Dans un monde de l’entreprise qui ne cesse d’évoluer, la formation professionnelle est devenue un élément capital. Un personnel bien formé, hautement qualifié et qui avance avec son temps contribue à renforcer la performance, la productivité et l’évolution de l’entreprise, ainsi que son attractivité.
Pour ce faire, il est impératif que les organismes de formation ou l’entreprise mette en place une offre de formation claire, organisée et efficace, grâce à une gestion de la formation professionnelle optimale. Cela passe par un plan de développement des compétences solide, qui comprend toutes les étapes et les actions à appliquer : de la conception à l’évaluation, en passant par l’organisation et le budget.
Voici un guide complet et actualisé qui vous présentera les aspects les plus importants de la gestion de la formation en entreprise : définition, rôle, enjeux et outils utiles !
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Gestion de la formation : définition
On entend par gestion de la formation en entreprise toutes les actions mises en place par celle-ci pour organiser, planifier, suivre et évaluer les formations destinées aux collaborateurs. L’objectif premier de gestion est de favoriser le développement des compétences. Concrètement, le gestionnaire de la formation développe un plan de formation, encadre la mise en œuvre des cursus retenus et évalue les résultats de ces actions. C’est le service des Ressources Humaines qui se charge de la gestion de la formation, de budget et de développement des compétences.
La gestion de la formation des collaborateurs constitue un processus stratégique et opérationnel indispensable au sein d’une entreprise ou d’organismes de formation. Les points clés :
1. Identification des besoins des collaborateurs
Dans cette première phase de l’organisation du plan de formation, les ressources humaines évaluent les compétences des collaborateurs et adoptent une approche prospective, en identifiant les lacunes et les besoins futurs. Il s’agit de faire émerger les différentes compétences nécessaires, qui seront développées par le biais d’une formation.
2. Conception des programmes de formation
Une fois que les besoins en formation sont clairement identifiés par l’entreprise, le gestionnaire de formation, qui appartient aux ressources humaines, élabore un projet de formation. Ce projet rassemble toutes les étapes du plan de formation, qui permettra à chacun d’acquérir les compétences souhaitées. Ce plan de formation évalue également le budget nécessaire.
L’objectif est d’offrir à l’entreprise un avantage concurrentiel, en développant les savoir-faire et les connaissances des salariés pour rendre l’évolution plus facile. Le plan de formation contient généralement les objectifs d’apprentissage, les méthodes retenues, les ressources nécessaires (tels que le budget), ainsi qu’un calendrier prévisionnel des sessions de formation et indirectement, de la progression des équipes.
3. Mise en œuvre
Après la théorie vient la mise en pratique. Il s’agit là de préciser quel type de formation est retenue : l’entreprise peut mettre en place une formation en présentiel au sein de ses locaux ou dans un organisme de formation extérieur. Mais elle peut miser sur l’e-learning, grâce à des LMS pour la gestion de formation comme iSpring Learn.
Avec un LMS (Learning Management System en anglais), les membres du personnel ont la possibilité de participer à des formations, de compléter différents cursus sur des compétences et de passer des évaluations à leur propre rythme, sur leur tablette ou leur téléphone, même sans connexion internet. Dans tous les cas, les formations sont organisées et dispensées conformément au projet préalablement établi par le gestionnaire de formation.
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4. Suivi de la formation et évaluation des connaissances
Une bonne gestion de la formation professionnelle comprend la mise en place de mesures d’évaluation. Il s’agit d’identifier l’impact de la formation sur les savoirs et les compétences des salariés. Pour ce faire, il est commun de collecter des retours d’expérience des collaborateurs ou d’organiser des tests après la formation.
Il faut savoir que la gestion de la formation n’est pas une science figée. Des améliorations constantes de gestion de la formation sont apportées au fil du temps.
En utilisant des LMS, il devient plus facile de suivre les statistiques de la formation, d’identifier les lacunes sur les compétences et de mettre en place des mesures correctives pour améliorer continuellement les programmes de formation.
Une plateforme LMS permet aux gestionnaires de formation non seulement de créer les contenus de formation adéquats, mais aussi d’effectuer le suivi et l’évaluation du cursus. Voici un exemple de rapport de formation suivie par des nouveaux employés créé directement dans iSpring Learn:
5. Ajustements et améliorations
Les résultats de l’évaluation permettent aux ressources humaines d’ajuster les formations futures. L’idée est de rendre les formations sur les compétences toujours plus efficaces face aux besoins de l’organisation et de ses salariés. Grâce à ces mises à jour, l’entreprise sera mieux à même de répondre aux défis d’un environnement en perpétuel changement. Les équipes suivant les formations peuvent participer au développement ou gestion de celles-ci.
Gestion de la formation professionnelle continue avec iSpring Learn
La formation en entreprise doit viser les besoins des salariés. Si plusieurs types de formations peuvent être envisagées, l’e-learning est aujourd’hui une option privilégiée par un grand nombre d’entreprises. Cette stratégie a déjà fait ses preuves en gestion de la formation RH. Ses avantages ? Une grande flexibilité, des cursus accessibles 24h/24, des formations sur les compétences ciblées ou encore une réduction du budget non-négligeable. Tour d’horizon de tous les avantages du LMS iSpring Learn.
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1. Une plateforme simple, personnalisable et intuitive
Si le processus de gestion de la formation peut se montrer complexe, un LMS comme iSpring Learn le rend plus simple. L’interface est intuitive. Le service des ressources humaines responsable de la gestion de formation aura un accès direct aux cours disponibles, aux devoirs à corriger, aux groupes d’apprenants, aux profils individuels des apprenants, etc. Les boutons et rubriques sont clairs et permettent une navigation aisée. Le design et les rubriques sont personnalisables et l’accès à la plateforme peut se faire en ligne ou sans connexion.
2. Des parcours d’apprentissage complets et flexibles
Pour répondre aux besoins des entreprises, il est possible, grâce à iSpring Learn, de créer divers parcours d’apprentissage complets. Les parcours de formation peuvent être individualisés en fonction des équipes (les ressources humaines peuvent avoir leur propre parcours sur la gestion de la formation RH). Grâce à l’intégration possible d’applications comme MS Teams, Zoom ou Google Meet, l’apprentissage peut se faire seul ou en présentiel (comme dans un organisme de formation classique) et profiter d’une flexibilité. En fonction de l’évolution de l’organisation et des besoins, le gestionnaire de formation a la possibilité de modifier facilement le catalogue des formations pour y inclure toute une liste de nouveautés.
3. Une gestion automatisée de la formation
La gestion de la formation des membres d’une entreprise n’a pas pour vocation d’être fastidieuse et chronophage. Grâce au LMS, elle en devient agréable car elle est entièrement automatisée. Inscriptions, certificats, envois des rapports, tout est pensé pour faciliter la tâche du gestionnaire de formation. Qui dit simplification des outils dit stratégie gagnante.
4. Un suivi précis des performances et des progrès
Un élément central de la gestion de la formation est le suivi. Suivre les performances des employés permet d’évaluer leurs progrès et leurs points d’amélioration, et de proposer des solutions adéquates pour pallier à ces lacunes dans les compétences. iSpring Learn propose une série d’outils pour assurer un suivi efficace : des statistiques, des mises en situation de travail, etc. De quoi suivre avec précision l’évolution de chaque collaborateur. Vous trouverez des exemples de procédures de gestion de la formation directement sur iSpring.
5. Collaboration et engagement
Une formation réussie est rarement une expérience solitaire. L’apprenant est certes connecté à son ordinateur ou à son téléphone, mais un LMS tel qu’iSpring Learn offre des moyens de communication variés : chats, commentaires intégrés. La communication peut se faire au sein d’une équipe, ou directement avec le gestionnaire de formation.
6. Sécurité et conformité garantis
Pour une gestion de la formation du personnel réussie, le gestionnaire se doit d’aborder certains aspects plus pratiques comme la sécurité en ligne ou la conformité. Aujourd’hui, les LMS comme iSpring Learn sont tous conformes au RGPD et garantissent une sécurité totale tant pour l’employé que pour les responsables de la formation. Et cerise sur le gâteau, la plateforme propose un choix de langues varié (pour la France notamment) ainsi qu’un système de tarification flexible, pour un respect du budget établi.
En bref, les LMS sont aujourd’hui incontournables pour une gestion de la formation et un développement des compétences. Son impact, tant sur la création des cursus que sur le suivi, n’est plus à prouver.
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La gestion de la formation GRH : une priorité stratégique
La gestion de la formation en ressources humaines est d’une importance capitale pour l’entreprise. Il s’agit de l’ensemble des programmes et outils mis en place par le pôle formation des ressources humaines pour le développement des compétences des employés.
1. L’importance des gestionnaires de formation
Les gestionnaires de formation sont chargés du développement de formations adaptées aux besoins précis de l’entreprise. Ils ont généralement une formation et un parcours pour la gestion de formation. Ils ont pour rôle d’analyser les lacunes, de mettre en place les programmes de formations, de suivre et d’évaluer les employés et enfin, de conseiller les employés sur les dispositifs existants. S’ils font partie des ressources humaines, ils ont des compétences spécifiques à leur rôle.
2. Les qualités d’un bon gestionnaire de formation
Un gestionnaire de formation est un véritable couteau-suisse. Il doit avoir des compétences en gestion de projets, dans la mesure où il doit mener un projet de formation de A à Z. Ensuite, il doit montrer des qualités relationnelles évidentes. C’est lui qui expliquera les processus de formation au DRH et qui convaincra les employés d’y participer. Enfin, il doit être doté d’un esprit analytique fort pour traiter toute information. L’analyse des besoins de l’organisation doit être précise et doit respecter un budget strict.
3. Augmenter la productivité et les performances de salariés
Avec une gestion de la formation réussie, les salariés sont plus performants. Leurs compétences évoluent sans cesse. Ils s’adaptent aux processus et utilisent les outils de manière optimale. Leur impact est amplifié.
4. S’adapter aux évolutions du marché
Le marché évolue rapidement sous l’effet des avancées technologiques, de la digitalisation et des différents changements économiques. La formation professionnelle vise à aider les entreprises à s’adapter aux nouvelles exigences et à rester compétitives dans un environnement en constante évolution, où la concurrence est rude et certaines compétences sont essentielles. Les ressources humaines et les gestionnaires de formation se doivent de rester à l’affût de ces évolutions pour les inclure dans les parcours de formations.
5. Réduire les risques d’erreur et d’accident
Les enjeux et impacts sont importants, surtout si une organisation présente une activité à risque. La formation contribue à réduire le risque d’erreur. Elle limite les accidents sur le lieu de travail. En d’autres termes, la formation permet d’améliorer la sécurité des salariés sur un marché parfois dangereux.
6. Anticiper la relève
La formation professionnelle prépare une nouvelle génération de collaborateurs à prendre la relève des postes clés au sein de l’organisation. Dans ce contexte, la gestion de la formation garantit une continuité opérationnelle à toute organisation, de façon à ne jamais perdre le rôle.
7. Stimuler l’innovation et la créativité
La gestion de la formation porte sur les compétences professionnelles de salariés, mais le plan de développement peut aborder la culture d’entreprise. Dans tous les cas, les formations et activités bien ciblées encouragent la créativité. La gestion de la formation et le développement des compétences contribue à l’émergence d’idées novatrices et renforce une culture d’entreprise forte. Un point que les ressources humaines et le gestionnaire de formation ne doivent surtout pas omettre.
Conclusion
La gestion de la formation en entreprise ne se limite pas qu’à la transmission de connaissances. Elle s’inscrit dans une véritable stratégie d’entreprise et impacte non seulement les compétences des employés, mais également leur motivation, leur coopération et leur esprit d’innovation.
Les gestionnaires de formation doivent mettre en place un enseignement structuré, de qualité, progressif, et utiliser des ressources, des outils et modules adaptés aux besoins et ambitions de l’organisme.
Aujourd’hui, certains outils numériques, comme les LMS, facilitent la mise en place de gestion de la formation. iSpring Learn permet une gestion de la formation aisée et une automatisation de nombreuses étapes, tout en permettant au salarié de travailler où il veut quand il veut. Vous pouvez tester iSpring LMS gratuitement ou demander une démo en ligne.
En somme, mettre en place une gestion de la formation professionnelle et des actions adaptées aux besoins de l’organisation, c’est s’assurer d’un avenir serein, où tous les collaborateurs avancent de concert dans la même direction.
FAQ
Comment gérer une formation ?
Une gestion de la formation en interne réussie est mise en place par les ressources humaines et supervisée par un gestionnaire de formation. Il identifiera les compétences à améliorer au sein des équipes, mettra en place les formations et actions à mener, et enfin, veillera à ce que tous les objectifs soient atteints. Il pourra compter sur différents moyens de gestion de la formation allant de logiciels spécifiques aux LMS tels que iSpring Learn.
Qu’est-ce qu’un gestionnaire de formation ?
Le gestionnaire de formation tient un rôle capital. Il est chargé de la mise en place des formations destinées au personnel. Ses compétences sont multiples : évaluer les besoins et les lacunes, établir les programmes de formation, les plans de progression, vérifier la logistique, la mise à jour et le bon déroulement des sessions de formation, ou encore avoir une gestion rigoureuse du budget. Il s’intéresse à la règlementation de la gestion de la formation. Le gestionnaire de formation tient un rôle dans le développement des compétences et de l’entreprise par la gestion de la formation.