faire un plan de formation sur mesure pour votre entreprise.