Qu’est-ce qu’un LMS ? Pourquoi est-ce un outil primordial pour la gestion de la formation en entreprise ?

Michael a atteint un nouveau niveau appelé « l'Ambassadeur ». Il est désormais quinzième du classement général. Mais ce qui est encore plus important, c’est qu’il est juste au-dessus de son collègue George de Miami, avec lequel il est en compétition depuis un moment. Non, ils ne jouent pas à World of Warcraft. Michael est manager dans un supermarché qui fait partie d'une chaîne de magasins bien connue. Il a obtenu ce niveau pour avoir terminé le cours en ligne « Les normes de service.  »

Vous pouvez lancer vos propres ressources de formation en ligne et implémenter les mêmes principes de jeu en utilisant un système de gestion de l'apprentissage (LMS). Dans cet article, nous allons vous expliquer ce que c'est et comment il peut vous aider.

Qu’est-ce qu’un LMS ?

Un LMS est une plate-forme pour le digital learning. Ses principales caractéristiques se retrouvent dans son abréviation.

L pour Learning (apprendre). Avec un LMS, vous pouvez créer une source unique de cours en ligne et de matériels pédagogiques. Cela deviendra une source de savoirs dans votre domaine, afin que vous puissiez maintenir et augmenter l'expertise interne de votre entreprise.

M pour Management (gestion). Vous pouvez gérer les cours et les apprenants, et même améliorer votre propre efficacité.

Contrairement aux services de partage de fichiers, un LMS n'est pas juste une pile de fichiers. Bien au contraire, c'est un système bien organisé vous permettant de gérer le processus de formation. Pour commencer la formation, il suffit d'ajouter des employés et de leur affecter des cours.

Avez-vous récemment embauché de nouveaux employés ? Envoyez-leur des invitations à la formation d’accueil dédiée au personnel nouvellement arrivé. Vous rencontrez de faibles ventes ? Demandez à vos vendeurs de s’entraîner avec des clients virtuels.

Grâce à des fonctionnalités comme le calendrier, vous serez en mesure d'affecter et de gérer non seulement des formations en ligne, mais aussi des sessions en présentiel. De cette façon, un LMS peut être une sorte d'application de tâches spécialement conçue pour les apprenants.

S pour System (système). Système informatique, pour être exact. Même si vos employés vivent dans des fuseaux horaires différents, vous pouvez tous les former sans quitter votre bureau. De plus, un LMS automatise les tâches les plus ennuyeuses et fastidieuses comme la notation, le traitement des statistiques, ou encore le reporting.

En d'autres termes, un LMS est comme une « université en ligne ». Le système vous aide à créer et à stocker des cours eLearning, il permet aux apprenants d'accéder au contenu, et il vous aide à évaluer les résultats.

Quelles tâches un LMS résout-il ?

Les avantages à utiliser un LMS sont nombreux et évidents. Il permet d’économiser du temps et de l'argent sur les frais de voyages professionnels, de maintenir des pratiques unifiées de travail, de créer des plans de formation individuels, et de collecter des statistiques d'avancement complètes.

Voici quelques exemples de cas d’utilisation d'un LMS :

  • Accueil de nouveaux employés
  • Formation des employés / Formation permanente
  • Formation en matière de conformité
  • Formation du réseau / Formation des partenaires
  • Formation élargie à toute l’entreprise
  • Formation client
  • Construction d’une base de connaissances unique en interne

iSpring Learn LMS

Automatisation de la formation en entreprise et amélioration de la performance des employés.

Comment organiser la formation avec un LMS

Prenons iSpring Learn LMS comme exemple pour voir comment organiser une formation avec un LMS.

iSpring Learn est un service basé sur le cloud. Cela signifie que vous n'avez pas à télécharger, installer et configurer le logiciel. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion internet et une adresse email pour enregistrer un compte.

Étape 1 : Télécharger des cours

Pour commencer la formation, vous devez ajouter le matériel pédagogique au LMS. Le processus de téléchargement (ou « upload  ») de contenu dans iSpring Learn est similaire à l'utilisation de services de partage de fichiers tels que Google Drive ou Dropbox. Cliquez sur le bouton « Ajouter » et sélectionnez les fichiers à partir de votre ordinateur.

Téléchargement de contenu dans iSpring Learn LMS

Le LMS reconnaît les présentations PowerPoint, les fichiers audio et vidéo, les documents, ainsi que les cours SCORM.

Si vous avez beaucoup de fichiers sur un sujet donné, et ce quelque soit sa complexité, cela peut alors être judicieux que de les combiner en un parcours pédagogique pour un flux cohérent. Vous pouvez personnaliser l'ordre des leçons et les critères d'évaluation, et si besoin, émettre des certificats pour les apprenants.

Étape 2 : Ajouter des utilisateurs

L'une des fonctionnalités les plus utiles d'un LMS a trait aux rôles utilisateur. Dans n'importe quel LMS, il y a 3 principaux types d'utilisateurs :

  • Un utilisateur ou un apprenant. C'est le rôle le plus courant. Les utilisateurs peuvent suivre les cours qui leur sont affectés et étudier librement le matériel disponible.
  • Un auteur. Un utilisateur disposant de droits d'auteur peut gérer le contenu pédagogique, à savoir ajouter et supprimer des contenus et affecter des cours aux apprenants.
  • Un administrateur. En plus de travailler avec le contenu pédagogique, un administrateur peut ajouter et supprimer des utilisateurs, les assembler en groupes, et leur affecter des rôles.

Dans les petites entreprises, une personne a souvent deux casquettes : celle d’auteur et celle d’administrateur.

Dans un bon LMS, les administrateurs sont exempts de tâches fastidieuses comme l'ajout manuel des utilisateurs au système, dans la mesure où la plupart des processus sont automatisés. Par exemple, dans iSpring Learn LMS il existe trois façons de faire : inviter par email les utilisateurs ; partager un lien pour une auto-inscription ; importer une liste à partir d'un fichier CSV ou XLSX.

Gestion des utilisateurs dans iSpring Learn

Tout comme dans une formation dite traditionnelle, les apprenants peuvent être divisés en groupes. Par exemple, vous pouvez séparer les « nouveaux arrivants  » des « pros » ou les scinder en groupes en fonction de leurs domaines : ventes, sécurité ou production.

Étape 3 : Fournir un savoir

Une fois votre contenu téléchargé sur le LMS et les rôles utilisateur configurés, vous êtes prêt.e à présenter des cours à vos apprenants. C'est à vous de décider si vous voulez accorder l'accès à tous les utilisateurs ou inviter certains d'entre eux par email, restreindre certains contenus pédagogiques ou partager un lien pour une auto-inscription et une inscription gratuite. Peut-être que vous voudriez vendre vos cours  ? Avec un LMS, c'est également possible.

Et du côté des apprenants ? Quelle est aujourd’hui la façon la plus populaire d'obtenir de nouvelles informations ? En utilisant des terminaux mobiles, bien sûr  ! Les LMS actuels tels que iSpring Learn offrent également une expérience mobile transparente. Avec une app mobile gratuite, les apprenants seront en mesure d'étudier en s’affranchissant des contraintes spatio-temporelles : à la maison, dans un café à l'heure du déjeuner, ou en déplacement. Et s’ils n’ont pas d’accès à internet, comme par exemple dans l'avion, ce n’est un problème. Il est possible de suivre des cours hors ligne, et les données de performance seront enregistrées dans le LMS.

Étape 4 : Évaluer les résultats

La capacité à mesurer l'efficacité de la formation est l'une des principales raisons pour lesquelles de plus en plus d'entreprises optent pour un LMS. Peu importe le nombre d'utilisateurs concerné (5 ou 5.000). Avec un LMS, vous pouvez suivre leur progression en temps réel. Les statistiques détaillées vous permettent de connaître le temps que les apprenants passent à étudier et leurs résultats.

Statistiques de cours dans iSpring Learn

Fonctionnalités clefs d’un LMS

Il n'y a pas de règles universelles sur l'ensemble complet des fonctionnalités d'un LMS standard, mais en général, un bon LMS doit offrir au minima les fonctionnalités suivantes :

  • Gestion facile du contenu
  • Gestion des cours et des parcours pédagogiques
  • Gestion automatisée des utilisateurs et des groupes
  • Création et intégration de contenu
  • Fonctionnalités d’évaluation et d’enquêtes
  • Support du blended learning (modalités mixtes)
  • Support du social learning
  • Gamification
  • Fonctionnalité eCommerce
  • Certification et complétude
  • Accès mobile
  • Reporting détaillé
  • Personnalisation de la marque de l’entreprise
  • Intégration avec les systèmes de l’entreprise
  • Expérience utilisateur intuitive

Y a-t-il moyen de tester un LMS ?

Il est facile de savoir si la formation avec un LMS est adaptée pour vous et votre entreprise. Profitez d'un essai gratuit d'iSpring Learn.

Le lancement d'un centre de formation virtuel avec iSpring Learn ne vous prendra pas plus d'une journée. Vous n'avez pas besoin d’avoir recours à des techniciens pour configurer le système. Il vous suffit de télécharger votre matériel pédagogique, d'inviter des employés et de suivre leur progression.