Synerglass-Soft est une société de logiciels basée en Belgique qui développe des solutions ERP destinées aux entreprises de transformation de verre plat. Elle compte une équipe de 60 à 80 personnes et accompagne des clients dans 9 pays.
Dans cette étude de cas, Ruchi Shah, coordinatrice assurance qualité chez Synerglass-Soft, explique comment son équipe utilise iSpring LMS pour centraliser les supports de formation internes, structurer davantage l’intégration des nouveaux collaborateurs et suivre les progrès des employés tout en réduisant le suivi manuel.
Contexte
Ruchi Shah,
Coordinatrice assurance qualité
Nous évoluons dans un secteur très spécialisé de l’édition de logiciel. Nos produits accompagnent l’ensemble du cycle de vie opérationnel des entreprises de transformation du verre plat, de l’établissement des devis et de la planification de la production jusqu’à la livraison et le suivi des performances.
La formation des collaborateurs est donc très spécifique. Pour pouvoir travailler en toute confiance avec notre produit et nos clients, les membres de l’équipe doivent non seulement maîtriser le logiciel lui-même, mais aussi comprendre la logique des opérations de transformation du verre ainsi que les processus sur lesquels nos clients s’appuient au quotidien.
Les contenus de formation sont élaborés de manière collaborative. En fonction du sujet abordé, nos équipes produit, qualité et projet apportent leur expertise, de sorte que la formation s’appuie sur les connaissances pratiques internes des personnes les plus proches du terrain.
En tant que coordinatrice assurance qualité, j’apporte mon soutien à ce travail du côté de la plateforme de formation en ligne (LMS) : j’ajoute de nouveaux matériels d’apprentissage, j’organise et je gère les formations, je valide les contenus et je veille à ce que l’expérience d’apprentissage reste claire et cohérente pour les collaborateurs.
Le défi : assurer la cohérence de l’intégration des nouveaux collaborateurs et de la formation interne à mesure que l’entreprise se développait
Avant d’adopter iSpring LMS, Synerglass-Soft utilisait principalement des formats couramment utilisés pour la formation : présentations PowerPoint, documents partagés, e-mails, sessions de formation enregistrées et transfert de connaissances en direct. Ces formats étaient faciles à créer et à partager, mais la formation reposait fortement sur les managers et les formateurs. Les employés avaient souvent besoin de quelqu’un pour leur expliquer le contenu, leur fournir du contexte ou les aider à trouver les ressources appropriées.
À mesure que l’entreprise s’est développée et que nos produits sont devenus plus complexes, cette approche est devenue plus difficile à gérer. Les équipes stockaient les supports de formation à différents endroits, si bien que les collaborateurs ne savaient pas toujours où trouver les informations les plus à jour. Chaque mise à jour d’un produit ou d’un processus impliquait la modification de plusieurs fichiers, présentations ou instructions par e-mail, et les équipes risquaient toujours d’utiliser des informations obsolètes.
L’intégration des nouveaux collaborateurs constituait un autre défi. Les différentes équipes et responsables expliquaient parfois les mêmes sujets de manière différente, ce qui entraînait des divergences de compréhension de nos processus, produits et normes internes chez les nouvelles recrues. Parallèlement, les responsables ne pouvaient pas savoir qui avait suivi la formation, dans quelle mesure les employés avaient compris le contenu, ni dans quels domaines ils avaient besoin d’un accompagnement supplémentaire.
Ce qui fonctionnait lorsque l’entreprise était plus petite était devenu plus difficile à gérer à grande échelle. Nous avons remarqué que les mêmes questions revenaient sans cesse, que l’intégration prenait plus de temps que prévu et que les résultats des formations variaient d’une équipe à l’autre.
Synerglass-Soft avait besoin d’une méthode plus structurée et évolutive pour dispenser ses formations internes : un espace unique pour le matériel d’apprentissage, un parcours d’intégration plus clair, ainsi qu’une meilleure visibilité sur les progrès réalisés et les lacunes en matière de connaissances.
La solution : iSpring LMS
Lorsque Synerglass-Soft a commencé à rechercher une meilleure solution pour gérer ses formations internes, l’équipe a comparé plusieurs plateformes d’apprentissage, notamment iSpring LMS, Totara Learn et Adobe Learning Manager.
Les critères de sélection étaient d’ordre pratique : facilité d’utilisation, simplicité de mise en œuvre, expérience des apprenants, gestion des formations, capacités de suivi, coût et évolutivité.
Certaines des autres plateformes semblaient performantes, mais elles nous paraissaient plus complexes ou moins adaptées à nos besoins immédiats.
Synerglass-Soft ne souhaitait pas adopter un système nécessitant un important support technique ou une longue période de mise en place. L’équipe avait besoin d’une plateforme que les administrateurs du LMS puissent gérer au quotidien et que les employés puissent commencer à utiliser sans explications supplémentaires.
iSpring LMS s’est imposé comme le choix le plus adapté à nos besoins. Il offrait un excellent équilibre entre fonctionnalités et simplicité, nous permettant de gérer les formations, d’attribuer des cours, de suivre les progrès des apprenants et d’accompagner le développement des collaborateurs sans avoir à passer par un processus de configuration complexe.
Nous étions ainsi assurés de pouvoir améliorer efficacement notre processus de formation tout en conservant une marge de manœuvre pour évoluer à mesure que nos besoins en matière d’apprentissage augmentaient.
Un portail de formation intuitif aussi bien pour les collaborateurs que pour les administrateurs du LMS
Grâce à iSpring LMS, l’équipe a organisé les contenus de formation au sein d’un portail à l’image de l’entreprise, Syner Academy, doté d’un catalogue de formations couvrant différents domaines de connaissances internes.
Le catalogue comprend des catégories de formation telles que les outils internes, les connaissances sur l’industrie du verre, les sessions de formation internes, la gestion de projet, les ventes et le marketing, ainsi que la sécurité. Cela facilite l’expérience d’apprentissage des employés : ils peuvent parcourir les supports disponibles, trouver le sujet dont ils ont besoin et revenir sur le contenu ultérieurement.
Le portail offre également aux administrateurs du LMS une gestion plus efficace de la Bibliothèque de contenu. Ruchi et son équipe peuvent ajouter de nouveaux supports, organiser les formations par thème et veiller à la clarté du catalogue à mesure que le contenu de formation s’enrichit.
iSpring LMS nous a semblé convivial, efficace et parfaitement adapté à notre environnement de travail concret. Il nous a offert un moyen pratique d’organiser, de dispenser et de gérer la formation de nos collaborateurs sans que le processus ne paraisse fastidieux ou trop technique.
Parcours pédagogique pour une intégration structurée et une formation aux produits
Synerglass-Soft a organisé les formations correspondantes en parcours pédagogiques clairs. Ce système s’avère particulièrement utile pour l’intégration des nouveaux collaborateurs et la formation aux produits, où les employés doivent aborder plusieurs thèmes liés les uns aux autres plutôt que de se retrouver face à des contenus d’apprentissage dispersés et présentés dans un ordre aléatoire.
Cette structure facilite le suivi du processus pour les nouveaux membres de l’équipe. Ils peuvent suivre la formation étape par étape et revenir sur les supports clés lorsqu’ils ont besoin d’une remise à niveau. Selon Ruchi, c’est l’un des aspects que les employés apprécient le plus : la formation leur semble plus accessible et moins intimidante.
Les employés disent souvent qu’ils gagnent en confiance lorsqu’ils disposent d’un parcours de formation clair et savent exactement ce qui est attendu d’eux.
Rapports de formation pour une meilleure visibilité sur les progrès des apprenants
iSpring LMS aide également Synerglass-Soft à suivre la progression des collaborateurs dans les formations qui leur sont attribuées. Au lieu de vérifier leur progression par e-mail ou par des relances directes, Ruchi et son équipe peuvent utiliser les rapports du LMS pour visualiser l’état d’avancement des formations en un seul et même endroit.
Les principaux indicateurs que nous examinons sont les taux d’achèvement des formations, les progrès des apprenants, les résultats des évaluations et les niveaux de participation. Ceux-ci nous aident à déterminer si les salariés suivent les formations requises jusqu’au bout et s’ils assimilent bien les informations essentielles.
L’équipe s’intéresse également à la rapidité avec laquelle les collaborateurs terminent la formation, à la présence éventuelle de questions ou d’erreurs récurrentes après le cours, ainsi qu’au feedback qu’elle reçoit de la part des collaborateurs et des responsables.
Désormais, nous pouvons suivre l’état d’avancement de la formation en un seul et même endroit et identifier les cas où un accompagnement supplémentaire ou des rappels pourraient s’avérer nécessaires.
Les résultats
Depuis l’adoption d’iSpring LMS, Synerglass-Soft a amélioré l’organisation et la mise en œuvre de ses formations. Les collaborateurs ont désormais plus facilement accès au matériel d’apprentissage, tandis que les responsables disposent d’une meilleure visibilité sur les personnes ayant suivi les formations obligatoires.
Le changement le plus important réside dans le fait que la formation ne sert plus principalement à répondre à des questions ou à des besoins urgents de clarification. Synerglass-Soft peut désormais préparer à l’avance des contenus pédagogiques, les attribuer aux bons collaborateurs et utiliser la formation pour accompagner l’intégration des nouvelles recrues, les mises à jour de produits, les procédures internes et le partage des connaissances de manière plus cohérente.
Auparavant, les formations étaient souvent organisées lorsqu’un besoin se faisait sentir ou lorsqu’une personne demandait des précisions. iSpring LMS a permis de faire évoluer notre approche de la formation : autrefois essentiellement réactive, elle est désormais davantage planifiée et ciblée.
Cela a permis à l’entreprise de considérer la formation comme un processus continu plutôt que comme une activité ponctuelle. Pour l’équipe de Ruchi, iSpring LMS a facilité la réutilisation, la mise à jour et l’adaptation des connaissances internes aux besoins changeants en matière de formation.
Dans l’ensemble, le principal avantage réside dans le fait que nous disposons désormais d’un moyen plus fiable de partager les connaissances, d’accompagner les collaborateurs et de garantir la cohérence, alors que nos besoins en formation ne cessent d’évoluer.
Synerglass-Soft considère également iSpring LMS comme le socle de la prochaine étape de son programme de formation. L’équipe prévoit de mettre en place des formations plus pratiques et adaptées aux métiers, notamment en matière d’intégration, de connaissance des produits, de flux de travail internes, de gestion de la relation client et de mises à jour des processus. Elle souhaite également créer des modules plus courts que les collaborateurs pourront suivre rapidement et consulter à leur gré lorsqu’ils auront besoin d’une remise à niveau.
Notre objectif est de rendre l’e-learning plus utile, plus facile à gérer et plus étroitement lié aux compétences dont les collaborateurs ont besoin dans leur travail quotidien.
Perspectives : une formation davantage axée sur les données et s’appuyant sur l’IA
Synerglass-Soft prévoit également de rendre la formation davantage axée sur les données :
En analysant les taux d’achèvement, les résultats des évaluations et le retour des apprenants, nous pouvons améliorer les formations en nous appuyant sur leur utilisation réelle plutôt que sur des hypothèses.
L’IA est un autre domaine que l’équipe souhaite explorer. Ruchi envisage cette technologie comme un moyen d’accélérer la conception des cours.
L’IA pourrait également contribuer à accélérer et à faciliter l’élaboration des formations. Elle pourrait, par exemple, nous aider à transformer des documents existants ou des notes de travail en premières ébauches de contenus de formation, à créer des évaluations des connaissances ou à proposer des améliorations à la structure des formations.
Cette approche s’inscrit parfaitement dans les nouvelles fonctionnalités IA d’iSpring LMS. Au lieu de partir d’une page blanche pour chaque formation, l’équipe peut uploader des éléments bruts, tels que des documents, des notes de travail, des fichiers audio ou même une simple idée de formation, et obtenir un premier jet structuré comprenant des diapositives, du texte, des activités et des quiz. Cela permet de réduire le temps nécessaire pour transformer les connaissances internes en contenu de formation prêt à être vérifié.
À partir de là, l’équipe peut utiliser des outils IA pour ajouter des voix off, créer des vidéos animées par des avatars ou localiser les formations en vue d’une diffusion à l’international. Aucun studio, aucun comédien ni aucun outil de production complexe n’est nécessaire.
Pour une entreprise en pleine croissance comme Synerglass-Soft, un LMS doté d’IA pourrait faire toute la différence. À mesure que les produits gagnent en complexité et que les besoins en contenus de formation augmentent, l’équipe peut créer, mettre à jour et localiser des formations plus rapidement, sans alourdir la charge de travail des responsables et des experts métier.